制藥企業GMP文件管理的常見問題

李冉

[摘 要]文件是質量管理系統的基本組成部分，涉及GMP的各個方面，是實施制藥企業生產和質量管理活動的重要依據。本文就制藥企業文件管理中的幾個常見問題進行描述，并提出其對應的解決方法，期望能對GMP文件管理工作的改善有所幫助。

[關鍵詞]GMP，文件管理，問題

中圖分類號：F407.72 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0175-01

文件系指涉及藥品生產管理、質量管理的書面標準和實施過程中的記錄結果。對于制藥企業而言，建立規范、嚴謹的文件管理系統，可減少隨意性和口頭性造成的失誤，并可實現企業生產和質量管理活動的可追溯。無論是WHO、歐盟、中國或是美國FDA的GMP（cGMP），均將“文件管理”作為單獨的一部分進行詳細闡述。由此，可見文件管理在藥品GMP系統中的重要性。

文件管理活動包括文件的起草、審核、批準、生效、修訂和撤銷、分發、培訓、歸檔等一系列過程。其中的每一環節的失誤，都可能形成文件管理的漏洞，甚至為整個質量管理體系帶來風險。筆者結合自身實踐和體會，簡要闡述制藥企業GMP文件管理中的常見問題，并提出相應解決方法，以供同行參考和交流。

1 文件的起草與修訂

1.1 文件的變更

無論是文件的修訂、撤銷或是新文件的起草，都需提交變更申請。變更申請的內容應包括需變更文件的名稱、編號，變更原因、變更分類（技術文件變更、重大非技術文件變更）、變更描述等。由申請人主管、相關部門負責人、QA文件管理員、QA主任等審核簽字。這樣做的意義有兩個：一是由相關人員對文件的變更原因、變更描述等重要信息進行審核，確保文件變更的合理性和合法性；另外一方面，將文件的變更信息及審核意見形成書面結果，有利于事件的回顧、追溯。這里很容易忽略而值得注意的是，一份文件的變更可能會關聯到其它文件，如技術標準STP文件（產品工藝規程、質量標準等）等的變更通常會影響到標準操作SOP文件（設備操作、取樣和檢驗等）。那么，怎樣才能保證文件與受影響文件之間的一致性，而避免相互矛盾呢？這就需要在變更申請記錄上添加受影響文件信息，如文件編號、文件標題等，還需相關責任人對其進行簽字確認，并提出計劃完成受影響文件變更的時間。同時，還應及時追蹤相關責任人的工作進度，以確保受影響文件得以修訂。

另外，文件的變更應分級控制。 針對于不同的需變更情況，應采取相應的控制措施。涉及到關鍵生產工藝參數、質量標準等可能對產品安全性、有效性和質量可控性產生影響的文件變更，應啟動文件變更程序。員工應填寫變更申請（包括變更原因、變更描述等信息），并流轉簽字。這里需要注意的是，另一種對產品安全性、有效性和質量可控性基本不產生影響或影響不大的文件變更，如書寫錯誤、錯別字等，可不執行變更管理及文件變更管理程序，但需填寫文件修改記錄，并將原有文件電子版和紙質版（質管部原件、各部門復印件）替換。不可僅是簡單地將質管部留存的紙質原件替換，而不做相應記錄，也不將發放給相應部門的復印件收回。

1.2 需修訂文件的會審

在我們的日常文件管理工作中，常會出現某份文件在批準生效后不久即進行再次修訂的現象。究其原因，主要在于文件在修訂時，未能充分地、大范圍地征集相關部門的需求、建議，而“智者千慮必有一失”，制定人是很難一次性全面考慮到所有問題的。因此，文件的制定者有必要在文件進行初步修訂后，組織相關部門人員對文件內容進行會審，并就討論結果決定是否對文件進行再次修訂，以確保文件的實用性與適用性，從而減少文件頻繁修訂的現象。

2 文件培訓

人員培訓是提高企業員工素質和質量保障的手段，通過培訓可以促使員工掌握必要的崗位技能，清楚怎樣按質、按量且安全地開展工作。文件的培訓更是人員培訓中的重頭戲。而新生效文件的培訓常容易被忽略，或流于形式，而造成員工對文件變更內容的不熟悉，甚至由此導致其工作的失誤。一般情況下，文件批準日期與生效日期之間應至少相隔10工作日，以供制定人對該文件涉及部門的相關人員進行培訓。文件QA應會同人事行政部培訓管理員，對文件培訓進行監督，包括親自參與現場培訓、驗收培訓簽到表和聽課記錄等，驗收合格后應在相關記錄上進行確認，以保證文件培訓工作的做真做實，從而利于文件變更信息的順利傳遞。

3 文件的電子存檔

質管部應以多種方式存檔文件，除保存各類SMP（管理標準）、STP（技術標準）、SOP（操作標準）、SRP（記錄）文件的紙質版外，還應留存其電子版本。電子版本的存檔介質可以是計算機磁盤、光盤、移動硬盤或在線文檔管理工作站等。所有存檔的文件電子版本均應標明存檔日期、存檔人、保存期限等信息。若文件電子版本的存檔介質為在線文檔管理工作站，則僅有經授權的人員有進入數據系統或修改數據的權限[1]。

4 思考與建議

4.1.加強對文件管理的重視程度

我國制藥企業的工藝及硬件水平相對先進，但包括文件管理在內的軟件水平與國際先進水平相比仍有較大差距 。目前，文件管理對于我國制藥企業而言，仍然是較為薄弱的環節。不少制藥企業還習慣于用口頭協商、而非制定書面文件的形式指導生產、質量管理活動，使得出現問題時無法可依、無據可查[2]。然而，作為指導一切生產管理和質量管理活動的基礎，GMP文件的地位不可忽視。我們必須意識到文件在GMP管理中的重要性，建立行之有效的文件系統，制定適合企業的文件管理制度及與之匹配的人員獎懲、考核制度，以期提升員工對文件管理的重視程度，激勵其工作積極性。并將CQI（持續改進）的管理理念運用于文件管理工作中，積極發現、分析、解決問題，全面提升企業文件管理水平[3]。

4.2.文件管理發展的趨勢

文件管理應不斷持續改進，其改進的方向一是簡化，即簡化工作流程，減少不必要的中間環節；另一方面是計算機化，實現文件的無紙化管理[4]。以上兩方面的意義在于：一是實現降本節支，為企業減少紙張浪費；二是工作流程簡化后，可提高員工對文件管理工作的積極性，以及文件使用者的配合度，從而提升工作效率[5]。

參考文獻

[1]Patel K T， Chotai N P. Documentation and records： Harmonized GMP requirements[J]. Journal of young pharmacists， 2011， 3（2）： 138-150.

[2]侯文婷， 楊蒲， 孟麗. 制藥企業的文件管理[J]. 中國藥事， 2014 （3）： 248-250.

[3] 梁毅. CQI 在 GMP 文件管理中應用的探討[J]. 醫藥工程設計， 2009， 30（5）： 27-29.

[4]萬春艷，宮莉萍，孫美華.藥品生產質量管理規范（GMP）2010年版教程[B].化學工業出版社，2014（7）：111-111.

[5]Bust L. Importance of documentation in GMP[J]. ISBT Science Series， 2013， 8（1）： 16-18.