淺議優撫醫院對優撫對象檔案的建立和管理

【摘 要】優撫對象檔案是民政專業檔案的重要組成部分，屬于國家民生檔案范疇，本文結合筆者工作實際，就優撫醫院建立優撫對象檔案的主要內容、現實意義、管理現狀及加強優撫檔案管理的對策措施等方面進行了積極的探索。

【關鍵詞】優撫醫院；優撫對象檔案；管理

優撫醫院作為國家為殘疾軍人和在服役期間患嚴重慢性病、精神疾病的復員退伍軍人等優撫對象提供醫療和供養服務的優撫事業單位，在為這一特殊群體服務過程中形成具有保存價值的各種載體和形式的歷史記錄即為優撫對象檔案，目前全國約有100所優撫醫院，[1]但從整體上看，優撫對象檔案管理水平還不平衡，筆者結合本單位工作實踐，就優撫醫院建立優撫對象檔案的主要內容、現實意義、存在問題和改進措施等方面展開論述，以期促進優撫對象檔案管理工作。

一、優撫醫院建立優撫對象檔案的主要內容

（一）個人信息檔案。

優撫對象個人信息檔案是針對長期供養的優撫對象記錄其從入院到離院期間重要個人信息的檔案材料，主要包括優撫對象的身份信息、入院、離院審批手續和死亡憑證。身份信息材料主要包括有效身份證明、戶口簿、傷殘人員證件、個人信息登記表等；入院材料主要包括民政部門批準的入院通知書、審查材料、優撫協議、入科通知書等；離院材料主要包括離院申請表、社工評估表、審批材料、離院記錄單、財物交接單等；死亡憑證主要包括死亡證明、火化證、公安部門的銷戶證明等。

（二）病歷檔案。

優撫對象病歷檔案是針對住院優撫病人在診斷治療、護理康復等過程中形成的資料總和，主要包括入院手續、住院病歷、病程記錄、醫療記錄、護理記錄、康復記錄、各項檢查單、治療單、出院手續、死亡記錄等。

（三）健康檔案。

優撫對象健康檔案主要指利用為優撫對象義務巡診、健康體檢、榮軍輪養、傷殘鑒定等時機建立的健康檔案，主要包括個人基本信息、體檢報告、重點人群健康管理記錄和其他醫療衛生服務記錄等。

（四）其它優撫業務檔案。

其它優撫業務檔案指優撫醫院對優撫對象管理過程中形成的巡診檔案、護理檔案、康復檔案、健康教育檔案等。這些檔案除了常規的制度職責、計劃總結、會議活動、培訓學習等歸檔材料外，還要涉及以下內容：巡診工作檔案還包括患者隨訪登記冊、來電來函登記冊、醫療巡診滿意度調查表、巡診質量考核標準等；護理檔案還包括護理查房記錄、質量控制資料、論文科研資料、人員技術檔案等；康復檔案還包括康復需求調查表、個團體康復方案、服務記錄、評估結果等；健康教育工作檔案還包括具體的活動記錄、櫥窗板報底稿、聲像宣傳記錄、效果評價記錄等。

二、優撫醫院建立優撫對象檔案的意義

（一）記錄憑證作用。

優撫對象檔案真實記錄了優撫對象的生活、診斷、治療、護理、康復等過程和優撫機構管理、服務工作的運營情況，客觀反映了優撫工作的真實情況和社會優撫史的歷史面貌，是國家對這一特殊群體政策關懷的體現。

（二）政治宣傳作用。

優撫對象本身是愛國主義、革命英雄主義教育的活教材，做好優撫人員檔案管理，充分發掘“紅色資源”的潛能，有利于引導青少年增強愛國主義情懷，樹立社會責任感，促進全社會的精神文明建設。

（三）教學科研作用。

通過對優撫對象檔案的整合分析，可以進一步摸清優撫對象的健康狀況，患者分布、疾病類型、家庭狀況等，有效歸納這一群體的發病、心理和生活狀態，對研究和探討優撫對象康復治療提供教學科研價值。

（四）指導促進作用。

優撫對象檔案是優撫醫院的重要信息資源，在優撫對象檔案的管理過程中，可以洞察醫院臨床和管理等方面的不足，為領導決策提供可靠的信息依據，切實提升優撫對象醫療服務水平和科學管理水平。

（五）推動民生檔案建設。

國家檔案局印發了《關于加強民生檔案工作的意見》，要求各級檔案部門建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整；建立服務人民群眾的檔案利用體系，確保民生檔案造福民生。[2]優撫醫院匯聚了民政工作服務對象，是重要的涉民生部門，[3]建立科學完整的優撫檔案有利于維護服務對象和服務機構的合法權益，對推動民生檔案建設，構建和諧社會具有重要意義。

三、優撫對象檔案管理中存在的問題

（一）重視不足、工作邊緣化，基礎研究薄弱。

優撫醫院管理的優撫對象檔案因服務群體相對較少，目前從民政系統、檔案部門到優撫醫院自身，對該檔案的管理認識跟不上，重視不足，導致這一重要工作邊緣化，大部分優撫醫院未將優撫對象檔案納入工作計劃和績效考核范疇，優撫對象檔案零散、隨意地存放在各業務部門，無專門的管理人員。同時，優撫對象檔案的基礎理論研究極其薄弱，就期刊論文方面，筆者從中國知網只檢索到4篇相關的研究論文，理論研究的落后，使得該檔案的管理者對優撫對象檔案的價值、管理特點、開發利用等認識模糊，對其系統建設缺乏清晰的思路和科學的規劃，極大制約了優撫對象檔案管理實踐的發展。

（二）管理不規范，標準體系建設滯后。

國家民政部、檔案局2010年印發的《傷殘撫恤人員檔案管理辦法》和民政部2011年印發的《優撫醫院管理辦法》都只針對民政部門對傷殘撫恤人員評殘等工作中形成的檔案進行規范，至于優撫對象進入優撫醫院后的檔案管理一直缺乏統一的規范。大多數優撫醫院未建立優撫對象檔案管理制度，沒有相應的管理職責和流程，適用性標準建設的滯后導致優撫醫院對優撫對象檔案管理無章可循、各行其是，在歸檔范圍、格式編寫、保存方式、整理方法、目錄格式等基本業務上都存在分歧，管理比較混亂。

（三）信息化管理水平落后，專業軟件功能缺失。

目前，由民政系統開發應用的優撫信息管理系統，主要是為了加強優撫對象的數據采集和撫恤補助資金的管理，而針對優撫醫院對優撫對象檔案管理的專業軟件開發還屬空白，信息化建設的落后導致全國各優撫醫院對該檔案在管理結構層次上不統一，不協調，自管自用，實現不了整體功能的優化，開發利用水平低下。大多數優撫醫院未實現優撫檔案電子化管理，僅靠手工整理后，利用打印機打印目錄，優撫檔案無法為各項業務活動的健康發展提供有效的信息支持和數據保障。

四、加強優撫檔案管理的對策措施

（一）轉變思想觀念，加強基礎理論研究。

優撫對象檔案是民政專業檔案的重要組成部分，屬于國家民生檔案范疇，民政系統、檔案部門和優撫醫院要更新觀念，充分認識該檔案工作的重要性，梳理分析優撫對象檔案在管理中存在的問題，加強對其價值意義、科學管理、標準規范、開發利用等方面的理論研究，夯實理論支撐。

（二）加強頂層設計，促進標準體系建設。

民政系統、檔案部門要加強頂層設計，盡早出臺適用于優撫醫院對優撫對象檔案管理的業務標準和技術規范，對其歸檔范圍、格式編寫、整理方法、保管期限基礎業務明確規定。同時要認真考慮各歸口優撫對象檔案管理標準的一致與協調，并以標準體系作為標準化工作的重要指南，科學部署，加強監督指導。

（三）完善規章制度，建立健全工作機制。

優撫醫院要將優撫對象檔案管理工作納入醫院建設的總體規劃、制度體系中，建立健全收集、整理、保管、鑒定、利用、保密、統計、銷毀等制度。統籌規劃、探索建立與醫院行政管理、醫療護理、社工康復等運行管理相協調的工作組織和管理機制，科學制定優撫對象檔案管理的工作流程，理順各相關部門的關系，各負其責，有序合作，實現管理的整體性、制度化、高效性。同時，績效考核是一種重要的鞭策工具，優撫醫院要將優撫對象檔案管理納入績效考核，明確規定領導、相關科室、檔案員對優撫對象檔案管理的職責任務，簽訂績效目標考核責任書，實施質量控制。

（四）研發專業軟件，提高信息化管理水平。

電子信息化管理是檔案管理的必然趨勢，民政部門、優撫醫院要投入資金、人力，研發適用于優撫對象檔案管理的專業軟件系統，加快檔案管理信息化建設。一要充分考慮優撫對象檔案的特性和管理要求，軟件系統除了具備信息采集、檢索、統計功能外，還要與醫院的診療服務、科研、宣傳工作互聯互動，實行電子文檔一體化。二要充分考慮各民政口的優撫信息系統之間的協調、統一，既保證內容多元的各類優撫檔案之間的相對獨立，還要將原來多元的檔案材料轉變成綜合性成果，為加強民政宏觀管理創造條件。三要考慮對優撫對象檔案資料所載的信息進行有效分析、加工與輸出，形成一個與外界進行信息交換的動態開放系統，擴大優撫檔案的利用范圍，提高優撫檔案的社會效益和經濟效益。

參考文獻：

[1]龐秀云.對提高優撫醫院檔案工作科學化水平的思考[J].山東檔案，2012（2）：49.

[2]門鴻娟.對社會福利檔案工作的認識[J].黑龍江檔案，2011（1）：95.

[3]余偉.提升規范化管理 加強福利機構檔案工作[J].2015（5）：35.

作者簡介：

孫亞瓊，女，1981年4月生，2009年畢業于寧夏大學，館員，寧夏社會福利院，