航天檔案編研管理工作的實踐

◎北京航天長征科技信息研究所 史顏莉 許多

航天檔案編研管理工作的實踐

◎北京航天長征科技信息研究所 史顏莉 許多

檔案編研是檔案工作的重點內容之一，是以所藏檔案文獻為主要對象，在深入研究檔案內容的基礎上對檔案文件進行收集、整理、加工，使之轉化為不同形式的編研成果的一項專業工作。檔案編研是檔案主動服務的重要方式之一，具有研究性、思想性等特點，是體現檔案工作水平的一個重要標志，也是保護檔案原件、傳播檔案內容的有效措施之一。

中國運載火箭技術研究院自成立以來，檔案工作與火箭事業相生相伴，形成的檔案門類眾多、數以萬計。開發檔案信息資源是檔案工作者的重要職責之一，挖掘檔案信息內容，實現檔案信息在更大范圍內的傳播，既能更好地為科研生產及企業文化研究提供高質量的成果，又能在一定程度上提高科研生產工作效率，促進企業文化建設，加速航天精神的傳播與弘揚。

2008年前，研究院所屬10多個單位的部分檔案部門先后開展了一些檔案編研工作，但各單位編研工作水平差距較大，發展并不平衡。各個單位的檔案部門各自為政，缺乏統一的院級規章制度；有的單位編研工作開展得較好，每年有一定的成果產生，有的單位則缺乏編研意識，編研成果更是鳳毛麟角，更遑論成果的豐富與多樣性，編研工作開展的不夠均衡；各單位之間缺乏交流，沒有理論與實踐的充分融合，距離整體升華還有一定的差距。

一、工作方法探索

為規范檔案編研管理工作，研究院檔案館決定從人員、信息、質量、協調管理4個方面探索檔案編研工作的路徑。

1．人員要素

面對各單位檔案編研人員水平高低不一、專業差異較大的局面，從檔案編研崗位職責入手，分析檔案人員和課題參與人員在課題中的不同職責，按照其職責要求提出人員分工與編寫者素質條件。關注檔案人員獨立編研與有科技人員參與的聯合編研之間的區別，注意區分編研管理的職責與編寫者之間的不同要求。

對于檔案編研課題的管理者與編寫者，應組織必要的技能培訓及有針對性的經驗交流活動，形成良好的工作與學術氛圍，提升管理人員和編寫人員的業務素質與技能。

2．信息要素

檔案編研工作以獨有的館藏檔案為主要信息來源，應注意收集處理各種信息資源并進行科學的管理。

首先，要掌握科技人員的需求信息，選擇緊密圍繞中心任務和科研生產、科技管理等主旨的課題開展編研，做到有的放矢，為最廣大的使用者提供編研成品。例如，青年科技人員需要的是手冊等入門級的編研成果，中年科技人員更關注預研課題的匯集，宣傳部門則更關注院史及文化研究方面的課題。

其次，應掌握館藏檔案中相關主題信息資源的多少。檔案信息資源豐富與否在一定程度上決定了編研課題編寫的成敗，檔案信息資源豐富，則編研工作的資料來源較多，編寫工作的開展相對會順利一些。一些課題雖然意義較大，但檔案無從可查，或有據可查的檔案寥寥無幾，會大大降低檔案編研課題的可行性。

最后，應掌握使用者的反饋信息。了解使用者對編研工作的意見、要求、對成果的具體評價及編研成果傳播后所產生的實際效益等，及時修正編研工作的方向與方式，使工作具有針對性，保持編研成果的實用性。

3．質量要素

質量要素主要指對編研成果的質量要求，以及為提高成果質量而采取的一系列措施。

一是應選配素質好的編研人員，這是保證質量的前提。編研人員應具有較強的質量意識，保證編研成果真實可信、結構布局合理。

二是應擬定相關工作制度，明確各個環節的質量要求和工作規范等，如：明確選材標準與要求、編輯加工規范、審核要求等。

4．管理要素

首先應區別院所兩級編研課題，實施分級管理。對于院級課題應實施統一立題、統一監督、統一驗收，保證其質量與進度；對于所級課題則應由各單位自行組織實施。

其次應注重計劃管理。計劃是開展編研工作的綱要與指導，通過規劃使編研工作按計劃、分步驟、分階段有條不紊的進行，包括總體性、長遠性的規劃和年度工作計劃以及具體的課題實施計劃等。

二、工作實踐

檔案編研工作應從全院的角度統籌規劃，制定嚴謹的計劃，抓住重點環節，實施閉環管理，從而實現整體提升。

1．制定檔案編研工作管理規定

有章可循是開展管理的前提，為此研究院檔案館制定了《中國運載火箭技術研究院檔案編研工作管理辦法》，其原則是既注重整體把握的全局性與可操作性，又注重管理制度的全面化及關鍵環節的精細化。

首先，確立編研的概念與意義、編研的形式與原則等基本內容，從編研的條件出發提出檔案編研的計劃管理、人員管理、經費管理等措施，強化檔案館之于檔案編研的指導檢查職責。

其次，從業務流程的角度對檔案編研立項、審批、編輯、評審等諸多環節作出較為詳盡的規定。同時，應適度強調突出關鍵環節。課題立項和總結評審是較為重要的關鍵環節，一首一尾相互呼應。為此，研究院檔案館制定了編研課題立題報告、編研課題總結報告和編研課題評審結論，均以簡約實用為原則，盡量減少欄目設置，使得編研課題在格式上整齊劃一，有助于統籌管理。

目前，該管理辦法已實施多年，成為研究院及各單位開展檔案編研的重要指導性文件，是開展編研管理工作的有效依據。

2．編制3年計劃，集中管理院級課題

借鑒相關領域制定3年滾動計劃的成熟經驗，研究院檔案館帶領各單位檔案室一起制定了檔案編研工作3年滾動計劃，將3個年度內院級課題匯集起來，集中統一管理，分年度實施。

2008年，研究院檔案館要求各單位上報課題，選擇其中具有較大實用價值與較廣使用范圍或較重要科研意義的題目作為院級題目。在各單位上報的104個課題中，經過縝密評審遴選出35個作為3年滾動計劃的院級課題，統一評審立項報告，統一年終檢查監督，統一評審總結報告并統一驗收給出結論。

自2008年起首個檔案編研3年滾動計劃開始實施，迄今已經完成了3個3年滾動計劃的制定與實施，檔案編研課題數量呈現較大幅度增長，2008年共有院級編研課題4個，2009年為8個，2010年達到13個，此后每年保持在25個左右。每年年底都要組織相關專家對年度編研成果進行逐一驗收評審，對照編研任務書或合同等對編研成果的質量進行把關，提出修改意見并給出評審結論。

3．組織開展編研成果評比

為促進檔案編研工作更好開展，研究院檔案館組織制定了研究院檔案編研成果評審辦法，每2年開展一次檔案編研成果評審，從編研成品的立意、內容、信息量、難度、編校質量、應用范圍、實用價值、社會及經濟效益等多個方面對編研成果進行綜合比較，予以評判，頒以獎項。目前已開展4次院級檔案編研成果評審，大量優秀編研成果脫穎而出。

4．普及編研意識，交流編研經驗

因基礎薄弱、人員短缺等原因，個別單位存在檔案編研工作空白的情況。針對這種情況，研究院檔案館積極采取措施，發揮優秀編研成果的示范效應，加強單位間的交流，或開展優秀成果現場觀摩會，組織相關人員觀摩外單位的優秀編研成果，聆聽優秀編研人員介紹成熟經驗，增強感性認識，達到啟發借鑒作用。

三、幾點思考

通過多年的努力，檔案編研管理工作實現了在研究院范圍內的統籌規劃與集中管理，從計劃立項到評審驗收實現了閉環管理，編研課題質量與數量均呈現不斷提高的態勢，編研工作水平整體得到了提升。2006年以來，院屬單位共完成院級編研成果122項，內容涉及科研生產、組織管理、院史研究、文化傳播等各個方面，其中有12個單位的87項編研成果在中國航天科技集團公司分別獲得一、二、三等獎，成為檔案編研管理工作的佼佼者。

目前，研究院的檔案編研由各自分散管理逐步走向集中、有序發展的正軌，呈現出嶄新的局面。未來還應該在以下幾個方面開展工作：

一是拓展檔案編研形式，積極融入多種技術手段，組織開展檔案編研多媒體的嘗試，逐步實現編研成果及應用形式的多元化，開展檔案編研成果數字化和可視化的嘗試與實施。

二是加強檔案編研工作的頂層策劃，引導各單位集中主題，開展系列化編研，推動檔案編研成果向精細化、專業化方向發展。

三是加強聯合編研工作的力度，鼓勵檔案人員與科技人員之間、檔案部門與其它部門之間、不同單位之間編研課題的合作，鼓勵資料共享與信息分享等。以檔案價值最大化為目標，建立健全有利于成果共享、聯合開發的體制機制。

作為傳承航天技術、展示航天文化的重要手段之一，檔案編研管理工作應以更好地為航天型號產品及科研管理提供服務為主旨，推進航天事業的發展。▲