關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

靳永新

摘 要：檔案信息化建設(shè)和檔案信息化，如今已經(jīng)成為了檔案事業(yè)快速發(fā)展的必然選擇。通過黨以及國(guó)家曾指出“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，直到后來國(guó)家檔案局提出的“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為了檔案信息服務(wù)社會(huì)的最好的方法。過去實(shí)行的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)發(fā)生了完全改變，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；實(shí)踐；問題分析

目前全省乃至全國(guó)各地都在搞信息化建設(shè)，從各級(jí)國(guó)家檔案館的館藏?cái)?shù)字化到各單位的數(shù)字檔案室建設(shè)；從電子文中心、電子閱覽室、登記備份中心到農(nóng)村檔案信息共享等，可說是熱火朝天。如何加快檔案館的數(shù)字化建設(shè)及電子檔案的安全保管便顯得尤為迫切。

1 目前檔案部門信息化建設(shè)方面存在的問題分析

從上文可以看到雖然這些年建設(shè)不少的信息化項(xiàng)目，但是由于歷史和現(xiàn)實(shí)因素難免存在不少問題，匯總為以下五點(diǎn)：

1.1 各自為政、散亂小

現(xiàn)在建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)往往是由業(yè)務(wù)部門發(fā)起需求，但是檔案局目前的業(yè)務(wù)范圍還是比較廣，業(yè)務(wù)分散，內(nèi)容繁多，系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)與整合不夠。建設(shè)各自系統(tǒng)的時(shí)候受部門條條框框的影響較大，缺乏統(tǒng)籌安排，導(dǎo)致每個(gè)對(duì)應(yīng)的信息系統(tǒng)都是“麻雀雖小，五臟俱全”，重復(fù)度大。

1.2 費(fèi)財(cái)費(fèi)力，專業(yè)技術(shù)力量簿弱

信息系統(tǒng)有個(gè)特點(diǎn)，需要支撐起ISO標(biāo)準(zhǔn)的7層結(jié)構(gòu)，比如物理層，鏈路層，網(wǎng)絡(luò)層等等一直到應(yīng)用層。這樣每套系統(tǒng)建設(shè)的過程需要覆蓋考慮這些層級(jí)對(duì)應(yīng)的設(shè)備和軟件，為了更好的保質(zhì)保量的完成這些工作，除了購(gòu)買各類設(shè)備之外，在建設(shè)過程和運(yùn)行維護(hù)階段我們還需要配備各個(gè)方面的專業(yè)人才，但是這些對(duì)我們來講都是很大的負(fù)擔(dān)，檔案局普遍情況下是沒有足夠的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員。

1.3 沒有統(tǒng)一規(guī)劃、規(guī)范

每套系統(tǒng)的建設(shè)都有其自身的原始需求，但是在社會(huì)發(fā)展和檔案局業(yè)務(wù)自身建設(shè)的大環(huán)境下，這些需求都會(huì)有個(gè)發(fā)展曲線，呈現(xiàn)從小到大，從低層向高層發(fā)展的趨勢(shì)。往往各個(gè)IT供應(yīng)商都是依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)前階段的要求，沒有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃就容易導(dǎo)致項(xiàng)目剛開發(fā)完畢又落后于實(shí)際需求，最后很多項(xiàng)目就是建設(shè)周期長(zhǎng)并且老是需要打補(bǔ)丁，用戶和開發(fā)商互相都不滿意。

1.4 數(shù)據(jù)安全隱患大

現(xiàn)在各個(gè)信息系統(tǒng)雖然都有各自的存儲(chǔ)設(shè)備，比如大硬盤乃至磁盤陣列，但是用戶方的備份和恢復(fù)措施往往不足，就曾有單位在搬遷機(jī)房過程由于保護(hù)措施不力導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失的事故。目前各單位的系統(tǒng)還是在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或局域網(wǎng)為主運(yùn)行，以后隨著檔案面向社會(huì)，面向公眾的開放必然建設(shè)具有互聯(lián)網(wǎng)的檔案公共資源共享系統(tǒng)，這個(gè)時(shí)候?qū)诳停抉R等等方面的考慮現(xiàn)在還沒有全面的深入開展。

1.5 發(fā)展進(jìn)入死胡同

綜上所述，現(xiàn)在檔案局的信息化部門在工作中發(fā)現(xiàn)越來越受到各個(gè)方面的局限與約束，在建設(shè)規(guī)劃前比較缺乏清晰目標(biāo)，建設(shè)后又沒有有效的客觀評(píng)估。同時(shí)對(duì)于未來如何開展工作缺乏循環(huán)上升的思路。這種情況不僅僅是在檔案信息化存在，在其他地方也很普遍。在美國(guó)的管理信息系統(tǒng)的專家就曾經(jīng)對(duì)將近200多個(gè)公司和部門發(fā)展信息系統(tǒng)的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)做出了總結(jié)，并且提出了信息系統(tǒng)進(jìn)化的階段模式，也就是所謂的諾蘭模型。

2 檔案信息化建設(shè)需要遵守哪些原則

2.1 文檔一體化

這是檔案信息化的基礎(chǔ)前提。同時(shí)也要求我們一定要把檔案信息化融入到辦公自動(dòng)化的總體布局當(dāng)中，和辦公自動(dòng)化融到一起。而且，檔案人員也要盡快融入到其中，并且要指出相應(yīng)的檔案管理及電子文件歸檔方面，真正能夠應(yīng)用的要求。

2.2 歸檔雙軌

這一個(gè)過度的原則指的是紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)型向電子文件。雖然電子文件目前還在大批的生產(chǎn)和應(yīng)用，但他的法律作用和憑證并沒有取代現(xiàn)在已經(jīng)正在廣泛使用的紙質(zhì)文件。有專家曾提出，紙質(zhì)文件和電子文件在很長(zhǎng)時(shí)間里將會(huì)共存，并且根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)政策，電子文件將會(huì)和紙質(zhì)文件一起共存。

2.3 前瞻

檔案信息化建設(shè)最終是為了構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化檔案館，通過信息系統(tǒng)的加工及網(wǎng)絡(luò)傳輸，把檔案資源和檔案管理合理的分配使用。這個(gè)程序需要分層次、分步驟，而且是一項(xiàng)大投資并且十分復(fù)雜的工程。其中硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、開發(fā)軟件、投入數(shù)字化信息技術(shù)等等，都需要十分昂貴的資金。所以，在信息化實(shí)施中，企業(yè)內(nèi)部的檔案館在有限的資金條件下，一定要審時(shí)度勢(shì)，進(jìn)行合理的論證，并且要全力保證軟件配置和開發(fā)在每個(gè)階段都一致，把資金全部用在信息化建設(shè)的重要部分和階段，保證軟件和硬件資源呈現(xiàn)可承性，同時(shí)還可以滿足當(dāng)前信息業(yè)特有的特色和要求。

2.4 實(shí)用

檔案信息化建設(shè)體現(xiàn)在質(zhì)上，而不僅是單純的量上。在建設(shè)檔案信息化期間，檔案館一定要堅(jiān)持實(shí)用原則。不僅要對(duì)館藏檔案目錄數(shù)字化處理，還要有選擇性的對(duì)館藏檔案全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的內(nèi)容形式上下功夫。通過自身特點(diǎn)來滿足社會(huì)不同人群的需求，使自己的信息有著唯一性，最終讓更多的利用者直接選擇你的網(wǎng)站。通過利用者提出的要求，把館藏信息資源逐漸完善成有序、統(tǒng)一的信息資源，把這些合理的聯(lián)系起來，便可以為利用者提供一系列優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 結(jié)語

通常情況下，我們把檔案管理模式變得以檔案實(shí)體保管為主，并且完善成為檔案實(shí)體的數(shù)字化信息，最終向社會(huì)提供服務(wù)為核心的過程，我們稱之為檔案信息化。在這個(gè)過程中，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化、檔案信息的傳遞、接受、存儲(chǔ)和利用的一體化，但這一切都讓檔案管理的模式發(fā)生了徹底的變化。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)指的是，通過數(shù)據(jù)庫的技術(shù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)，把聲像及紙質(zhì)文件這些以往的文件，和檔案館所館藏的文件，系統(tǒng)地構(gòu)建成為一個(gè)檔案信息庫。

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