論高校實物檔案管理存在的問題及對策

摘 要：高校實物檔案是凝結高校歷史記憶、展示高校發展歷程、傳承高校文化精神的重要物質憑證，各高校要重視實物檔案的管理，加強檔案人員業務培訓，強化實物檔案的收集、整理、保管、提供利用等工作，逐步拓展實物檔案歸檔范圍，規范實物檔案管理辦法，并結合現代化信息技術，不斷發掘高校檔案館館藏藏價值，為本校乃至全社會提供服務。

關鍵詞：高校；實物檔案；管理

高校實物檔案的管理工作包括實物檔案實體管理、信息管理及實物檔案的宏觀管理工作。近年來，高校實物檔案管理研究取得了豐富的成果并不斷走向成熟，但仍存在著一些問題。這些問題一方面影響高校實物檔案管理工作的發展，另一方面影響高校檔案館的公眾形象。因此，高校檔案管理工作人員需要更深層次的理解實物檔案所賦予的意義，并對其進行妥善的整理與保護，更大限度的發掘其內在價值、豐富校園文化。

1 高校檔案館實物檔案概述

高校實物檔案是高等學校在實踐活動中直接形成的，具有原始記錄性的非文本信息。高校實物檔案類型多樣、載體豐富、規格不一，包括獎狀、獎牌、獎杯、榮譽證書、印章、名人字畫、各校贈送的紀念品、校徽、雕塑等具有明確或者隱含信息的物體。

從歷史的角度來說，高等學校隨著社會發展而不斷發展，能夠見證高校發展印記最為直接的證明就是高校的實物檔案，高校的校徽、校牌的更新就是高校發展歷程的實物憑證。從哲學的角度來說，高校實物檔案是直接形成的，具有本源特征。高校實物檔案是為了某個目的而形成的，能夠反映高校歷史實踐活動的真實性與目的性，也因此更具有說服力。

高校實物檔案的管理工作屬于高校檔案館發展的重要部分，是高校工作不可忽視的一個重要環節。再現高校的發展，豐富高校的文化，實物檔案的管理工作發揮著至關重要的作用。

2 高校檔案館實物檔案管理問題

2.1 高校實物檔案宏觀管理問題

2.1.1 高校實物檔案管理規章制度不夠完善

高校實物檔案的管理工作要在相應的規章制度指導下，才會有方向、有目的、規范化地進行。目前，多數高校檔案館沒有根據自身的具體情況，制定相應的高校實物檔案管理辦法及高校實物檔案整理標準等相關性的約束性的文件。約束性文件的制定能促進高校實物檔案管理工作規范化、標準化進行。從而，提高高校檔案館實物檔案管理工作效率。

2.1.2 高校檔案館資金不夠充足且檔案專業人員缺乏

社會普遍認為高校的主要工作就是提高教學水平、加強科研能力，實物檔案的管理工作只是輔助性的，甚至是無關緊要的。因此在實物檔案管理工作方面分配的資金不夠充足，只是基本滿足實物檔案管理的一些日常工作，如果出現突發狀況，便無計可施。而且，高校檔案館普遍缺乏專業性的檔案管理人才，從某學院分配的檔案工作人員來看，檔案館里只有兩位正式的檔案工作人員：一名館長和一名副研究館員。由此可見，高校檔案館檔案工作人員缺乏。

2.2 高校實物檔案實體管理存在的突出問題

2.2.1 收集問題

2.2.1.1 檔案兼職工作人員對實物檔案的內在價值理解不夠深刻

實物檔案的收集需要各個部門良好的配合與真誠的合作。任何實物都是在一定的場景下產生，也就是說任何實物都具有在場性，檔案兼職工作人員在思想上對實物檔案所賦予的信息與意義理解的不夠全面、不夠深入，因此可能造成實物檔案的丟失、缺損等問題。

2.2.1.2 不同性質實物檔案形成的時間不一致，導致了收集的困難

高校實物檔案中，獎勵性質的實物檔案數目居多，如錦旗、獎狀、獎牌、榮譽證書等。這類實物檔案充分證明了高校及各部門在工作中所取得的成績，但具有獎勵性質實物的申請、鑒定、批準需要一段時間，因而高校檔案館無法知道哪些部門會在哪個時間段產生哪些實物檔案，而且有些部門認為其是對自己工作的肯定，同時為了方便利用，應歸本部門保管，因此很難準確獲取所要歸檔的實物檔案。

2.2.2 保管問題

2.2.2.1 庫房設施不盡其用

一般情況下，高校檔案館庫房中存有加濕器、空調、除濕器、防磁柜、以及記錄溫濕度的儀器等設備，保管實物檔案的設備基本齊全，但是有些設備經常閑置。在實物檔案的管理過程中，工作人員在重視收集的同時也應重視實物檔案的保管，其中庫房條件是保管的重要內容之一。

2.2.2.2 實物檔案裝具有待完善

目前，大部分高校實物檔案與紙質檔案的保管方法類似，都有序的擺放在檔案密集柜中并沒有相應的實物檔案裝具。但有些重要的實物檔案必須謹慎保管，配備相應的檔案裝具，如名人字畫，榮譽證書等都應該裝入相應的檔案盒中，減少在利用和挪動過程中的磨損。

2.2.2.3 實物檔案的保管方式比較封閉

多數高校實物檔案和紙質實檔案存放在一個庫房中，沒有專門的實物檔案存放室。由于大部分實物檔案存放在密集柜中且基本是平整疊加的存放，這就使檔案工作人員不能直觀的看到實物檔案的相關情況，在查找利用實物檔案時，需要挨個翻看，費時費力且影響實物檔案價值的實現。

2.3 高校實物檔案信息管理存在的問題

2.3.1 高校實物檔案的利用率較低。

高校實物檔案的陳列方式及裝具都會影響實物檔案的利用，但高校檔案館保存實物檔案的庫容量不夠也沒有足夠的檔案裝具來陳列這些實物檔案。而且，高校檔案館每年收集的紙質檔案較多，對紙質檔案利用的重視程度遠遠超過對實物檔案利用的重視程度，這也會影響實物檔案的利用率。實物檔案的利用是多數高校實物檔案管理工作的薄弱環節，高校檔案館應提高對實物檔案利用的重視程度，充分發掘實物檔案潛在的價值。

2.3.2 高校實物檔案的編研成果不夠豐富

檔案館的編研工作，是以館（室）藏檔案為主要對象，以滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內容的基礎上，編寫檔案參考資料，撰寫專門著述，它屬于實物檔案信息管理的一種方式。多數高校檔案館編研重點放在文件匯編、政策法令匯編、專題檔案史料匯編上，檔案的參考資料也更為側重文字編寫，關于實物檔案的匯編甚少。因此，高校應注重實物檔案的編研工作，使其成為高校檔案館的一種特色。

3 高校檔案館實物檔案管理對策

3.1 完善實物檔案管理規章制度

高校檔案館應根據《中華人民共和國檔案法》與《高校實物檔案管理辦法》，結合實際情況，制定相應的實物檔案管理方面的規章制度，這樣有助于實物檔案收集、整理、保管、利用工作的規范化地進行，有助于提高實物檔案管理水平，有助于實物檔案信息更好地為學校、為社會提供全方位的服務。

3.2 加強高校檔案隊伍建設、增加經費投入

相對于繁雜的檔案整理工作來說，高校檔案館的工作人員嚴重缺乏，尤其是檔案專業工作人員缺乏。高校檔案館的工作強度應與檔案館工作人員的數量與質量相適應、相匹配，高校領導應增加檔案館的工作人員，招聘一些檔案學專業的人才，以確保高校實物檔案整理工作地順利進行，提升檔案館的服務水平，提高高校檔案館的公眾形象。高校還應增加對檔案館工作的資金投入，使檔案館的資金可以合理地流動，不會發生資金斷層。充足的資金是進行實物檔案管理工作的基本前提，是實物檔案管理工作的物質基礎。

3.3 規范實物檔案實體管理

3.3.1 收集

實物檔案的收集工作是檔案管理工作的第一個環節，是其余工作程序的基礎，是保證實物檔案安全與完整的重要環節，因此，加強實物檔案的收集工作非常重要。做好實物檔案收集工作可以從三方面著手：一是以各種形式進行宣傳，提高檔案兼職人員在思想上對實物檔案的認識，加強專兼職工作人員的歸檔意識。二是確定實物檔案的收集時間，制定合理的收集方案。如規定各部門每年年底向檔案館送交該部門當年獲得的證書、獎狀、獎杯等實物檔案；各部門給檔案館移交實物檔案時，應填寫移交目錄，一式三份，以便日后核對。三是確定實物檔案的歸檔范圍，以文件形式下發，引起各部門的重視。

3.3.2 保管

實物檔案的保管是指實物檔案的庫房管理與實物檔案在利用過程中的管理。檔案工作人員應創造一個適合擺放實物檔案的場所，盡量確保實物檔案不會因為自然原因而遭到損壞，實物檔案的庫房條件應溫度適宜、設施齊全；檔案館應根據載體的形態購買相應的實物檔案裝具，確保實物檔案能夠得到合理的保護；檔案館還應對珍貴、易損的實物檔案進行拍照，留存實物檔案的照片，在檢索利用時更直觀的查詢到需要實物檔案的基本情況，而且可以減少實物檔案在查找時的自然磨損；檔案館應對實物檔案進行單獨保管，建立實物檔案陳列室，使之成為教育基地，實物檔案大多都是在教學、文體等方面獲得的榮譽，反映了廣大師生的奮斗歷史，把這些榮譽檔案展示出來，可以增加廣大師生的榮譽感和自豪感。

3.3.3 提高實物檔案信息管理水平

檢驗實物檔案工作效率的重要標準之一是檔案資源的開發利用工作的程度。實物檔案具有憑證作用而且直觀性強，因此檔案工作人員應充分發揮實物檔案本身所具有這種特色和優勢，豐富實物檔案的利用形式，主動、多方位地向高校領導、師生甚至社會提供利用服務。

改善實物檔案的利用工作可以從以下四方面著手：一是完善實物檔案的目錄體系，編制多種不同的檢索目錄，從不同角度反映高校實物檔案的保管狀況，為實物檔案的充分利用提供便利的條件，提高實物檔案的檢索效率與利用率；二是將實物檔案匯編成冊，為利用者提供方便；三是建立實物檔案數據庫，建立本校的檔案網站，并及時更新網站信息，實現實物檔案的網絡化利用；四是檔案館應定期或不定期的舉辦展覽，加強實物檔案的宣傳教育工作。

高校實物檔案工作是高校檔案工作中的重要組成部分，反映著對高校檔案的整體管理水平，同時也是各高校容易忽視的部分。高校的實物檔案見證高校發展的各個階段：高校的成立、發展壯大和各校合并，這要求高校檔案工作人員從時間和空間上認識到高校實物檔案管理工作的特殊性和重要性，增強實物檔案工作者自身的責任心和使命感，積極主動地做好實物檔案服務工作。同時，也要及時發現當下高校實物檔案管理工作中存在的情況、問題，并進行不斷創新，努力探索高校實物檔案管理的新模式，促進高校檔案館又好又快地發展。

參考文獻

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作者簡介

張瑞（1990-），碩士學位，云南大學公共管理學院。