基于檔案工作開展競爭情報(bào)服務(wù)的探討

◎航天檔案館 吳京

基于檔案工作開展競爭情報(bào)服務(wù)的探討

◎航天檔案館 吳京

20世紀(jì)80年代，競爭情報(bào)學(xué)及理論在美國取得熱烈討論，以美國競爭情報(bào)從業(yè)者協(xié)會成立為標(biāo)志，經(jīng)過30余年的發(fā)展，對競爭情報(bào)學(xué)及理論的應(yīng)用與研究已遍及世界各地，并在經(jīng)濟(jì)、管理領(lǐng)域取得了重大發(fā)展。

20世紀(jì)90年代，競爭情報(bào)概念引入我國，伴隨著改革開放的不斷深入，對競爭情報(bào)的理論與研究逐漸升溫，其價(jià)值也逐步得到國內(nèi)企業(yè)的重視與認(rèn)可。但從整體上看，我國企業(yè)的競爭情報(bào)工作目前尚處于情報(bào)意識抬頭、少數(shù)大型企業(yè)領(lǐng)跑、整體應(yīng)用水平較低的境況，這與知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)獲取自身發(fā)展的信息需求相背離。知識經(jīng)濟(jì)促使信息時(shí)代向智能時(shí)代轉(zhuǎn)型，信息—知識—情報(bào)的深層次開發(fā)及價(jià)值疊加使企業(yè)對智能化、個(gè)性化的競爭情報(bào)服務(wù)需求加大。

一、檔案工作與競爭情報(bào)工作的關(guān)系

競爭情報(bào)工作與檔案工作密不可分，這首先取決于兩者所處理的對象具有一定共通性和重合性，企業(yè)檔案中蘊(yùn)含著大量的競爭情報(bào)信息。從資源構(gòu)成來看，情報(bào)本質(zhì)上就是解決具體問題的特定信息或知識。由此可以看出，由于研究對象的同根性，競爭情報(bào)工作的開展與檔案工作、信息工作密不可分，可以說檔案是競爭情報(bào)工作不可或缺的高價(jià)值信息群，為競爭情報(bào)的收集提供了第一信息源。

從資源利用上看，將企業(yè)檔案工作與競爭情報(bào)工作相結(jié)合，促進(jìn)了企業(yè)信息資源的多效開發(fā)和有效利用，兩者互為補(bǔ)充，使信息資源得到二度開發(fā)。

競爭情報(bào)的收集和加工需要專業(yè)的人才，從人員知識構(gòu)成看，圖書、情報(bào)、檔案屬于信息資源領(lǐng)域下的同源學(xué)科，檔案專業(yè)人員具有從事情報(bào)工作的基本知識和信息素養(yǎng)，在企業(yè)缺少專業(yè)情報(bào)人才、高等教育輸出有限的情況下，可以通過培訓(xùn)、再教育等手段提高檔案工作者的情報(bào)素養(yǎng)、情報(bào)技能，擴(kuò)寬其知識結(jié)構(gòu)，使他們能夠兼任或配合企業(yè)競爭情報(bào)工作的開展。

從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，隨著企業(yè)信息技術(shù)升級，未來企業(yè)信息系統(tǒng)將兼容檔案系統(tǒng)和情報(bào)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，企業(yè)的檔案、情報(bào)、信息等知識資源將緊密聯(lián)系、有機(jī)整合，形成網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，企業(yè)檔案工作與情報(bào)工作也將實(shí)現(xiàn)更加緊密的聯(lián)系。

二、基于檔案工作開展競爭情報(bào)服務(wù)的對策

面對改革深化、競爭為先的大環(huán)境，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視競爭情報(bào)工作，以情報(bào)優(yōu)勢贏取發(fā)展先機(jī)。然而競爭情報(bào)工作的開展不是一蹴而就的過程，在目前絕大多數(shù)企業(yè)沒有能力設(shè)置獨(dú)立的競爭情報(bào)部門及配置情報(bào)人員的情況下，可以首先以檔案工作為依托，借助資源優(yōu)勢和信息手段拓展檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及服務(wù)水平，以檔建情，以情促檔，逐步完善企業(yè)情報(bào)系統(tǒng)的搭建。

1．競爭情報(bào)分析方法的學(xué)習(xí)與選擇

基于檔案工作開發(fā)競爭情報(bào)，檔案人員首先應(yīng)當(dāng)了解競爭情報(bào)的常用分析方法，根據(jù)企業(yè)的競爭情報(bào)需求及所占有的信息類型選擇適用于企業(yè)發(fā)展的情報(bào)分析技術(shù)，架構(gòu)企業(yè)情報(bào)工作模型。

傳統(tǒng)的競爭情報(bào)分析方法包括SWOT分析法、PEST分析法、波特五力模型、定標(biāo)比超法等。對于內(nèi)部優(yōu)劣勢分析可以采用定標(biāo)比超法，即將本企業(yè)各工藝、專業(yè)或項(xiàng)目活動等方面與該方向上的優(yōu)勢企業(yè)進(jìn)行逐一比較，通過設(shè)立一系列標(biāo)桿汲取競爭對手優(yōu)勢，彌補(bǔ)自身不足，達(dá)到博采眾長的效果。對于外部機(jī)遇與挑戰(zhàn)的分析則可利用PEST分析法。對于某一具體產(chǎn)業(yè)或產(chǎn)品的分析，可以將視角縱深到該產(chǎn)業(yè)鏈的上下游，運(yùn)用波特五力模型進(jìn)行產(chǎn)品競爭優(yōu)勢預(yù)測。

這四大主要分析法可滿足企業(yè)的基本競爭情報(bào)調(diào)研工作，在此基礎(chǔ)上，如果檔案工作者的能力或資源條件滿足，還可以結(jié)合更加定量化的分析方法進(jìn)行深入調(diào)研。

2．競爭情報(bào)信息源的確定與管理

企業(yè)競爭情報(bào)工作的主要環(huán)節(jié)是情報(bào)的收集工作，這也是檔案工作與競爭情報(bào)工作聯(lián)系最為密切的一個(gè)環(huán)節(jié)。內(nèi)部信息源主要存在于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門、企業(yè)網(wǎng)站、辦公系統(tǒng)、文書系統(tǒng)等，包括企業(yè)檔案、財(cái)務(wù)、經(jīng)營、技術(shù)、客戶等眾多信息。其中檔案信息作為具有長期或永久保留價(jià)值并對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有一定參考憑證作用的信息，其涵蓋范圍廣泛，是內(nèi)部信息源的重要組成部分。通過對內(nèi)部信息源進(jìn)行有目標(biāo)的收集，采用一定的統(tǒng)計(jì)分析方法予以加工，進(jìn)而形成具有競爭力的數(shù)據(jù)提供給企業(yè)內(nèi)部決策參考。

內(nèi)部信息源除了有形信息外還包括許多無形信息，這些隱性知識潛藏在員工的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)技能、社會關(guān)系中，且往往較有形信息更具價(jià)值。這是企業(yè)發(fā)展過程中的一種自然積累，如何將這部分信息進(jìn)行有效挖掘是知識管理帶給檔案、情報(bào)乃至人力資源工作的一個(gè)新課題。一方面可借鑒科研機(jī)構(gòu)的組織知識庫模式，通過良好的界面設(shè)計(jì)將不同專業(yè)、類別的信息歸納到不同模塊下，方便普通員工提交、檢索及利用；另一方面就是創(chuàng)造學(xué)習(xí)型組織，通過一定的激勵(lì)機(jī)制及提高信息意識的相關(guān)培訓(xùn)營造善于識別和傳播有用信息的企業(yè)文化。

外部信息源則主要分為競爭對手和競爭環(huán)境信息。競爭對手是企業(yè)競爭活動的主要制衡因素，了解競爭對手的發(fā)展趨勢及潛在態(tài)勢對于企業(yè)的市場選擇及投招標(biāo)活動有一定助力。任何企業(yè)在經(jīng)營活動中都會自覺不自覺地以各種方式將信息暴露在競爭對手面前，而這些信息絕大多數(shù)是以公開的文檔形式存在，如招聘廣告、網(wǎng)站信息、年度報(bào)告、企業(yè)刊物、產(chǎn)品說明等，檔案工作者只要制定出收集方案，對與競爭對手相關(guān)的特定網(wǎng)站及刊物進(jìn)行持續(xù)的關(guān)注和有針對性的采集，就可以從中獲取競爭對手的發(fā)展概況和實(shí)時(shí)資訊。

另一個(gè)重要外部信息源就是競爭環(huán)境信息，包括宏觀環(huán)境和市場環(huán)境信息。宏觀環(huán)境如國家政策、法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則的出臺、政府經(jīng)濟(jì)報(bào)告、進(jìn)出口匯率調(diào)整等；市場環(huán)境信息則包括跟蹤與產(chǎn)業(yè)基本特征相關(guān)的情報(bào)，如產(chǎn)業(yè)的集中度、進(jìn)入壁壘、國際化程度、管理程度、技術(shù)變化速度、品牌忠誠度、業(yè)態(tài)變化等。這類信息借助商情網(wǎng)、新聞、報(bào)紙、專業(yè)分析報(bào)告、市場調(diào)查報(bào)告等媒體手段捕獲，進(jìn)行一定梳理篩選后可以幫助企業(yè)更好地預(yù)測市場走勢，輔助戰(zhàn)略決策。

內(nèi)外部信息源的管理要注意流入與流出兩方面。流入即收集，需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫或知識庫將處理后的信息存儲及呈現(xiàn)，確保有價(jià)值的信息能夠在企業(yè)內(nèi)部有效傳遞及共享。企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息網(wǎng)站經(jīng)過模塊優(yōu)化后可以實(shí)現(xiàn)該功能。流出即反情報(bào)系統(tǒng)，防止企業(yè)內(nèi)部價(jià)值信息的流失，與檔案工作的安全控制一樣，一方面通過制度防范，制定相應(yīng)的保密制度、保密合同、產(chǎn)權(quán)界定、涉密信息處理制度等；另一方面即技術(shù)防范，如信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密、反黑客技術(shù)、保障電子郵件安全、門戶網(wǎng)站安全等。

3．注重情報(bào)工作中人力資源的發(fā)揮

競爭情報(bào)工作的開展離不開人，一名合格的競爭情報(bào)人員需要具有一定的專業(yè)知識、良好的情報(bào)素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)能力、外語能力以及一定的市場敏感度。立足于長遠(yuǎn)發(fā)展的角度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)并擁有自己的競爭情報(bào)人才，一方面可以通過進(jìn)修、培訓(xùn)、深造，在已有檔案人員知識結(jié)構(gòu)上進(jìn)行拓寬、更新、加深，形成一批具有良好業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案情報(bào)復(fù)合人才；另一方面可以通過引進(jìn)社會或高校畢業(yè)的情報(bào)專業(yè)人才補(bǔ)充情報(bào)隊(duì)伍人才結(jié)構(gòu)。

從階段性需求及節(jié)約成本的角度看，充分利用外部資源也是開展企業(yè)競爭情報(bào)工作的有效途徑。檔案人員兼顧競爭情報(bào)工作肯定會存在專業(yè)受限致使情報(bào)開發(fā)深度受限的問題，除基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)收集和情報(bào)調(diào)研外，在解決企業(yè)具體問題的專項(xiàng)調(diào)研中可以借助外部的情報(bào)服務(wù)機(jī)構(gòu)，如情報(bào)顧問或咨詢公司，運(yùn)用專業(yè)分析方法結(jié)合企業(yè)數(shù)據(jù)形成專項(xiàng)分析報(bào)告。

另一個(gè)人力因素是企業(yè)全體員工在情報(bào)意識及情報(bào)行為上的配合，企業(yè)競爭情報(bào)工作不可能只局限于某一個(gè)部門或個(gè)人，是一個(gè)自上而下再自下而上的過程，首先取決于企業(yè)決策者的重視和支持，其次是管理層與情報(bào)人員的溝通和協(xié)調(diào)，最后還需要借助非情報(bào)部門的理解和配合。競爭情報(bào)形成則是一個(gè)自下而上的過程，從散布于企業(yè)各部門的信息碎片逐步匯集成為企業(yè)決策提供有力支持的數(shù)據(jù)分析。因此，在企業(yè)競爭情報(bào)資源開發(fā)過程中不能忽視人的要素，協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)外部優(yōu)勢以及縱向橫向上的智力資源，促進(jìn)競爭情報(bào)工作在企業(yè)內(nèi)部的良性開展。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化的縱深發(fā)展及市場經(jīng)濟(jì)體制改革的穩(wěn)步前行，企業(yè)競爭環(huán)境也在發(fā)生巨大變化。優(yōu)勝劣汰是市場競爭的必然結(jié)果，在信息時(shí)代，企業(yè)獲取市場先機(jī)的決勝點(diǎn)主要體現(xiàn)在信息優(yōu)勢上。競爭情報(bào)正是為了適應(yīng)企業(yè)取得信息優(yōu)勢這一需求而產(chǎn)生的一種競爭手段和過程。以企業(yè)檔案工作為基礎(chǔ)、信息網(wǎng)絡(luò)為平臺、內(nèi)外部信息源為對象，利用檔案人才、信息組織以及外部資源等方面的優(yōu)勢開展競爭情報(bào)服務(wù)，以檔建情，以情促檔，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案情報(bào)信息價(jià)值的附加，已成為競爭環(huán)境下企業(yè)信息資源開發(fā)的有效途徑。▲