關于電算化條件下的會計內部控制技術的探討

于暢　張義

摘 要：眾所周知，由于電算化的出現，會計工作質量出現了很明顯的提高，但是，從另一個方面來說，電算化的出現也使得會計工作面臨著新的挑戰，同時會計工作也將會面臨著更大的風險。本文將會圍繞著電算化的目的為核心展開討論，詳細論述在電算化背景下會計內部控制系統的構建。圍繞職位的設置、系統維護控制、系統安全控制、會計工作獨立性四個方面論述怎樣保障會計內部控制系統的穩定正常運行。

關鍵詞：電算化；內部控制；安全；控制

會計電算化由于是將電子計算機技術以及信息技術融入到會計實踐領域中去，因此它比傳統人工會計記賬速度更快，信息存儲能力更強，信息共享也將變得更加方便與實際。它在查賬的時候更加方便迅速，會計報表形成比傳統人工更加快速，會計分析比傳統人工更加迅速準確；同時，會計電子化能節省更多的人力、物力以及時間。而這種會計活動與內部控制是密切相連的。所謂的內部控制，就是說一個單位為達到它的經營目標，保護它內部資產的安全完整，保證能得到準確完整的會計信息資料，確保能及時在實際操作中貫徹執行它的經營方針，保證有經濟性、效率性和效果性特征的經濟活動而在單位內部采取的一系列能進行自我調整、自我約束、自我規劃、自我評價和自我控制的方法與措施的總稱。內部控制是說在經濟活動中經濟單位和活動組織之間建立的一種職責分工和相互制約的業務組織形式的制度，它是由加強經濟管理的需要導致的，是在經濟的發展過程中一步步發展起來并一步步完善起來的。內部控制最主要的是使財產能夠保持完整安全，使會計信息資料更加正確可靠，其次是要通過加強錢物分管、嚴格手續、加強復核方面來達到控制的目的。要使會計活動更加準確高效必須要把內部控制作為其引導。

一、電算化對會計內部控制所造成的影響

在手工會計系統的背景下，會計內部控制是為了達到企業財務的安全管理的目的，這種內部控制會完美的保證會計資料真實、可靠，能合理的控制企業的財務收支。在受到電算化的影響之下，我們能更快的采集數據資料、更快的存儲數據資料，提高會計工作的效率，使我們的勞動強度降得更低，而且，在電算化背景下，數據的傳輸更加簡單快速，能實現所謂的實時的快速傳輸，不再受時間的牽絆與束縛。這一時期的會計工作較手工時期的會計工作發生了較大的變化。電算化時代充分發揮了會計的監督職能，真正實現了在計算機軟硬件以及會計數據資料方面的科學管理。要使電算化條件下的內部控制更加完善，必須做到以下幾點：第一，認真合理保養設備，使設備保持良好的狀態。第二，必須要有完善的安全保密制度，防止發生非法修改和刪除會計資料和軟件。第三，必須使會計資料是完整的、真實的。另外，在電算化背景下檔案管理也是一項基礎的必須具備的工作，在檔案管理方面，應該做到使電算化會計檔案管理制度更加科學合理、明確規定管理人員的權限，不得出現越權、制定出檔案類型的標準等等。總的來說，要想使電算化會計工作更加標準、規范，就一定要不斷地改善內部控制系統。

二、電算化條件下會計內部控制系統的構建

1.合理設置電算化職位

在確立了電算化制度以后，會計職位主要有兩種稱呼方式：基本會計職位和電算化會計職位。他們分工不同，其中，基本會計職位所能勝任的崗位主要是出納、會計核算、會計主管、資料檔案管理、賬目稽核；而電算化會計職位所能勝任的崗位更多，除了這些以外還包括管理、操作、維護計算機會計軟件程序系統的工作崗位。在職位管理過程中，不允許會計職員出現一人兼任多職的情況，因為這樣一定會使內部控制自我監督功能的發揮受到影響，這樣一來，會造成不良的影響，例如不利于會計工作的透明、公正、公開、權威等，極容易發生違規操作，不利于保障企事業單位的集體利益，極易產生腐敗問題。因此，在職位設置以及管理的過程中，應該始終堅持職權分離的控制原則，制定相互制約、相互協作的職位制，防止發生越權違規的事件。除非遇到十分特殊的情況，需要我們的信息，否則我們不要輕易告訴別人我們的資料，例如用戶名和密碼。就算是系統的管理人員登錄，也需要得到我們的允許，從而進行系統的相關操作。當我們的賬號信息發生了泄露問題、存在安全隱患時，我們需要抓緊時間對我們的密碼立即進行修改，完善我們的信息，增強安全防護能力，同時泄漏時的處理辦法也必須嚴格依照規章制度（崗位責任制）進行，遵守其相關程序。

2.系統的建設與控制的維持

隨著時代的進步，將電算化融入會計的內部控制系統可以成為現實，但此種系統的開發，其過程是十分不簡單的，并且其開發需要強大的資金支持，所需成本多。但它也是具有明顯的優勢的，它可以完善原先的會計部門的管理體制，使其發生巨大發展。第一，在開發軟件的全部的過程中，有制定好的標準與規章制度，必須嚴格照其執行。相關的和系統開發相關的評審程序，可以使系統的運行更加可靠和安全，與此同時，還要做到確保軟件測試的完整性。第二，對軟件系統的最開始的使用時，為了確保操作的準確率與正確率，要專門培訓系統人員的操作方面的才能，使他們的業務水平得以提高，從而使操作人員能夠對系統的操作達到一定熟練的程度。第三，會計內部的控制系統能否穩定正常的工作，取決于操作人員在操作軟件系統時是否加強了其維護控制，這一點的做到與否，同樣也關系著會計的工作能否順當進行。所以，為了保證這一點的實現，系統的維護方面的工作就交由專業方面的人員來管理，爭取防患于未然。在軟件系統有維持軟硬件的要求時，或者系統軟件發生故障時，就要求我們做到申請修理的快速，從而保證在其請求通過后的維護控制計劃的實施達到令人滿意的效果。

3.對系統在安全方面的控制

會計內部控制系統雖然使其具有極大方便性，但同時也面臨著極大的缺陷與漏洞。這就要求我們加強系統在安全方面的控制，并據此制定出完整的關于防范危險方面的規章制度，從而，對會計工作人員的工作起到約束作用，同時，還要促使工作人員間進行相互監督相互約束，這一系列措施都是為了實現其內部控制的目的。一方面，會計工作人員的工作權限、工作流程以及工作規范，都從規章制度上得以約束和得以規范，另一方面，為了加強對操作人員的控制，要求操作人員嚴格按上機操作制度所規定的執行，將會計工作人員的操作情況嚴格記錄下來。

所有的會計人員必須嚴格按照數據控制制度在數據處理、錄入、輸出等等角度所規定的來執行，在進行采集數據和整理時，一定要保證會計得到的是真實的數據。舉個例子來說，數據想要通過處理這個階段，必須對其依照程序進行檢驗與檢查，使其是真實的數據，并且不是片面的，而是全面的；處于數據的輸出這一階段時，最重要的是要確保報表資料的準確性與合理性，如會計賬表等。

4.加強會計工作的獨立能

從事會計方面工作的工作人員的主要工作內容就是注意對在單位的資金的看管，為了保護所工作地方的財產和利益盡自己最大的努力，然而，對于所處非會計部門的工作人員來說，自己本人的利益才是最重要的，這種觀點與會計人員的作為會存在很多容易引起矛盾的地方。與此同時，在單位里存在很多可能會對會計內容的真實性以及對會計人員的工作的干涉產生一定不良影響的因素，比如，領導級人員有的時候會吩咐會計工作人員不一定非要求記錄信息的真實性，本質上也是為了其自身的利益。為了杜絕此種現象的發生，要求政府及工作單位必須對可能會對會計工作產生的不利于真實性的因素給予堅決的制止，并堅決維護其工作，從而保證會計人員能好好進行自己的工作，發揮其作用。通過對會計工作的維護與支持，一方面可以對會計所記錄信息是否真實給予了保障，跟相關部門交流時，可以保證其消息的準確性，另一方面，對會計工作的保障，可以使領導人員對本單位有一個比較正確的認識，增強其對單位的了解。

三、關于加強會計電算化條件下的內部控制的措施

1.改善計算機環境，優化會計電算化條件

實施會計電算化，計算機硬件和軟件必須要具備，它對會計電算化有支撐作用，要通過對計算機軟硬件設施的檢測以保證設備完好。為了使系統能夠正常運行，要進行一些相關的操作如安裝、修復、更新、備份等來保證系統工作。而且必須要做到監管到位、實時監控、及時處理、提前防范這些措施，以保證相關程序不被修改、盜取，保證計算機不被感染病毒，確保其安全，使計算機能正常運作。機房設備的安全和保證計算機能夠正常運行，才能有可能實現會計的電算化，為此我們需要做到：第一，為了確保會計信息不會泄露，需要所有的數據都備有兩份，并且放置的地點也不能是相同的。第二，平時注意愛護電算化設備，時常對其進行維護與保養。第三，當出現新型的電算化的設備和會計相關軟件時，為了保證會計數據的安全、連續和完整，必須按照審批的步驟嚴格執行。

2.控制會計數據，準確統計會計數據

在業務中遇到要輸入相關會計數據的情況時，會計電算化軟件需要有相應的控制程序來鑒別所要輸入的數據，它必須能對經濟業務進行判斷，查看經濟業務是否有不完善或者是不合理的情況，從而達到能夠及時提醒會計操作人員或拒絕存入數據的效果。就像是輸入銀行存款相關業務的時候，需要填入所對應的銀行存款支票存根編號等數據，如果操作人員出現失誤，輸入的數據不對或者是不完整，這個系統可以給出一定的提示。輸入后存放在數據庫中的數據可以由一些程序控制和技術手段進行相關驗證，例如進行總賬平衡檢驗、明細賬平衡檢驗等。會計電算化下數據輸出的表現有很多種，其中主要表現的形式有數據查詢、數據打印、數據備份及網絡傳輸等。企業為了使會計數據的保持正確、可以讀取以及便于他人查閱等，輸出數據控制一般要檢查輸入的是否是正確數據，輸出是否為完整數據，同時它在一定情況下還要有格式和內容的統一要求。

3.對會計電算化中的會計崗位和人員進行嚴格監管

管理制度的制定與嚴格執行是為了防止將電算化的會計軟件運用到非法的方面。各個工作在電算化職位的會計人員都有自己本身所應負的職責，并且要嚴格按照規定執行。分配權限與管理用戶名是會計人員的兩個職責，管理用戶名體現了用戶和權限的兩者之間的聯系，分配權限一定程度上肯定了用戶具有何種操作權并且在其進行的過程中，為了確保公正與廉潔，需要各個人員與部門之間相互牽制，從而可以盡量地及時的糾正錯誤行為，舉報非法行為。

四、結語

當今社會科技發展的越來越快，電算化也會發展的越來越好，其發展的程度也會越來越深入，發展層面更加多樣化，會計的崗位也變得與往常不同，其中在其內容與形式方面表現的尤為顯著，但其對內部控制的掌握也越來越艱難。為了做到會計的工作信息化的程度的提升和保證單位的管理工作特別是經濟方面的運行操作，要求對當前的局勢有一個正確的認識，也要求做到在各方面的的控制作用，其控制的手段也要做到與時俱進。

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