淺議如何加強會計檔案的管理工作

徐淑敏

摘要：會計檔案是記載一個單位經濟業務的發生過程，能反映每一筆經濟業務發生的基本情況。從當今社會因經濟問題而牽涉出的經濟案件來看，會計檔案作為經濟業務發生時的資料，是明確經濟責任的重要材料，如何管好、用好這些資料，使會計資料不被損壞、丟失很重要。

關鍵詞：會計檔案 歸檔 整理 管理

會計檔案管理主要指在財務環節的管理和綜合檔案室的管理。在財務環節的管理是指因經濟業務發生而形成的原始票據、原始報銷單、、會計憑證，賬簿等資料；其次是通過整理裝訂成冊的資料移交綜合檔案的后期管理。會計檔案在財務部門的管理是財務管理的最后一個環節，容易忽視，引起很多問題。怎樣才能管好、用好會計檔案，結合工作實際，談談我對會計檔案管理工作的認識和解決實際問題的途徑。

一、會計資料的歸檔范圍與要求

會計檔案是指因經濟業務發生開據的原始票據經領導簽字而成的原始報銷單、財務部門填制的會計憑證，賬簿、會計報表等資料。明確會計檔案的歸檔范圍，是做好會計檔案管理工作的前提條件和重要保證。

（一）會計資料歸檔范圍主要包括以下四個方面：

1、會計憑證

它是根據審核無誤的原始憑證編制，載有反映經濟業務的會計分錄及簡要內容，是直接作為記賬依據的書面文件。是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。

2、會計賬簿

會計賬簿是把分散在會計憑證上的大量核算資料，加以集中和歸類整理，用來序時分類地全面記錄一個經濟業務發生過程的會計簿籍。

3、財務報告

是正式對外表達會計信息的書面文件，由會計報表和財務情況說明書構成，是企業向外傳遞會計信息的主要手段，是會計人員根據日常會計核算資料歸集、加工、匯總而形成的結果，是會計核算的最終產品。

4、其他會計核算資料

其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料等。

（二）會計檔案的歸檔要求

述會計檔案歸檔范圍所提到的會計資料均應由會計機構按照歸檔要求進行整理、裝訂成冊，并裝入專門會計憑證盒，按要求填寫盒上各項內容。裝訂成冊的憑證也要填寫裝訂人，主管會計等。

財務部門當年形成的會計資料，經過整理、裝訂的檔案資料可在財務部門保管一年，一年后，應移交檔案綜合管理部門，移交時應編制移交清冊。

二、會計檔案在管理中存在的實際問題

會計檔案管理無論在財務管理環節，還是在綜合檔案室的管理，都存在一定問題，主要有以下幾種：

（一）檔案管理人員管理制度不健全

財務部門管理會計檔案期間，負責檔案資料的真實、準確與完整，移交檔案室后，會計檔案管理的責任也轉嫁給了檔案管理人員。但是有些檔案管理人員沒有把管理責任重視起來，把移交來的會計檔案放入鐵皮柜，不整理，甚至不管；根本沒有起到管理的真正職責，甚至會計檔案丟失都不知道丟失的具體日期和時間。沒有制度約束，放任而為之，起不到監管的職責。

（二）會計檔案整理不規范

會計檔案是由財務人員裝訂成冊，因財務人員沒有經過專業的檔案整理培訓，在裝訂過程中沒有按照有關規定裝訂憑證，裝訂的部位不正確，或裝訂方法不正確，如會計憑證裝訂后沒有封粘，沒有會計人員簽章，封皮項目填寫不全等等。

（三）會計檔案保管期限不規范

會計檔案保管期限不規范最大的問題：一是檔案銷毀不及時，檔案室會計檔案超過銷毀日期10年甚至更多年，會計檔案積累過多，無處存放；二是檔案保管人員沒有檔案銷毀意識，有些檔案已超過保管期限多年，不去主動請示到期檔案銷毀問題；三是領導不重視，即使檔案管理人員有意識銷毀，但領導怕擔責任而不去銷毀。

（四）會計檔案收集、整理的案卷質量不高

會計人員是會計檔案材料形成、收集、整理的第一責任人，沒有經過專門培訓，不熟悉檔案整理的規范和要求，是導致會計檔案整理的案卷質量不高主要原因。

（五）會計檔案管理不規范

會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計部門自行保管，多年不移交檔案室。甚至檔案柜不夠，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放，沒有順序、查找不方便。

三、解決檔案管理中存在實際問題的方法

（一）建立會計檔案管理制度，加強檔案管理者的管理職責

會計檔案管理從財務部門開始，有關會計人員，包括單位領導應加強意識，從源頭上把握會計檔案管理工作的各個環節，建立健全會計檔案管理制度，用制度制約有關人員，從而嚴格把關，堵塞漏洞，避免差錯，無論那個環節出現問題，都能做到有章可循或有責可究。

（二）規范會計檔案管理工作，加強財務人員檔案管理的培訓學習

經濟業務的發生、核算是會計檔案形成的源頭，源頭控制好了，才能確保會計資料真實與完整。而財務人員是將形成的會計資料整理成會計檔案的直接責任人，會計檔案的立卷、整理、歸檔直接影響會計檔案的案卷質量。因此，應首先從檔案源頭上控制，加強對財務有關人員對檔案管理及整理的知識業務培訓，使她們熟悉檔案整理的過程及組卷要求，以提高會計檔案的卷宗質量的質量。

（三）規范會計檔案的保管期限，加強檔案管理人員的主體責任

一是會計檔案移交檔案室之前，財務部門作為會計檔案管理的主體，要嚴格按照會計檔案管理的相關要求，指定專人負責，并按照有關要求配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，保證會計資料的準確與完整。二是嚴格按照會計檔案的管理期限，對保管到期的檔案，沒有經濟糾紛的，應銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。

（四）規范檔案的銷毀管理制度，加強會計檔案的監管力度

會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行，對于保管期滿需要銷毀的會計檔案，由檔案管理人員提出申請，經過逐級審批同意后，與單位財務科的有關人員一同監管銷毀，所有參加銷毀的人員在銷毀清冊上簽字并加蓋公章。單位領導、會計人員、檔案管理人員，要切實負責，加大共同監管力度，逐步規范會計檔案的銷毀制度。

四、結束語

總之，在實際工作中，無論是財務人員，還是檔案管理人員，在會計檔案的形成以及收集、整理等管理的過程中，都要高度重視，從檔案管理的基礎工作做起，提高會計檔案管理工作水平，提高會計人員的業務技能和自身素質，更好地為單位服務。

參考文獻：

[1]財政部《會計檔案管理辦法》

[2]中華人民共和國檔案管理條例

[3]劉少陽.淺談如何加強會計檔案管理工作財經界[J].學術版，2013

[4]王穎.淺析如何加強會計檔案管理工作[J].山西青年，2013