中小型企業實施會計電算化原則與問題

王晶晶　楊國有

摘 要：目前，在信息技術發展的大背景下，我國許多的中小企業都逐漸實施了會計電算化。會計電算化有著很大的優勢，但在實施和應用的過程中存在很多問題。本文主要針對中小企業實施會計電算化的現狀進行研究，找出其問題所在，并提出相應的解決措施。

關鍵詞：中小企業；會計電算化；原則

在信息化發展的社會中我國經濟不斷增長，我國中小型企業會計電算化的步伐也在加快。會計電算化所需要的硬件資源、軟件資源以及人力資源在大多數的中小企業已基本具備，因此，購買財務軟件，用會計信息系統來代替傳統的手工記賬在我國的中小企業已是必勢之勢。那么，中小企業如何定位軟硬件系統、如何科學地運用財務軟件以及了解會計電算化原則，是本文重點探討的問題。

一、會計電算化實施的內容

會計電算化，是指把電子計算機和現代數據處理技術應用到會計工作中。相當于用電子計算機代替了人工記賬、算賬報賬、和部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策。它的目的是提高企業財會管理水平和經濟效益，從而實現會計工作的現代化。會計電算化實施的內容可以算是一個復雜的系統，具體分為兩個方面，會計電算化信息系統的建立和會計電算化工作的規劃。信息系統的建立體現在實施人員組織、會計軟件、硬件及環境的購置安裝、新舊系統內容的轉換等方面。同時，要對信息系統實行管理，這包括使用操作管理、人員管理、檔案管理等。工作的規劃要以企業發展的總目標、企業的經營的實際情況、會計電算化的總目標等為基礎，在這基礎上劃分各個子系統，建立子系統之間的聯系和先后順序，明確會計電算化工作目標實現的階段和步驟。最終實現企業經濟效益和財會水平的目的。

二、我國中小型企業會計工作特點

1.企業所有制結構多樣化

隨著我國經濟體制改革及開放的進程，受全球化的影響，我國中小型企業所有制呈多樣化特點，大多數中小型企業是獨資企業、合伙企業、股份合作制三大類，其中絕大多數為民營企業。企業本身的經營管理行為受企業所有者家庭影響較大，時有發生企業行為和個人行為不分的現象。在企業管理上，企業管理者普遍具有家長式管理作風，有的企業家族式特征明顯。

2.會計機構特殊

中小型企業的會計機構設置比較簡單，層次少，分工不太明確，兼職較多，有的私營小型企業沒有專職會計機構和專職的財務管理人員，財務管理、審計的職能由會計機構或其他部門兼管，在一些更小的私營企業中，會計的工作甚至由企業負責人直接包辦了，在家族式企業中，會計人員一般多為企業所有者的家庭成員。使財務的管理體系不能很好的建立并發揮其應有的作用。

三、會計電算化在中小型企業中的意義

1.提高了會計工作效率化，減輕會計勞動強度化

減輕了會計勞動強度化，用計算機處理代替了人工記賬、結賬、報賬的工作。同時，計算機的精確性減少了人工時可能造成的誤差，提高了會計工作的效率。

2.促進會計工作規范化，保證會計核算質量化

實施會計電算化，需要會計人員加強相關方面的技能，學習電子計算機，提高自身素質。不僅要學習企業管理的知識，還要掌握會計工作的業務處理程序。因此，促進了會計工作規范化和核算質量化。

3.強化會計管理職能，提高了會計人員素質

會計人員為了更好地掌握會計電算化會順應社會的發展潮流，學習計算機信息技術，提高自己的素質，并利用計算機的優勢去進行和強化會計管理的工作，如會計預測、會計決策、會計控制等工作。

4.提高了會計數據處理的及時性、準確性和經濟性

電子計算機因其精確性的優勢，減少了人工計算可能出現的誤差問題，能夠高效處理人工無法完成的繁雜的會計信息管理工作。從而大大地提高了會計數據處理的及時性、準確性和經濟性。

四、會計電算化在中小型企業中的原則

1.合法性原則

中小型企業如果要實施會計電算化，不僅要遵循相關的法律法規、會計制度、財務制度，還要遵循會計電算化的管理制度，同時不能同自己企業的財務制度向沖突，要從整體上保證會計電算化實施的合法性原則，如機構設置的合法性、輸入和輸出數據及內部處理的合法性等合法性原則。

2.效益性原則

企業實施會計電算化的根本目的是提高企業的經濟效益，這也是會計電算化的最終目的。在追求效益性的原則時，有一些方面需要注意：站在全面的角度分析，是否具備經濟、技術等條件實施會計電算化；以企業的最終經濟效益為基礎，評價會計電算化是否能夠降低實施的成本、節約企業的流動資金、全面地提供信息、提高企業管理工作的效率和質量。

3.規范性原則

規范性原則體現在管理制度的規范性、設計的規范性、數據信息的規范性等方面。遵從規范性的原則，有利于減少因人工操作導致的誤差性問題的出現，保證了會計電算化工作的準確性，提高了會計人員工作的效率。

4.可靠性原則

如果會計電算化系統不能實現可靠性原則，那么，該系統便不能投入到實際使用的過程中。因此，可靠性原則是會計電算化實施的關鍵。但是，有很多方面的問題對會計電算化的可靠性產生影響。因此，要保證輸入數據和操作的準確性。要有完善的管理制度和技術方法，保證安全性。此外，還要保證一定的擴充性，能夠對系統的修改和擴充輕松便捷地進行。

5.系統性原則

系統性原則是站在整體、全局、關聯、發展等角度上來幫助會計電算化工作的。在實現系統性原則時要注意一個問題：注意內部與外部相互聯系的問題，明確會計部門企業的一部分，與企業其他部門是相互聯系著的，要從整體上考慮企業各個部門進行會計電算化的工作，做到信息共享。此外，要把局部目標同整體目標相互結合起來，分階段的完成會計電算化的子系統目標，但是在進行子系統工作時要有立足于全局的眼光，保證整個會計電算化系統的質量和效率。

6.易用性原則

會計電算化系統可以說是一個人機互動的系統，它面向的使用者是會計人員，因此要實現其易用性原則。簡單來說，易用性也就是易操作性，它是使會計人員在友好界面，清晰簡單的操作下，進行會計信息管理工作，易用性使得使用者快速掌握會計術語等相關技能。

五、中小型企業會計電算化存在的問題

1.企業管理層意識淡薄

企業管理層意識淡薄，是中小型企業會計電算化存在的問題之一。大多數中小企業由于企業原始資本積累有限，缺少擁有成熟技術的財務人員，并且長期采用傳統的手工會計，在此基礎上很難形成規范、系統的管理。更重要的是企業的管理層意識淡薄，他們認為企業追求最大化的經濟效益，實施會計電算化要從這些方面著手，增加企業的電子辦公設備和會計人員。但是這樣一來，反而是增加了企業的成本，相應就會減少企業應得利潤。所以，中小企業的管理者一般不采用會計電算化，或者只是采用其中一部分職能進行工作。但是，這樣做的結果既不能真正做到減少企業成本，也不能充分發揮會計電算化信息管理的作用。

2.會計電算化缺乏專業人才

會計電算化既然是以電子計算機信息技術為載體，就要求其操作人員要兼有計算機技術和會計知識。但就目前的現狀看，很多企業沒有完善規范的管理制度，對會計機構的設置較簡單，造成會計人員職責不明確，同時沒有足夠的資金，造成有些小企業無法建立會計部分，加上中小企業很難去吸引高素質人才。這些原因直接導致大多數中小企業的會計電算化缺乏專業人才。就算企業有會計部門，也對其會計人員進行短期的技能培訓，但是，很多會計人員還是只學到了表面的皮毛而已。他們的綜合素質水平普遍不高，不能熟練操作計算機對企業的財務數據進行分析，財務管理水平因此長期處于低水平當中，嚴重會影響到企業的相關決策。

3.會計電算化安全機制有待加強

當今計算機網絡技術不斷向前發展，其存在的網絡安全問題和漏洞也在不斷增長。在這樣的背景下，中小企業本來資金不足，對電腦硬件設備投資較少，也缺乏專業的人員進行定期地維護，因此，會計電算化在網絡信息安全方面必然存在著較大的隱患，這表現在容易受到計算機病毒的攻擊和網絡黑客的攻擊，或者因為計算機設備缺乏，在一臺電腦多用的情況下，病毒容易侵蝕感染，導致系統崩潰，從而丟失重要的企業會計數據。因此，會計電算化安全機制，要順應計算機網絡信息技術的發展，不斷的加強自身的安全機制。

4.缺乏適合的財務軟件

盡管大多數中小型企業的管理層有實施會計電算化的意愿，但往往事與愿違，市場上不是缺乏專門針對中小型企業適用的規范軟件，就是有適用的軟件，軟件自身總是有很多缺陷，如缺少系統整合性和靈活性，金碟、用友等軟件就是很好的例子，盡管被中小型企業喜愛，但缺乏系統整合性、靈活性、缺乏預測、分析和決策的功能，使得中小型企業常常頭疼。市場上雖然存在很多優質的專門針對大中型企業的軟件，如德國的軟件。但是這些軟件比起金碟、用友等軟件來說，實施成本高，對計算機有較高的硬件要求且實施過程復雜、周期長。這是中小型企業難以承擔和接受的。

六、中小型企業應用會計電算化的解決辦法

1.轉變思想，提高電算化意識

要成功順利的在各個中小企業實施會計電算化，就要轉變思想，提高會計電算化的意識。充分認識到實施會計電算化是企業生存和發展的必然選擇，要破除傳統的眼光，從整體的眼光看，把企業的各個部門協調管理起來，但要認識到企業財務管理的重要性，對電算化的內在本質要有更深層次的認識與理解，要以提高財務管理水平為目標，樹立適合企業發展的管理經營的理念，不斷加強管理工作，充分發揮會計電算化在企業管理中的作用。

2.加強人員培訓，提高企業人員電算化能力

中小型企業會計人員如果不能掌握熟練的計算機信息技術，和專業的會計知識，實施會計電算化就是十分困難的，而會計電算化對中小型企業的生存和發展如此重要，該類企業的管理者應該改變思想，對外積極引入高素質的會計人才，對內部的跨級人員開展定期的技能培訓工作，進行定期的考核，以培養優秀的會計電算化的人才為目標，有利于企業長遠利益的發展。在提高中小企業會計人員技能水平的同時，會計人員自己也要樹立提高電算化技能的必要性，認清自己，不斷學習和練習電算化技術，改變以往不規范的賬務管理模式，積極主動參加企業開展的各種技能培訓和講座，參加定期的技能考核，以達到專業的會計電算化的要求為目標，從而在會計電算化工作中，采取專業、高效的財務管理模式。

3.加強電算化網絡安全

在計算機網絡信息技術不斷發展的同時，也必然存在著網絡安全的風險問題。會計電算化既然是同電子計算機技術相結合，那必然逃不開網絡安全危機的威脅，必然存在著安全隱患。因此，要預防和確保財務信息的安全，中小企業應投入資金和技術，對已有的電子設備進行信息系統的更新和維護，請專業的人員進行硬件管理與升級的工作，要避免一臺機器多用的情況發生，對會計人員來說更應該配備專門的工作電腦并設置密碼，制定會計信息的及時備份制度，從而避免病毒的傳播感染導致系統崩潰，或者感染后不至于損失會計信息數據。

4.選擇適合于中小型企業的財務軟件

如果要實施會計電算化，就要從中小型企業自身的經營發展的實際出發，要充分利用現有資源，最大化的發揮其作用。要加大對會計電算化的資金投入，對市場上存在的財務軟件進行甄別，選取適合于中小型企業發展的優質財務軟件。

（1）在開發過程中要突破通用性的界限

在對財務軟件進行開發設計時，軟件的開發設計人員，不能單純的以追求市場，追求經濟效益為目的，而一味地去實現財務軟件的通用性。這是不利于提高軟件的市場競爭力的，也不能真正做出服務型軟件，因此，軟件的開發設計人員應該結合目前各種類型的企業的具體需要，從而去設計一款真正為企業財務管理服務的財務軟件。

（2）加強會計軟件本身界面的友好性、易用性

在設計財務軟件的時候，除了考慮市場考慮各類型企業的需要外，軟件開發人員更要設身處地為使用會計軟件的從業人員考慮，綜合起來考慮設計有利于提高財務軟件的核心競爭力。要加強會計軟件本身界面的友好性、易用性。這樣才能從用戶體驗的角度出發，讓用戶在較短的時間內，掌握軟件，使用軟件更輕松，便能促進工作效率的提高。

（3）建立一個統一的數據標準，完善進入和退出機制

盡管各方對財務電算化系統的數據進行多年的努力，但是由于各種原因的存在，至今也沒有對財務電算化系統的數據形成一個統一的數據標準。沒有一個統一的數據標準，對于中小企業來說是很頭疼的事情，因為中小企業是正在成長壯大的企業，當前用的財務軟件雖然適合，但是等到中小企業實力不斷增強，業務增加的時候，以前適用的軟件就不適用了，就必須換另外的財務軟件，但是存在一個問題，當企業轉用其他軟件系統的時候，之前已有的企業數據能否順利地轉移過來就是一大難題。所以，針對沒有統一的數據標準的問題，軟件開發商應立足長遠， 樹立好信譽，要在用戶需要時及時提供標準的財務數據文件。相關各方也應為建立一個統一的數據標準而努力，并完善進入和退出機制。

總而言之，就會計電算化在我國各個中小企業實施的現狀同國外的會計電算化的現狀來看，還是處于初步發展的階段，因為起步比其他國家晚，所以還在一直探索當中，努力尋求適合于我國國情的會計電算化。可以相信，在信息社會中，會計電算化已成為了提高管理現代化水平，提高中小企業財務水平，促進會計自身改革及發展的必然要求。因此，對于中小型企業的管理者來說，應該從整體、全局、長遠等角度來看待會計電算化，要積極主動地實施會計電算化，才能幫助企業實現長遠效益的目標，穩定健康地成長發展。基于此，還沒有實施會計電算化的中小型企業要順應時代的發展，加快實施的步伐。如果要違背時代的發展，拒絕實施會計電算化，將會是一個很大的損失，只會不斷僵化，最后只會走上被社會淘汰的道路。

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作者簡介：王晶晶（1993.03- ），女，漢，遼寧新民市人，渤海大學管理學院會計系，會計學專業，本科生；楊國有（1970- ），男，滿族，遼寧北鎮市人，渤海大學管理學院，副教授，本科學歷，研究方向：會計信息化