探析教育檔案管理存在的問題及解決措施

姜海龍

（四平市教育科學研究所，吉林四平 136000）

探析教育檔案管理存在的問題及解決措施

姜海龍

（四平市教育科學研究所，吉林四平 136000）

隨著電子信息化的不斷發展，為了適應社會的發展和需要，電子檔案也成為了新時代收集個人信息的新形式，由于電子檔案傳送比較方便，易保存，方便檔案的轉接，所以電子檔案在教育行業就顯得更加方便，但是由于學校對于教育的不重視、檔案管理系統的不完善等各方面原因造成了教育檔案的管理存在著很多問題。

教育檔案管理；檔案數字化；解決措施

教育檔案在我國高等教育事業中占據著不可缺少的地位，因為教育檔案不僅可以記錄學生的教育信息，還記錄了學生的在校表現情況，而且，隨著電子計算機的不斷發展，電子信息技術也在逐步滲透到各個領域，對于檔案管理來說，是一個新的機遇，但是如何才能在信息數字化的新形勢下做好教育檔案的數字化管理上是一個需要解決的問題，下面筆者從個人角度簡單談一下對于現在教育檔案管理的一些認識。

1 簡析教育檔案管理存在的一些問題

（1）教育檔案管理系統的不完善。當下社會計算機行業飛速發展，各種系統如雨后春筍般紛紛呈現，可以說，只要有需要，與之相關的信息系統就可以很快被推出并應用于實際中，但是在運用相關系統的過程中，又逐漸有更好更完美的系統不斷被研究出來，對于教育檔案這種連續性比較強的檔案來說，相關系統被更新，或者是在接受繼續教育過程中，由于所使用的教育管理檔案系統不同，可能造成以往信息被丟失，或者是由于以往信息錄入不太完善而造成一些多余的麻煩。

（2）信息采集和信息錄入人員的素質并不統一。檔案采集是一個技術性、系統性的工作，由于檔案采集人員的素質不同，錄入結果也有很大的差別。譬如，在一些高校的教育檔案管理上，學校沒有專門的檔案采集錄入的部門，學校要求學生登錄相關信息采集系統自己填寫相關的個人信息和教育信息，由于對該方面技術的不了解，很容易造成信息填寫錯誤或者信息填寫不完善。當然，作為專業的信息錄入人員也并沒有認識到專業的精髓，學習到其中的精華，對于檔案信息采集和錄入，相關人員對其認識還僅僅停留在簡單的打字輸入上，并沒有將計算機真正的運用到檔案管理上。對于教育檔案的管理具有連續性，但是由于教育檔案的轉接和信息采集人員的更換，很容易造成信息丟失或者是信息錄入不完善。

（3）教育檔案采集系統不盡相同，對于紙質版的檔案管理認識不全。隨著計算機技術的不斷發展，教育檔案管理系統也在不斷更新，這在很大程度上給教育檔案信息管理帶來了很大的困難。在信息系統不斷更新的狀況下，紙質版的信息采集保留就給管理人員帶來了可查找和考證的方向，但是現在的檔案管理人員并不重視紙質版信息的保留，認為紙質版信息的保留查找不方便，而且會造成空間的占用。在學生接受繼續教育的過程中，學生更換學校的同時，可能會因為學校所用信息錄入系統的不同，需要重新錄入自己的一些相關信息，或者是將以往的教育檔案重新規整，對于學生以往教育檔案的重新整理增加了一定的困難。

2 教育檔案管理所應采取的工作措施

（1）教育檔案管理應該要規范化、標準化。現在許多學校對于教育檔案的管理還停留在傳統的檔案管理方法上，將學生的個人信息用紙質版文件的方式讓學生自己填寫，然后將學生的檔案放在一個地方，沒有分類整理學生的檔案，而且學校對學生教育檔案的保存也十分粗糙，對檔案不進行分類和加密保存，導致學生的教育檔案丟失，學生檔案不完善，所以就要求學校對于學生教育檔案管理要有一個規范化、標準化的要求，對學生的教育檔案進行分類整理、加密保存。

隨著信息化的不斷發展，教育檔案數字化也在慢慢普及，這就需要電子教育檔案的管理也應該要趨于規范化，對于檔案開發要遵循教育檔案管理的特點和要求，教育檔案采集系統的設計應該與之相對應、相適應，設計出一個實用性強、操作比較簡捷的教育檔案管理系統。因為在教育檔案管理上，對于成人來說，教育檔案是對于過去所接受教育的一個規整，對于還在接受教學的學生來說，它就是你在下一個學校繼續接受教育必須要有的一個信息檔案，所以，教育檔案管理應該要采取規范化管理，這樣不僅方便了教育檔案的轉接，對于以后教育檔案的整理和更新也大大的減少了困難。早在 1979 年國務院頒發的《中華人民共和國標準化條例》中就明確指出標準化的重要性，標準化的管理是提高工作質量，提高工作效率，實現教育檔案管理專業化的重要基礎。所以，要實現教育檔案管理的完善化，就要加強教育檔案管理的基礎工作，規范教育檔案管理的模板和標準，加強文件管理的質量，嚴格打擊低質量文件。對于學校來說，學校需要設計專門的檔案管理機構，然后聘請專業的檔案管理人員進行管理，對于教育檔案管理人員來說，也要采取規范化的管理，制定相關專業的教育檔案管理人員的標準，提高教育檔案管理人員的業務素質和管理水平。對其相關人員進行專業化、標準化的培訓，也要注重及時對他們進行知識結構的更新，使相關人員的信息知識與社會的發展相適應，做到管理標準化、規范化，使檔案管理更加有序。

（2）設立教育檔案管理部門，提高檔案管理人員的素質建設。學校要想進一步完善教育檔案管理建設，首先要設立一個學生教育檔案管理的部門，專門管理學校所有的教育檔案，建立一套完善的教育檔案管理制度，由于學生的教育檔案包含很多學生的個人信息，涉及到學生的個人隱私，所以學校對于學生教育檔案的保存要有一定的保密性。一般情況下，學生的檔案不可以私自外借，或者是隨便供人查閱，如果是出于某種需要，需要查閱學生的個人教育檔案，要有相關部門開具的證明，才可以被查閱，而且查閱的時候只能是在檔案室進行查閱，不能帶出檔案室。對于檔案管理者，學校也要重視對管理隊伍的建設，提高檔案管理人員的整體素質，從檔案采集到檔案的保存都要有一定的保密性和嚴謹性，每個人都要各司其職，做好自己的本職工作，認真仔細做好檔案的分類管理，保留好學生的教育檔案。隨著信息化的飛速發展，對于學生教育檔案的管理也越來越趨于數字化，很多高校也都采取網上信息采集的方式來對學生的教育信息進行采集，這就要求檔案管理人員有一定的計算機基礎，學會將學生的教育檔案規整起來，而不是僅僅停留在信息錄入上，有一個高素質的檔案管理隊伍對于檔案管理會更加方便。

3 結語

隨著我國信息化的不斷發展，計算機技術的不斷更新，教育檔案的保存和管理也在趨于數字化，而教育檔案的管理直接影響到我國教育事業的可持續發展，所以就需要教育部門加強對學校教育檔案管理的監督，完善教育檔案管理人員的素質，正確處理好傳統紙質版的教育檔案和電子檔案的關系，做好從傳統紙質版教育檔案的保存到電子檔案的轉型，實現教育檔案的信息化管理，對我國教育事業的發展起到促進作用。

［1］王茂林.加強學校檔案管理工作，為教學提供服務［J］.科教文匯，2008，（6）.

［2］孫麗蘭.學校人事檔案管理工作的對策及思考［J］.學周刊，2011，（30）：93-93.

［3］梁彥芳.談學校檔案管理的現代化［J］.山西檔案，2011，（s1）：89.

Exloration on Problems in Educational Archives Management and Solutions

JIANG Hai-long
（Siping City Education Science R esearch Institute，Siping，Jilin 136000，China）

With the continuous development of electronic information，in order to adapt to the social development and needs，electronic archives have become a new form of personal information collection in the new era.Because the electronic archives are easy to transfer and store，the electronic archives become more and more convenient in education.However，ignorance of school education and imperfect archives management system have caused a lot of problems in the educational archives management.

educational archives management；archives digitization；solutions

G647.24

A

2095-980X（2016）12-0126-01

2016- 10-20

姜海龍（1983-），男，吉林四平人，大學本科，助理館員。