電子檔案及檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢

王立奇

多年以來，紙質(zhì)檔案一直是各種檔案文獻的主要載體，因其直觀易用性和可靠性而被廣泛使用，至今仍有很多檔案部門以紙質(zhì)檔案為主。記錄信息量大、種類繁多是檔案部門工作的兩大特色，如果我們依然采用傳統(tǒng)的管理方式，要消耗大量的物力、財力。社會的不斷進步與落后的檔案管理形成了尖銳的矛盾。保管檔案要占用大量檔案室的空間，紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境還有一定的要求，查找檢索起來也非常費時，維護保養(yǎng)也不方便。尤其是需要備份檔案的話，更需要大量的人力和物力，并且人工處理更不可靠。

檔案工作應(yīng)當向社會各界主動地提供科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，使信息的利用者能更快、更容易的獲取自己所需要的相關(guān)檔案資料，提高工作效率，更好地為社會主義建設(shè)服務(wù)。但是老舊的紙質(zhì)檔案顯然已經(jīng)不能做到上述服務(wù)，不能適應(yīng)信息時代下人們對檔案管理工作的需求。隨著計算機的廣泛使用和辦公自動化的普及，電子文檔及影音制品進入了檔案領(lǐng)域。社會的進步，科技的發(fā)展，使檔案的管理、保存、利用也有了新的變化。電子檔案及檔案數(shù)字化的出現(xiàn)更好的解決紙質(zhì)檔案和傳統(tǒng)檔案工作不易解決的問題。能更好地做好信息資源共享和提供更簡單、更快捷的信息資源使用服務(wù)。

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質(zhì)實體，其以后的管理、保存、利用和歸檔都是電子形式，直接進行數(shù)字化操作。

檔案數(shù)字化，是要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在技術(shù)上轉(zhuǎn)化成電子文檔，而電子檔案不需要轉(zhuǎn)化可以直接用于數(shù)字化操作，省去了各種檔案資源轉(zhuǎn)換所需要的人力、物力。所以說，更普及的使用電子檔案能極大地方便檔案數(shù)字化的發(fā)展。

檔案數(shù)字化對比傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢在于主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.提高經(jīng)濟效益。因數(shù)字化管理檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更為方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，讓使用者可以隨時隨地地提取所需要的資料，尤為便利。

3.增強檔案原件保護。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

政府機構(gòu)、社會團體及企事業(yè)單位都在普及使用電腦辦公，越來越多的電子文件逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，逐步地實現(xiàn)了無紙化辦公。辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以電子文檔為主要形態(tài)，那么檔案也自然以電子檔案形式存在。人們可以更快捷方便地查詢、瀏覽電子文件和檔案信息。無紙化辦公，極大的推動著檔案管理工作向數(shù)字化發(fā)展。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也會有一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等都可能會給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。隨之而來的檔案數(shù)字化工作也會在實際工作中遇到各種新問題，這就需要有能適應(yīng)時代發(fā)展的檔案管理人員，能夠使用新技術(shù)、新設(shè)備的專業(yè)性技術(shù)人員。檔案管理部門有必要引進專業(yè)的技術(shù)人員，以便能更好地使用先進的機械設(shè)備和引進先進的檔案管理理念。也應(yīng)該定期地對檔案管理人員進行培訓(xùn)，使檔案管理人員能學(xué)習新近的專業(yè)知識，使之能跟上時代前進的步伐。

檔案管理的辦公化自動化是檔案數(shù)字化發(fā)展的必要條件，從業(yè)人員要熟練地使用計算機網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代化的辦公知識和技能。因檔案工作的編輯、修改、傳遞、復(fù)制環(huán)節(jié)，都跟以往的檔案工作有著本質(zhì)的區(qū)別，所以會給檔案管理人員帶來新的問題。當克服這些技術(shù)上的問題之后，檔案工作將會變得更加方便和快捷。相關(guān)管理人才的引進能保證檔案數(shù)字化工作的高效進行，電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、利用是管理人員的崗位職責，需要保證檔案的真實性和完整性。

現(xiàn)行的無紙化辦公還處在初級階段，紙質(zhì)文檔的直觀性和法律效力的原始憑據(jù)仍是無法取代的，所以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的現(xiàn)象還是普遍存在的。在做好紙質(zhì)檔案工作的前提下，還要做好電子檔案的開發(fā)工作。與發(fā)達國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。今后的檔案管理工作要把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。如檔案信息能夠以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞，那將是一座浩如煙海的資料寶庫。

為此，國家檔案局明確提出，我國檔案管理將“跑步前進”，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

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（編輯/穆楊）