當前檔案收集若干問題的探討

孫文靖

檔案收集工作是檔案三大體系建設(shè)中資源建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案收集工作成效決定了檔案管理工作質(zhì)量，是檔案工作的重要工作環(huán)節(jié)。隨著國家檔案法律法規(guī)文件的陸續(xù)頒布實施，檔案收集工作逐步有法可依，但現(xiàn)實工作中的情況遠遠沒有那么樂觀，檔案歸檔的齊全和完整難以得到有效保證。

一、檔案收集工作存在的問題

1.歸檔種類不齊全。

現(xiàn)在很多單位的基層檔案室收集只把文書檔案收集作為首要任務(wù)，對科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等）、專門檔案的收集比較忽視，尤其聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更沒有得到有效重視。導(dǎo)致單位內(nèi)庫存檔案種類單一，很多有重要保存和利用價值的檔案得不到有效管理，極大影響單位內(nèi)各部門在開展工作時對各類檔案的利用需求。

2.檔案意識不強導(dǎo)致歸檔文件材料不齊全、不完整。

單位內(nèi)各業(yè)務(wù)部門工作人員由于檔案工作意識不強，不注意日常工作中原始材料的積累保管，導(dǎo)致很多材料遺失或不知去向，到年終歸檔時只能有多少交多少。有的工作雖然非常重要，但因為沒有注意材料積累，所以無法歸檔。另外，檔案部門不了解各業(yè)務(wù)部門每年開展的具體工作，所謂的監(jiān)督、指導(dǎo)只能流于形式，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的不利局面。

3.檔案收集歸檔范圍無法具體明確。

《檔案法》第二條規(guī)定了范圍：“本法所稱的檔案，指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對各級機關(guān)單位文件材料歸檔范圍進行了正確界定，但是，這一標準太抽象、太籠統(tǒng)，其中重要的、一般的材料如何界定很難具體把握。雖然各機關(guān)單位根據(jù)8號令編制了本機關(guān)單位的《歸檔范圍和保管期限表》，但內(nèi)容幾乎和8號令沒有什么大的變化，屬于籠統(tǒng)性指導(dǎo)性文件。尤其科技檔案、專門檔案的歸檔范圍更加籠統(tǒng)，缺乏詳盡細化的內(nèi)容。各單位檔案部門鑒別歸檔材料是否齊全完整時，很難以此作為鑒別依據(jù)和標準。

4.檔案收集工作考核標準太籠統(tǒng)。

對于檔案收集工作在檔案工作規(guī)范化管理中，形式上有考核，但是考核標準太籠統(tǒng)。對檔案室檔案收集工作沒有硬性標準，而是籠統(tǒng)的標準，標準是收集齊全完整，這種標準實際意義不大。

5.檔案收集工作有法可依，但執(zhí)法不嚴。

《檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等法規(guī)文件中雖然對拒不歸檔的行為做了規(guī)定，要求對有關(guān)責任人員給予警告處分；情節(jié)較重的給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴重的給予降級或者撤職處分。但在實際情形中，由于各單位對檔案工作并沒有真正重視，加上檔案材料不及時移交歸檔并未給單位造成眼前的各種損失和不利影響。雖然檔案收集工作有法可依，但執(zhí)法無法真正落到實處，久而久之，部分工作人員的檔案法制意識就會逐漸淡薄，直接影響檔案的收集歸檔。

6.檔案部門培訓(xùn)力度不足也影響到檔案的收集歸檔。

各單位檔案部門在收集檔案時，通常是發(fā)個通知告知各業(yè)務(wù)部門檔案的歸檔范圍、收集時間，針對性不強，在檔案收集過程中起到的作用不大。特別各業(yè)務(wù)部門職責和工作性質(zhì)不同，檔案呈多元化態(tài)勢，各部門形成的檔案具有很大個性。所以收集歸檔前急需檔案部門做專業(yè)的具體指導(dǎo)培訓(xùn)，而實際常常缺乏這樣專業(yè)的指導(dǎo)培訓(xùn)。

二、解決檔案收集工作問題的有效對策

1.加強宣傳教育，強化全員檔案意識。

檔案部門可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、刊物、報紙等媒介宣傳檔案工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀違法的一些規(guī)定滲透到各個業(yè)務(wù)部門，引起各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對單位檔案工作的重視，增強全員檔案積累、保護和收集歸檔意識。另外，檔案工作人員要經(jīng)常向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報單位檔案工作動態(tài)及面臨的困惑，爭取得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持。同時做好檔案的利用服務(wù)工作，以利用的高效性帶動宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)們的重視。

2.樹立大檔案的概念，豐富館藏資源。

凡是有保存價值的各種載體、各種形式、各種門類的檔案都要及時收集，除了文書檔案外，基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來，門類齊全、資源豐富的庫存檔案才能更好地為單位各項工作服好務(wù)，才能滿足利用者的查檔需求。

3.完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整。

檔案部門工作人員由于不熟悉各部門業(yè)務(wù)工作，因此在國家有關(guān)歸檔范圍指導(dǎo)性文件的參考下，要和各業(yè)務(wù)部門工作人員溝通協(xié)商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，使其具有操作性和明確性，并建立、健全和完善切實可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等制度貫穿其中。

4.檔案人員增強主動收集意識。

長期以來，檔案收集工作都處于被動收集局面，你來交我就收，你交多少我收多少，到時候如果查找不到，就說材料沒有歸檔，似乎與檔案人員毫無責任。這種思想一定要改變，觀念一定要更新，檔案人員要正確認清自己的角色，做到“腦勤、嘴勤、腳勤”。通過辦公部門或年初召開單位專兼職檔案人員會議，了解各業(yè)務(wù)部門年度工作計劃，掌握主要工作項目和時間安排，便于及時督促相關(guān)人員做好材料積累保管和定期歸檔，變過去被動收集為主動收集，讓部門工作人員時刻感受檔案的重要性，從而贏得大家的理解和支持。

5.檔案法制建設(shè)不容忽視，樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴肅性。

上級業(yè)務(wù)主管部門和檔案管理行政部門要加大對所屬各單位檔案執(zhí)法情況的檢查和監(jiān)督，從行政上加強對各單位各級領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法規(guī)知識的學(xué)習(xí)，提高單位內(nèi)依法行政、依法治檔的思想意識。對各單位檔案工作檢查中出現(xiàn)違法違紀行為沒有得到及時依法處理的情形堅決從嚴予以查處，以此樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴肅性，從而進一步增強單位內(nèi)工作人員的檔案法制和歸檔意識，杜絕各單位檔案拒不歸檔現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案收集工作有序開展。

6.檔案收集工作考核標準要有明確性，不可籠統(tǒng)無操作性。

收集工作考核時，可抽樣檢查某個工作項目，并結(jié)合業(yè)務(wù)部門針對此項工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，而不是簡單地用一個歸檔率說明收集材料的齊全完整性。這樣可以避免一些自欺欺人現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案部門和業(yè)務(wù)部門工作人員都能從思想上引起高度重視，更好地在日常工作中做好材料及時積累和收集歸檔工作，促進檔案人員對部門相關(guān)工作的關(guān)注及材料收集工作的督查。

7.加大培訓(xùn)指導(dǎo)力度，強化收集歸檔工作。

檔案部門每年年初和年末都要召集單位內(nèi)專兼職檔案人員分別開一次碰頭會。年初就各單位年度重點工作計劃進行調(diào)查摸底，并反復(fù)強調(diào)材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關(guān)要求，落實好各單位責任人員；年末歸檔前再次強調(diào)檔案歸檔工作的要求，便于大家及時整改，對于各部門提出的問題，共同交流和加以解決。

總之，檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作其他環(huán)節(jié)相比，地位非常特殊，可以說它是當前檔案三大體系建設(shè)任務(wù)中檔案資源體系建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案收集工作做得不好，就不會有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。因此，做好檔案收集工作是做好檔案工作的前提。