文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新策略研究

鐘群興

摘 要：作為各團體、法定機關(guān)、企事業(yè)單位等在各種活動中產(chǎn)生的各類信息材料，文書檔案具有非常重要的保存價值。隨著時代的發(fā)展和進步，信息化時代背景下文書檔案的整理與保管工作面臨著新的挑戰(zhàn)和新的發(fā)展機遇，本文從當(dāng)前階段文書檔案管理工作中存在的問題分析入手，針對文書檔案整理和保管方法的創(chuàng)新問題進行了研究，提出了幾點創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案；整理；保管方法；創(chuàng)新策略

整理與保管是文書檔案管理工作中最關(guān)鍵的兩個環(huán)節(jié)，這兩項工作完成的是否科學(xué)合理直接決定了文書檔案的管理水平，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案整理方式與保管辦法已經(jīng)無法適應(yīng)新的發(fā)展形勢和各企事業(yè)單位自身發(fā)展需求，在此種情況下十分有必要對這兩項工作進行創(chuàng)新，下面就此問題做進一步探討。

1 新時代背景下文書檔案管理工作面臨的新機遇

其一，當(dāng)前階段的網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)發(fā)展得較為成熟，在各個領(lǐng)域中都得到了廣泛的應(yīng)用，讓各項工作開展得更加規(guī)范有序，極大地提升了工作效率和質(zhì)量。因此，在文書檔案整理與保管上也應(yīng)積極與現(xiàn)代化計算機技術(shù)進行有效融合，在采用適當(dāng)方法對檔案做分類處理的基礎(chǔ)上引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)開展文書檔案的管理工作[1]。

其二，以往的文書檔案都是以紙質(zhì)為主，以致在文書檔案整理時需要花費大量的人力和時間，工作量大，工作效率低下。對于此種情況，我們大可以在文書檔案整理中充分利用起計算機，實現(xiàn)文書檔案的電子化、數(shù)字化，從而讓文書檔案日后的保管與管理變得更加方便、規(guī)范。

其三，針對文檔文件歸類整理工作新頒布的要求中提出，歸類整理文檔文件時不需要對案卷標(biāo)題做二次擬定，直接可以件為基本單位，這樣一來，直接通過計算機檢索系統(tǒng)就可以將所需文書檔案快速搜索出來，一方面有效規(guī)避了以往人工分類時在檔案歸屬上存在的差異性；一方面切實發(fā)揮出了應(yīng)用計算機對文書檔案進行現(xiàn)代化、數(shù)字化管理的優(yōu)勢，讓文書檔案的整理、保管與調(diào)用更加簡單、快捷。

2 創(chuàng)新文書檔案整理與保管方法的策略和具體措施

（一）注重文書工作與檔案工作銜接的有效性和規(guī)范性

作為保障檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，文件在文書檔案管理中是關(guān)鍵一環(huán)，所以，文書人員要重視文書材料的立卷歸檔工作，小到紙張的大小和文字格式等細節(jié)性東西都要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；不允許使用紅墨水或圓珠筆、鉛筆對文件材料進行修改、起草和批閱；收發(fā)文件時要進行及時登記，做好相應(yīng)記錄。

（二）在文書檔案的收集工作中要加強各部門之間的協(xié)同合作

相關(guān)工作人員一定要充分對業(yè)務(wù)部門的實際情況以及新工作進行有效了解，加強部門之間的交流溝通，進而有效及時準(zhǔn)確的獲得相應(yīng)的信息。同時還要按照各單位自身的實際狀況，來決定檔案工作的重點以及工作重心，使用切實有效的方式來進行檔案的收集以及整理，確保檔案工作能夠順利的進行。

（三）文書檔案整理方面具體措施

首先，按照A-文書檔案、B-基建檔案、C-設(shè)備、儀器檔案、D-會計檔案、E-人事檔案、F-聲像檔案、G-專門檔案、H-榮譽實物檔案、I-印章檔案九個大類對檔案進行分類[2]。在此基礎(chǔ)上，再根據(jù)材料性質(zhì)的不同將各大類劃分以阿拉伯?dāng)?shù)字為代號的若干屬類，按照從左到右的順序分別為一級屬類、二級屬類、……，以此類推，各屬類間用“.”隔開，最終形成以字母加數(shù)字形式的分類號，且有類設(shè)類，無類空類。這種分類方法避免了按照部門分類時文書檔案分類連續(xù)性會受到部門調(diào)整、工作性質(zhì)交叉的影響。

其次，1998年-2000年間的文書檔案按照“年度—機構(gòu)—問題—保管期限”進行分類整理和立卷。案卷按照本級永久、長期和上級長期、下級長期以及本級短期與上級短期、下級短期的順序排列。基結(jié)構(gòu)模式的構(gòu)成為大類代號+保管期限代號與目錄序號、案卷順序號，其中保管期限代號分為永久、長期和短期合編；2000年之前的檔案多年合編一個，目錄號為A0·1。同時，為適應(yīng)辦公自動化要求，可對文書檔案采取單件歸檔的方式，對于每一年的文件材料的不同保管期限，應(yīng)分別從“1”開始編定流水號，保管期限分為永久和長期、短期三種，其中先按照上級文件材料和本級文件材料與下級文件材料的區(qū)別進行分類，之后再根據(jù)年度按照保管期限進行分類；在文件材料排列上，處于同一保管期限內(nèi)的要先以問題排列的方式排我院文件，然后再按照發(fā)文單位和文號順序排列那些內(nèi)設(shè)機構(gòu)文件，最后再排列上級與下級文件材料。另外，根據(jù)最新規(guī)定，可將文書檔案的保管期限劃分為永久和定期兩類，在定期之中再以30年、10年為標(biāo)準(zhǔn)采取標(biāo)時制。

最后，在文書檔案裝訂時可把一份文件當(dāng)做一件，把請示和批復(fù)裝訂成一件，此時，若文件過于厚重，可將其分成兩件進行裝訂。另外，針對正文與附件、來文同復(fù)文、正本與草稿也可根據(jù)實際情況采取分開裝訂的方式。需要注意的是，分開裝訂時的排序一定要將它們集中放置于一處。對于那些立檔工作完成之后歸來的文件，不需要改動前面已經(jīng)編好的檔案號，可直接將其放置于最后；一般情況下使用不銹鋼訂書釘進行裝訂，當(dāng)文件檔案過厚時再使用三針法線裝的方式。

（四）文書檔案保管方面具體措施

應(yīng)用計算機輔助明確保管歸檔文件期限的辦法經(jīng)常會應(yīng)用到抽詞比較這種方法。可在每年年底以及月末成批處理，能夠應(yīng)用隨辦隨歸的方法處理單份文件。

首先，對歸檔文件的文種、內(nèi)容以及責(zé)任者的詞表進行編制，其一，根據(jù)以上分值給眾多詞條進行給分，詞部分詞條可以提前列出一些，剩余部分在實際錄入過程中由計算機系統(tǒng)應(yīng)用自學(xué)的方式構(gòu)建詞表。其二，明確列出歸檔文件的主題詞，并將其明確的規(guī)劃成兩個檔，分別為一般檔和重要檔，同時還要明確相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。其三，明確列出眾多歸檔文件的具體分?jǐn)?shù)以及文種。

其次，按照現(xiàn)行文件的實際格式，明確相應(yīng)的模板。例如，模板一：內(nèi)容和文種；模板二、責(zé)任者以及內(nèi)容和文種[3]。明確模板的主要目的就是計算機可以方面的進行自動抽詞。

再次，編制程序。主要內(nèi)容就是把電子文件中的詞表與各段進行比較，如果文種、內(nèi)容以及責(zé)任者相一致，那么就需要抽出，同時明確對應(yīng)的分?jǐn)?shù)。然后，在將分?jǐn)?shù)進行匯總。

最后，形成電子文件之后，在實現(xiàn)設(shè)計的程序中進行運行，按照實際匯總分?jǐn)?shù)，明確相應(yīng)的保管期限，然后讓工人對保管期限進行審核，看其是否準(zhǔn)確。

3 結(jié)束語

文書檔案對于各企事業(yè)單位、行政機關(guān)來說具有十分重要的保存價值，是很多工作開展的必要參考依據(jù)，為此，在新時期應(yīng)積極對文書檔案整理與保管工作進行創(chuàng)新，切實提升文書檔案管理水平與工作效率。

參考文獻

[1]張華.談文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新[J].赤子，2014（7）：203-203.

[2]陶英雪.談文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新[J].科學(xué)與財富，2013（12）：291-291.

[3]林玉杰.論述文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新[J].華章，2014（14）：342-342.