機關檔案工作需向信息化轉型升級

張寧熙

機關檔案工作是機關工作中一項基礎性、全局性的工作，涵蓋了機關公文、政務、事務、會務等方方面面的工作內容，反映了黨和政府重大決策部署和重點工作任務的形成及實施過程。近年來，為適應新形勢，機關檔案開展信息化建設，

這不僅是客觀要求，更能有效保護原始檔案，優化檔案查閱利用的信息服務功能，提高機關檔案工作管理科學化水平。

抓緊做好的幾項工作

機關檔案信息化建設應抓緊做好如下幾項工作：

一是做好基礎網絡和設備配套工作。在機關辦公內網基礎上搭建檔案專用服務器和存儲陣列設備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉換工具等設備，按照安全保密的要求進行設備軟硬件裝配、網絡及安防布線施工。

二是做好檔案數字化工作。按照國家標準和技術規范做好紙質檔案的整理、掃描、OCR文字識別、圖像處理、圖像存儲、建立條目，將歷年領導講話錄音、會議活動錄像采集并轉換格式，做好檔案數字化過程中的原始檔案保護、檔案數據掛接、驗收和備份，以及檔案數字化成果管理等工作。

三是做好檔案管理和查閱利用系統的網絡化應用開發。做好檔案管理系統應用開發，與機關辦公業務系統實現應用整合，通過接口程序實現電子公文及處理箋等文件的辦結歸檔，實現檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網絡化管理，采用全文檢索技術和數據挖掘技術提高檔案數字化信息資源的查閱利用效率。

需處理好的幾個問題

一是檔案信息化與機關電子政務同步建設問題。將檔案信息化作為機關電子政務建設的重要內容，實行統一規劃、同步發展，是貫徹落實黨和政府加強和改進新形勢下檔案工作意見精神的重要舉措；機關電子政務各個應用系統應建立辦結歸檔接口，與檔案管理系統實現網絡化對接，提高歸檔工作效率，形成機關檔案知識庫系統，實現機關辦公業務信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務能力。

二是檔案信息化與現有檔案工作制度相適應的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應檔案信息化發展要求的機關檔案工作規章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數字化工作流程及規范、數字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應的保密管理制度等，明確檔案信息化與機關檔案工作的職責，優化檔案管理工作流程，徹底改變過去機關檔案工作的老觀念和老思想。

三是正確處理好檔案開發利用和安全保密的關系。檔案開發利用應依法依規，尤其是檔案數字化工作，既要保證檔案數字化工作效率和成果質量，也要防止數字化過程中檔案失泄密、檔案損壞和數字化篡改，在檔案利用工作中，要依據政府信息公開條例和檔案法的管理規定執行，對于不屬于向社會主動公開的申請事項，應嚴格審核申請人的身份和所申請利用檔案的密級與發布層次，按照國家保密管理規定嚴格控制知悉范圍，防止擴大檔案的開放利用范圍，確保機關檔案的安全。

（作者單位：廣西自治區政府辦公廳電子政務中心）