電子商務檔案管理智能化發(fā)展研究

王霖瑋

摘要：近些年來，伴隨互聯(lián)網(wǎng)成長的同時，電子商務行業(yè)也緊隨社會進步的潮流取得巨大的成功。作為電子商務信息存儲、檢索和應用的電子商務檔案，和紙質檔案有著很大的區(qū)別和優(yōu)勢，并且往智能化的方向發(fā)展。現(xiàn)階段，科技的進步為互聯(lián)網(wǎng)科技的更新提供了有力幫助。電子商務產業(yè)的廣泛前景在客觀上要求電子商務檔案管理必須智能化。

關鍵詞：電子商務檔案管理；智能化；發(fā)展

中圖分類號：F71336文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）03-0193-02

隨著電子商務的不斷發(fā)展，以往電子商務檔案的管理模式滿足不了電子商務的需求。目前，電子商務檔案的內容具有多樣化、復雜化的特點，具體表現(xiàn)形式有電子郵件、電子收支款項、電子賬單等。[1]為了將這些復雜、大量的電子商務檔案更加條理化、系統(tǒng)化，那么相應的管理模式需要智能化。因此，客觀角度上，電子商務產業(yè)取得的重大成就推進了電子商務檔案管理向智能化方向發(fā)展。

一、電子商務檔案的特點

第一，電子商務檔案具有虛擬性。因為電子商務產業(yè)的進行使處于網(wǎng)絡環(huán)境中，它具有同網(wǎng)絡一樣的虛擬性質。那么，電子商務檔案也同樣具備虛擬的特征。具體表現(xiàn)為，電子商務活動和交易都是在網(wǎng)絡平臺上完成的，這些活動或交易所產生的一切信息都是虛擬的，包括交易的內容、物質信息，另外，交易時買賣雙方采用的支付手段是網(wǎng)上銀行或其他的金融服務，這些信息也同樣具備虛擬性的特征。

第二，電子商務檔案具有復雜性的特征。電子商務的一切活動和行為的存儲方式都是通過數(shù)字技術來存儲，這些信息的獲取需要通過編碼解譯，并不能直觀獲取到這些信息，因此，電子商務檔案也愈加復雜化。

第三，電子商務檔案具有集成性。和傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子商務檔案在信息存儲上具有集成性的特點。目前的電子商務檔案不僅存儲的有文字等單一性的信息，還包括一些圖像、視頻信息，電子商務檔案存儲的信息多元化，較紙質檔案更為方便。

二、電子商務檔案智能化管理的發(fā)展趨勢

（一）電子商務檔案存儲的智能化發(fā)展

電子商務檔案的管理有三項具體內容，分別是存儲、信息檢索和應用。整個電子商務產業(yè)是在計算機和網(wǎng)絡平臺上進行的，而且檔案信息的存儲也同樣需要依靠計算機。因此，電子商務檔案存儲的智能化發(fā)展必須依靠計算機來完成。

電子商務檔案存儲的智能化，是指通過計算機的運算和控制功能應用到存儲設備上，也就是說讓存儲電子商務檔案的設備本身擁有等同于計算機存儲系統(tǒng)的運算控制功能，讓存儲設備智能化，讓存儲設備能夠自發(fā)存儲電子商務檔案。并且在此基礎上，對電子商務檔案進行備份，保證電子商務檔案的安全性，對電子商務檔案進行分級存儲。如果電子商務檔案采用智能存儲的方式，具有非常明顯的效果，對比原來的存儲方式，智能存儲在信息安全和保密兩方面上有著更大的優(yōu)勢。具體來說，智能存儲更加全面具體地監(jiān)控信息存儲設備的內部情況，包括文件數(shù)據(jù)的讀取、寫入。此外，在發(fā)現(xiàn)存儲系統(tǒng)問題和故障上，智能存儲技術可以及時發(fā)現(xiàn)并采取相應的措施來解決問題，保證存儲信息的安全完整以及存儲設備的繼續(xù)使用。電子商務檔案智能存儲除了軟件上的智能化，也就是存儲管理管理的智能化之外，還需要硬件上的智能化。對于電子商務檔案的安全性來講，智能存儲可以保證檔案信息的完整性和安全性，另外，智能存儲中的信息備份管理可以避免信息丟失帶來的麻煩和困擾。而且，當電子商務檔案存儲系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，可以進行修復，給電子商務檔案的管理提供了有利條件。[2]

（二）電子商務檔案信息檢索的智能化發(fā)展

科技的發(fā)展給人類的生活和工作帶來了翻天覆地的發(fā)展，電子商務檔案信息檢索智能化應運而生，是不可逆轉的發(fā)展趨勢。計算機技術的發(fā)展已經(jīng)取得了很多的成就，其中在信息檢索方面，發(fā)明了圖文信息智能檢索，計算機信息檢索技術的發(fā)展為電子商務檔案信息檢索智能化提供了一定的幫助。

電子商務檔案存儲的信息具有復雜性和集成性：信息存儲形式和格式多樣化，信息的表現(xiàn)方式多樣化，信息的加密情況不一樣，包括存儲信息的設備不同，面對復雜的信息，對信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息檢索智能化具有非常深遠的影響力和意義。

將商業(yè)、客戶信息等內容和搜索詞的關聯(lián)度作為基礎，以包含信息的重要性作為考察指標，對這些包含的信息進行排序，提高搜索的效率。而且，產業(yè)的進步必然會帶來更多更復雜的交易信息和客戶信息，傳統(tǒng)的信息搜索方式只會加大用戶搜索的困難度和工作量，而為了方便用戶更加快速地搜索到自己想要查詢的商業(yè)信息等內容，就必須智能搜索信息。

現(xiàn)階段的人工智能技術取得較大程度的進步和發(fā)展，技術上的成熟為智能信息搜索提供了便利條件。[3]而且，依托快速發(fā)展的人工智能技術，智能化信息檢索越趨于高級階段發(fā)展。

（三）電子商務檔案應用的智能化發(fā)展

企業(yè)需要將檔案所包含的信息作為依據(jù)預測商情、設計營銷方案、處理客戶關系。目前，對檔案信息的應用已經(jīng)成為推動電商產業(yè)進步的一項重要途徑。為了實現(xiàn)最優(yōu)目標，研究如何實現(xiàn)檔案應用的智能化成為現(xiàn)階段電子商務研究的主要內容。

企業(yè)對電子商務檔案的應用主要在預測商情、設計營銷方案和處理客戶關系三個領域。檔案存儲的信息包含客戶檔案。在電子商務活動開展過程中，企業(yè)和客戶之間的交流方式和以往的傳統(tǒng)交易模式有很大的區(qū)別，因此，客觀上要求企業(yè)經(jīng)營管理者必須正確處理新型的客戶關系。當前階段將客戶作為中心、重視客戶的商業(yè)模式要求，必須管理新型客戶關系，而且管理新型客戶關系是企業(yè)樹立以客戶為中心理念的重要實踐。企業(yè)將客戶關系管理系統(tǒng)進行智能化，形成新型的客戶關系管理系統(tǒng)，企業(yè)通過這種管理系統(tǒng)來加強和客戶之間的聯(lián)系，更好地服務客戶，增添客戶對企業(yè)工作的滿意度，達成企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭力提升的目的。此外，企業(yè)還可以通過管理系統(tǒng)深入了解客戶的需求，研究電商產品的市場需求以及完善度，發(fā)現(xiàn)并解決企業(yè)在管理上存在的問題，吸引更多優(yōu)質的客戶，將利潤最大化，從而實現(xiàn)提高企業(yè)的競爭力，優(yōu)化企業(yè)管理能力的目的。

針對企業(yè)的商情預測需要智能化發(fā)展。隨著電子商務的發(fā)展，電子商務檔案存儲的客戶信息、商業(yè)信息是非常復雜且多樣，面對如此復雜和多樣的電子商務檔案信息系統(tǒng)，是需要一個智能化的數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)來進行高度的分析和處理。[4]而智能化的商情預測系統(tǒng)，它所依據(jù)的思想和技巧分別是數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)倉庫管理，采用的營銷策略是一對一的方式，并且采用個性化的售后服務，在此基礎上滿足客戶的需求。以此實現(xiàn)企業(yè)的盈利。另外，智能化的商情預測系統(tǒng)除了滿足現(xiàn)有的市場需求之外，還需要不斷的發(fā)展和更新，以適應不斷發(fā)展的市場，滿足不斷變化的客戶需求。

三、電子商務檔案管理智能化發(fā)展方式

電子商務檔案管理實現(xiàn)智能化需要通過兩個方面來完成。第一，硬件上，管理檔案必須依靠先進的計算機技術，這是電子商務檔案管理實現(xiàn)智能化的基礎和客觀要求?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)在硬件上的落后嚴重阻礙了智能化管理的前進路程，因此，在未來的發(fā)展中，企業(yè)必須對硬件的更新投入資金和精力上的支持，實現(xiàn)硬件和存儲設備的匹配，再匹配相應的軟件，使之具備實現(xiàn)智能管理檔案的前提條件。

第二，智能管理檔案的實現(xiàn)除了依托技術因素之外，還需要人為因素的支撐。因此，企業(yè)需要提升相關工作人員的知識和技術水平，引進先進的全面型人才，開發(fā)智能化電子商務檔案管理系統(tǒng)，讓員工能夠準確地掌握管理檔案的職能和技術。另外，電子商務檔案管理系統(tǒng)需要保證信息的準確性和安全性，對此，相應的管理系統(tǒng)可以通過設置權限，不同職位員工的操作權限不盡相同，相互制約，為電子商務檔案的準確性和安全性提供保障。

四、結語

網(wǎng)絡時代的到來帶來了信息爆炸，電子商務的不斷發(fā)展必然會產生多樣且復雜的交易信息和商業(yè)信息，對于存儲信息的電子商務檔案的管理必須智能化，才能保證電子商務檔案的完整性、準確性和安全性，才能為企業(yè)在開展電子商務活動和交易時掌握準確完整的信息來進行商情預測、設計營銷方案和處理客戶關系，成為企業(yè)發(fā)展的有力支撐，為企業(yè)在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢地位做出貢獻。

參考文獻：

[1]張冬青.電子商務檔案管理的智能化趨勢[J].檔案學研究，2011（06）：70-73.

[2]孫萬彤.電子商務檔案的特點及智能化發(fā)展趨勢探討[J].黑龍江史志，2014（20）：102.

[3]王卓.淺議電子商務檔案管理的智能化[J].黑龍江史志，2014（20）：103-104.

[4]鄭宇.談電子商務檔案管理的智能化[J].黑龍江檔案，2015（01）：82.

責任編輯：楊國棟