探析檔案信息管理與知識管理之融合

賀莎

【摘要】在開展對檔案信息的管理工作的時候，一定要采用新的方式，無論是管理手段方法還是管理的模式上都不能繼續使用舊的管理方式。這是因為傳統的管理方式與現代的發展要求不符，因此需要對該模式進行創新，改革其中不合理的部分。本篇文章主要探究了檔案管理的信息要與知識管理相結合，希望本篇文章的研究可以對檔案管理人員有積極的作用。

【關鍵詞】檔案；管理；知識管理；融合

1.為什么要融合檔案信息管理與知識管理

我國的經濟和科技都得到了非常大的進步和發展，在經濟活動變化當中，知識因素的參與比重正在呈逐年增大的趨勢，所以只是管理是社會發展和經濟變革的必然要求，這樣不僅能夠更好地提升檔案信息管理的工作效率，而且對工作質量也有非常大的改進和提升，檔案信息能夠更加全面，檔案信息的作用也可以得到盡情的發揮。在以往的檔案信息管理工作中要經過很多的工作流程，管理方式也相對較為落后對信息價值的提升是非常不利的，在對實際的檔案進行管理的過程中還存在著諸多的問題，要更好地解決這些問題就一定要將知識管理和檔案信息管理進行充分的融合，只有這樣，檔案信息管理工作才能真正與時代的發展相協調。

2.檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析。盡管檔案有多種屬性，但是最基本的屬性就是知識數據。檔案中有很多的知識，而且這種知識都是無形的，通過檔案記載下來。檔案可以講分散的知識集中在一起，然后向人們展示出去。檔案管理有對象，而知識管理也有特定的對象，而且這兩種管理的內容都是相同的。檔案中有一些知識是顯性的，也有一些信息是隱性的，而檔案信息管理主要的管理內容就是顯性的信息。

2.2從知識管理的現有研究成果分析。隨著知識管理方式的發展，其管理方法創新，而且具有一個獨特的理論。盡管這些理論在管理的時候，還是有不足，但總體來說，其管理方法已經在進步。而現階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。首先保證管理機制可行，在管理檔案的時候，可以使用。其次是選擇合適的管理內容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經達到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。

3.知識管理對檔案信息管理的創新

3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現了變化。這種變化可以體現在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內容就是實體檔案，但是在轉變管理內容之后，實體檔案的管理減少?，F在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術也變得先進，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。

3.2知識管理可以實現檔案管理業務流程再造。業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高工作效率。

4.知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質量的一種方法。信息化是檔案進步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進步，而且網絡也是檔案管理轉變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內容更全面，還能放檔案的服務性質明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現代化的技術，包括網絡，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平

5.知識管理有助于提高檔案管理人員素質

檔案的管理水平與管理人員的素質有直接的關系，為了能夠保證管理工作的質量，就要讓管理人員就有較高的素質，現階段制約我國檔案管理事業發展的主要因素就是管理人員的素質。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創新的表現。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質要求高，必須具有現代的管理知識，同時能夠對管理學有一定的了解。保證其在管理的時候，對業務熟練。而且將信息管理與知識管理結合在一起，也可以有效的提高管理者的素質。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現代信息技術，從而激發管理人員的內在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務。所以說，檔案管理必須要進行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發揮的不明顯。因為現在利用檔案的時候就要將眼光放長遠，使其能夠滿足社會對于檔案的整體需求。保證檔案能夠為社會提供多層次的服務。管理人員還要合理的判斷檔案信息，去粗取精，創造更多的社會價值。

6.結束語

知識經濟在當代社會得到了非常迅猛的發展，檔案信息管理也應該更好地順應知識經濟的發展，在檔案管理的過程中一定要對傳統的理念和模式進行大膽的變革，只有變革才能有創新，只有不斷地進行創新才能更好地發展，檔案管理也是一樣，只有對其進行不斷創新，在管理的過程中與知識管理相結合才能更好地保證檔案管理工作的長久發展。

參考文獻

[1]向澤紅.知識資源集成管理與知識化服務[J].蘭臺世界，2013（20）