淺析辦公自動化系統在現代秘書工作中的應用

摘 要：辦公自動化系統具有簡單實用、操作簡單、信息普及共享、管理方便、易維護等特點，能幫助簡化實際辦公流程，減輕企業職工工工作量，結合秘書工作復雜性、服務性的特點，將辦公自動化系統引入秘書工作中，能有效提高秘書人員的工作效率和服務質量，更新服務意識，進而促進企業的信息化和智能化。

關鍵詞：文秘工作；自動化；應用

作者簡介：閆海鴿，女，籍貫：河北省薊縣，現任平頂山天安煤業三礦有限責任公司機要秘書、助理政工師，本科學歷，研究方向：企業機要管理工作實踐與創新、辦公自動化系統在企業中的具體應用等。

[中圖分類號]：TP317.1 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2016）-08--01

當下是一個網絡科技技術高速發展應用的時代，越來越多的企業將辦公自動化系統運用到企業管理中來，具備現代辦公自動化技能的應用型人才也越來越得到重視，如何在經濟高速發展、社會競爭日趨激烈的當下，高速有效地掌握辦公自動化操作技能，提高工作效率，成為秘書人員必須掌握的技能和學習方向。

一、辦公自動化系統的基本概念

辦公自動化是利用網絡通信技術、計算機技術、系統科學、管理科學最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量，改善辦公環境和條件，縮短辦公周期，并利用科學的管理方法，借助于各種先進技術，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平，使得企業降低辦公成本，提高信息利用效率的高效、高質量的辦公系統。

二、辦公自動化系統對于現代化企業管理的意義

辦公自動化系統能對應企業管理的不同層面幫助解決各種需求。辦公自動化系統能解決企業領導者對快速、高效決策的需求，能幫助企業中層管理人員對信息實現集中管理，而對企業的普通員工來說，辦公自動化系統在降低了勞動強度的同時，卻能提高他們的工作效率。辦公自動化系統智能實用、操作簡單、信息共享、成本低、維護方便等特點，有助于企業簡化辦公操作，減輕員工工作量，實現企業辦公智能化、高效化、低碳節能的發展目標。

三、辦公自動化系統在文秘工作中的具體應用

秘書工作的輔助性、被動性、綜合性、事務性等特點，決定了秘書工作的難度和挑戰性，將辦公自動化系統引入秘書工作中，能有效提高工作效率。

（一）文字管理方面

在秘書人員的日常事務中，其中一項重要工作就是公文的處理，在辦公自動化系統中，電子文檔取代了紙質文件，電子流程取代了繁雜的紙質傳遞程序，秘書可以利用系統設定好的公文處理流程進行多項事務的處理工作，如對收到的文件進行登記，傳閱，批辦，承辦和歸檔等一系列的處理，需要下發的文件可以在自動化系統中進行擬稿，需要核稿時，文件會自動作為待辦事宜出現在核稿部門的郵箱中。企業領導者可以直接在電腦上進行審核和簽發，整個過程不需要紙張打印，秘書也不需離開辦公室即可完成，不僅節省了辦公成本和諸多環節，同時也提高了公文處理的效率。

（二）信息管理方面

秘書人員的另一項重要職能就是為企業采集大量可利用信息。然而在采集信息的過程中，如果不能做到高效采集，及時報送，信息采集工作往往事倍功半。利用辦公自動化系統就能幫助解決這方面的問題。在辦公自動化系統中，秘書可以通過信息網絡來收集各類新聞熱點信息，同時可以把收集到的信息通過自動化系統及時整理歸總并上傳，還可以通過辦公自動化系統實現個人與個人，企業與企業之間文字、圖表、圖像、語音等信息的資源共享，秘書人員不必離開工作崗位，即能從辦公自動化系統中調閱所需情報資料。

（三）檔案管理方面

辦公自動化系統具有完善的檔案管理模式，以及配套的查詢和借閱流程。歸檔的文件不僅包含原文，而且包含所有的辦理和傳遞過程。將辦公自動化系統融入到檔案管理中后，秘書就能夠對歸檔的文件實行集中管理。不僅能準確地將歸檔文件按照相關管理要求進行分類、整理、編目、保管，還能通過檢索、貯存、備份的環節實現檔案管理的自動化，減輕了秘書人員的勞動強度，有利于歸檔文件的長期保管與有效利用，也有助于檔案管理的進一步開發利用。

（四）會議會務方面

由于會務工作涉及面廣，參加人員復雜，所以秘書安排會議起來常常力不從心，傳統的會議往往在會議室等特定地點舉辦，需要逐一通知，工作量大。而運用辦公自動化系統，可使會議不局限在某一地方，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，不出差即可召開地區性或更大范圍的會議。利用辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，僅需短短數分鐘，辦公化自動化系統便能科學合理地分配會議地點、安排會議人員、布置聲響設備等等，會議過程中還能進行聲音和文字記錄，讓秘書人員輕松應對雜亂繁重的會務工作。

四、幾點建議

（一）健全完善管理制度，應建立辦公自動化系統運行時相關的制度和規定，明確對辦公自動化系統的應用、管理和維護的責任劃分，對秘書人員在使用自動化辦公系統時的系列行為進行規范管理，要求其嚴格遵守相關規定，并履行保密責任，確保企業商業秘密和信息安全。由制度管理來促進辦公自動化系統運行科學化和規范化，使其更好服務企業經濟發展。

（二）人是秘書工作中最重要的一部分，辦公自動化系統終歸離不開作為主體來具體操作的人，這就要求秘書人員對工作的態度須有有一個由被動到主動的發展過程。充分發揮主觀能動性，用積極主動的心態適應變化，熟練掌握辦公自動化操作技術，才更有利于自動化秘書的不斷發展。

參考文獻：

[1]楊雪.辦公自動化在企業的應用探析[J].計算機與信息技術，2010（10）.

[2]穆凡.試談辦公自動化過程中的問題和建議[J].東方企業文化·策略 2011 （10）.