無紙化辦公給檔案管理帶來的利與弊

紀寶輝

摘 要：近年來，隨著科學技術的不斷發展，很多辦公的方式都已經開始向無紙化辦公方向轉變，檔案管理工作也是如此，無紙化辦公的出現給檔案管理工作帶來很大的便利，與此同時也出現了一些問題，要想使得無紙化辦公更好地促進檔案管理事業的發展，就要解決好實際工作中的問題。筆者通過對無紙化辦公的利弊進行介紹，提出幾點解決的措施，僅供參考。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；利；弊

隨著互聯網時代的到來，使得很多辦公的方式得到了改善，怎樣利用好新技術來促進檔案管理工作的發展，是當下應該考慮的問題。隨著無紙化辦公的出現，使得檔案管理的方式發生了很大的變化，管理的效率也得到了很大的提高，要想使其獲得更大的發展，就要針對其存在的問題進行有效的解決。

1 無紙化辦公給檔案管理工作帶來的優點

我國原有的檔案管理方式，都是對紙質的檔案進行管理，不僅工作效率低下，而且檔案信息的安全性也得不到保證，隨著無紙化辦公的出現，使得這一現象得到了很大的改善，不僅提升了檔案信息的安全，而且實現了資源的共享。

1.1 促進了檔案內部的局域網建設。通過無紙化辦公的運用，各企事業單位有了自己的檔案管理系統，可以通過互聯網技術直接對檔案信息進行管理，免去了人工進行整理的階段，使得檔案管理的效率得到了很大的提升，而且使得各部門之間的聯系加強，通過內部局域網的建設，使得檔案管理部門在第一時間接收到信息，可以及時的對檔案進行收集管理，以免單位的查檔使用。

1.2 實現了信息資源的共享。原有的對檔案信息的管理模式，都是被動進行的，沒有發揮到檔案管理的應有作用，隨著無紙化辦公的出現，使得這一現象得到了很大的改善，各部門之間可以通過內部的局域網對檔案信息進行傳輸，可以實現資源的共享，減去了中間查找檔案的時間，使得工作的效率得到了很大的提高。

1.3 信息網絡服務中心的作用加強。無紙化檔案管理工作的落實，使得信息網絡的服務作用得到了很大的發展，改變了檔案部門一直處于被動的狀態，網絡服務中心的加強，使得檔案管理部門可以通過單位的內部系統進行查詢信息，收集與檔案管理有關的數據，使得檔案管理工作的內容進一步的豐富，可以更好地促進單位的發展建設。

1.4 自動化接收系統的建立。無紙化辦公的方法使得檔案管理的工作方法得到了很大的改善，工作人員在遞送檔案時，可以直接發送電子郵件，免去了中間遞送紙質檔案的過程，檔案管理部門通過特定的系統進行接收，免去了中間的環節，使得檔案管理的工作效率得到了很大的提升。

2 無紙化辦公給檔案管理工作帶來的弊端

雖然無紙化辦公使得檔案管理的工作效率得到提高，但是在一些實際的工作中仍然存在一些弊端，有效更好地發揮無紙化辦公的作用，就要把這些問題加以有效的解決。

2.1 工作人員認識水平不高

受到傳統觀念的影響，檔案管理工作一直以來都不被人們所重視，這就使得工作人員的積極性不高，認為檔案管理工作只是對一些檔案進行整理歸檔，忽視了檔案管理工作過的實際作用，再加上領導人員的重視程度不夠，使得工作人員的認識水平不高。無紙化辦公的出現，使得很多工作人員無從下手，而且認為檔案管理工作根本無需這樣，對無紙化辦公的方法也不夠認可，導致在工作中還保持著原有的工作方法。

出現這種現象的原因主要有兩個方面：一是無紙化辦公的發展速度太快。長時間以來工作人員已經習慣了檔案管理的常規方法，讓其迅速的改變，無論是在思想上還是在行動上都適應不過來，而且很多工作人員的技術水平不高，在無紙化辦公的工作效率十分低下；另一方面就是工作人員不是十分相信無紙化辦公的方式，在工作的過程中都對檔案信息進行備份，這樣完全失去了無紙化辦公的作用，而且還極大地降低了檔案管理的工作效率。

2.2 無紙化檔案信息無法保證可讀性

我國傳統的檔案管理方式都是對紙質的檔案進行管理，無紙化的檔案管理都是對電子信息進行管理，這種管理方式極大地方便了工作人員的工作，但是由于技術問題的限制，在很多軟件管理上的問題難以解決，這就會因為一些硬件設施的損壞，使得檔案信息丟失，或者是暫時不可查看的現象，如果這時需要對檔案信息進行查看，就會嚴重影響工作的正常開展。

2.3 難以判斷檔案是否具有原始性

檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現了改動的現象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現更改的現象。

3 解決無紙化檔案管理挑戰的措施

3.1 更新觀念，迎接挑戰

無紙化檔案的出現也就是近幾年的事情，對大多數人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。

3.2 研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整

無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統設備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數字化的信息形態，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件設備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉換成人工能識別的形式。所謂對系統設備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內容存儲的位置可以從一個載體轉換到另一個載體上，其內容卻不發生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。

3.3 制定科學的管理措施

針對電子文件的特點，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調節環境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環境衛生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保證電子文件的持續可讀性，二是防電腦病毒。

結束語

綜上所述，可知無紙化檔案管理在發展的過程中，的確存在著很多問題，其中最重要的是解除無紙化檔案原始性的問題，因為檔案只有具有原始性，才擁有法律效力，否則就失去價值，而無紙化檔案在生成以及使用的過程中，都很容易被更改，破損其原始性，因此如何保護其原始性成為無紙化檔案管理的重點。■

參考文獻

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