大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

戴靜嫻

摘 要：在新的時代要要求下，檔案管理工作迎來的新的挑戰(zhàn)。如何才能在大數(shù)據(jù)下將檔案管理的價值提升是值得探討的問題。本篇文章從多個角度分析了當前檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，同時也闡述了大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的機遇。面對新的挑戰(zhàn)，檔案管理工作必須改革自身的不足，將檔案的價值發(fā)揮到最大。本篇文章為檔案管理工作者提供一條新的管理道路，希望能為我國的檔案管理指明方向。

關鍵詞：新時代；檔案管理；挑戰(zhàn)；機遇；價值

從古至今出現(xiàn)了很多新的技術(shù)，無論是哪種類型的技術(shù)出現(xiàn)，都能反映出這個時代在變革。現(xiàn)代社會也出現(xiàn)了一些新的技術(shù)，例如：互聯(lián)網(wǎng)、云計算等等，計算機每天都在產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)一直在變化，不停的輸入以及輸出。以現(xiàn)在出現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準來計算，5年以后，會有130萬ZB的數(shù)據(jù)量出現(xiàn)，而且這些數(shù)據(jù)全部都是電子文件，這個數(shù)量是現(xiàn)在的20倍。如此龐大的數(shù)據(jù)量說明我國正在進入數(shù)據(jù)時代。

1 大數(shù)據(jù)對傳統(tǒng)檔案管理的影響

1.1 管理理念的改變

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作是對檔案進行分門別類的整理，幾乎都已紙質(zhì)檔案為主，像圖書館里書架上的圖書一樣，每一個類別要清晰，并且有區(qū)別有層次，這樣方便進行管理。而大數(shù)據(jù)的理念是將各類檔案信息交織在一起，形成海量的檔案信息數(shù)據(jù)，需要極強的決策能力和信息發(fā)現(xiàn)能力和分辨能力方能勝任，所以我認為是顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理理念。

1.2 工作性質(zhì)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代背景下各類檔案的基本形態(tài)已經(jīng)從過去的那種以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主過渡到檔案的大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的重點并非是要掌握和存貯這么龐大的檔案信息，而是要對這些檔案信息進行專業(yè)化處理以挖掘出其中蘊含的巨大價值，因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何更好地實現(xiàn)檔案管理工作的科學性和效率，是每一個檔案管理者應該思考的問題。

1.3 工作人員需要掌握更多專業(yè)技能

由于大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理工作已經(jīng)不再維持在原來整理紙質(zhì)檔案階段了，為了更好的服務社會，檔案信息將更將方邊被調(diào)閱，將檔案信息數(shù)字化，開放化，多元化，是未來迫切需要的。例如，大數(shù)據(jù)要求采用分布式架構(gòu)進行相關信息的處理工作等，這些都要求檔案管理人員要掌握更多的專業(yè)技能，更新管理理念，才能勝任工作，所以對未來檔案管理人員的個人專業(yè)技能水平要求更高。

2 大數(shù)據(jù)時代促進檔案管理的發(fā)展

2.1 大數(shù)據(jù)為檔案信息帶來很大便利，政府機關單位以及企業(yè)在工作的時候，都會產(chǎn)生很多的文件，文件的數(shù)量在持續(xù)增加，對文件的管理面臨嚴峻的考驗。盡管部門在工作的時候，都建立一個專門的數(shù)據(jù)庫去管理檔案，但是數(shù)據(jù)庫的庫容量不足以保存大量的檔案，數(shù)據(jù)庫更新的節(jié)奏慢，不能適應檔案信息的出現(xiàn)。各事業(yè)單位每天都會出現(xiàn)新的檔案，由于數(shù)據(jù)庫的空間有限，在儲存新信息的時候，就必須銷毀一部分檔案，為新信息騰出更多的儲存空間。銷毀的檔案就不能恢復，而且很多銷毀的檔案都具有較高的使用價值，在銷毀的時候，就使檔案工作有損失，而且是難以挽回的損失。大數(shù)據(jù)的時代為信息保存提供了新的技術(shù)，可以彌補儲存的不足。可以對舊的檔案備份，即使檔案被銷毀，管理人員也可以使用備用文件找回，而且數(shù)據(jù)技術(shù)將存儲的空間擴大，使檔案得以保存。這種儲存方式非常的有效，檔案館中可以引用，即保存了新的信息，又不會丟失舊的檔案。

2.2 大數(shù)據(jù)時代給各類檔案的應用帶來了方便和快捷的優(yōu)勢

由于傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案和各種電子檔案為主，各類檔案的利用基本上處于被動的利用地步，調(diào)取檔案需要花費大量時間和費用，嚴重影響檔案的使用率。大數(shù)據(jù)時代改變了這樣的現(xiàn)狀，由于和云計算技術(shù)的結(jié)合，使得短時間可以調(diào)閱大量信息，不僅提高了勞動效率，也更多的節(jié)省了社會資源，是人類社會進步的重要體現(xiàn)。

3 大數(shù)據(jù)時代背景提高檔案管理價值的對策

3.1 將從事檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，控制管理人數(shù)，避免出現(xiàn)多人管理，無人工作的情況

檔案管理的價值發(fā)揮與管理人員的素質(zhì)有關，因此要提高檔案工作人員的素質(zhì)，這樣才能讓管理工作發(fā)揮更大的價值。因此現(xiàn)在的時代是大數(shù)據(jù)時代，時代在變化，管理檔案的方式也在改變，管理人員要改變傳統(tǒng)的管理理念，而且要有較高的從業(yè)素質(zhì)，以滿足大數(shù)據(jù)要求的前提下，完成處理好檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代下的管理就不能采用手工的方式去管理，應該有新的理念。現(xiàn)在很多高校都開設檔案有關的專業(yè)，為檔案館培養(yǎng)專業(yè)人才。因此檔案館在選擇管理人員的時候，可以優(yōu)先選擇這類有高素質(zhì)，經(jīng)過專業(yè)學習的人才，從而將管理人員的整體素質(zhì)提高。在遇到新的挑戰(zhàn)的時候，以正常的心態(tài)積極應對。

3.2 在采用數(shù)據(jù)手段管理檔案的時候，檔案館可以與國內(nèi)大型的數(shù)據(jù)公司或者是數(shù)據(jù)機構(gòu)合作，使管理人員在工作的時候，可以使用數(shù)據(jù)技術(shù)進行管理。只有將數(shù)據(jù)技術(shù)與管理方式相結(jié)合才能將檔案管理工作的價值提高，而且數(shù)據(jù)應該與管理工作緊密結(jié)合，打破思想以及行業(yè)之間的限制，同研發(fā)公司合作，研發(fā)出一款符合檔案館的進行檔案管理工作的技術(shù)或者是工具。在大數(shù)據(jù)的背景下，一臺計算機已經(jīng)不能完成全部的管理工作，要使用分布式架構(gòu)，同時結(jié)構(gòu)云計算以及儲存的技術(shù)。檔案管理工作不是閉塞的，可以與多方共同合作，使管理工作有新意，而且還能提高管理效率。

3.3 為了滿足大數(shù)據(jù)背景的要求，要在檔案管理工作建立監(jiān)管機制

大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來很多便利，使管理工作變的簡單，而且減輕管理人員的工作壓力，但是同樣也帶來了挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，信息開放，而且人們可以利用信息交流。但是在交流的過程中，會造成信息流失，安全性受影響。因此要在檔案信息上建立監(jiān)管機制，這樣可以讓管理人員加強對信息的保護，保證檔案安全，以免檔案信息在交流的時候，出現(xiàn)泄漏或者是丟失。政府更應該注重對檔案信息的投入，開展檔案信息現(xiàn)代化建設，提高信息化水平。政府對檔案信息管理工作的作用很大，在政府的支持下，我國的檔案管理工作可以更順利進行。因此在大數(shù)據(jù)下政府也要發(fā)揮作用。

結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代已然是信息社會發(fā)展的必然結(jié)果，而這一新的時代也必將加快社會的進一步發(fā)展。作為檔案工作者，要努力抓住新時代的機遇，嚴肅對待挑戰(zhàn)，不斷學習和創(chuàng)新，圍繞企業(yè)的經(jīng)營工作對檔案管理方式和手段進行深入思考、重新認識。充分運用新技術(shù)，在時代浪潮地推動下，更好地開發(fā)和利用檔案信息資源中蘊藏的巨大知識寶藏，使檔案工作創(chuàng)造出更大的價值。■

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