新時期如何做好公路檔案管理工作

李曉琴

[摘 要]隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作在現代經濟社會發展中也賦予了新的時代特點和使命，本為只要探討了新時期公路系統檔案工作者應當具備怎樣的素養。

[關鍵詞]檔案管理；政治素養；科學發展

中圖分類號：G271；F542 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0216-01

隨著信息技術的快速發展，各種現代化通訊網絡、計算機現代化管理也在各個檔案部門開通和使用，檔案管理工作在現代經濟社會發展中也賦予了新的時代特點和使命，作為新時期公路系統檔案管理工作者，只有根據新形勢的需要，做到與時俱進，不斷加強自身的修養，不斷完善提高自己的綜合素質，具備在新時期條件下的綜合檔案工作能力，才能更好地適應現代化的檔案管理工作。

一、新時期公路檔案管理工作者應具備的專業素養

1. 堅定的思想政治素質

檔案管理是一項政治性與保密性很強的工作，檔案管理工作者只有具備高度的思想政治覺悟和良好的工作作風，具有堅定正確的政治方向，樹立科學的世界觀、人生觀和價值觀，才能在檔案管理工作中顧全大局，自覺遵守檔案管理方面的政策法規，確保檔案的信息安全。因此，檔案工作的性質決定著管理工作者如果沒有較高的政治素質和強烈的責任感，就無法擔當這一重任。

2.系統的專業知識素養

檔案學是一項系統性的管理科學，檔案工作也是一項專業性較強的工作，這一工作要求檔案管理人員無論是在檔案的收集與整理，還是在檔案的管理與服務各環節，必須掌握一套系統的專業理論知識和工作方法，才能較好地完成檔案管理工作任務。

3. 精湛的專業能力素質

檔案管理是一項事業也是一門學問。要求檔案管理工作者不僅具有對檔案材料的收集、整理、統計、鑒定和保管的一般能力，而且還要具有適應檔案室建設網絡化、信息化、數字化的特殊能力，這樣才能及時為上級領導進行管理決策提供文獻信息，通過高質量、深層次的檔案信息服務，提高檔案管理質量。

二、公路檔案管理隊伍建設存在的主要問題

1.對檔案管理的重要性認識不足。

檔案管理崗位地位和待遇偏低，學習進修的機會少，專業自我成長和發展的空間不大，缺乏科學合理的激勵和考核機制。日常工作得不到領導重視，造成檔案管理人員欠缺工作熱情，被動應付工作，缺乏創新精神。

2.業務素質和專業技能水平不高。

檔案管理人員專業、學歷、年齡結構和工作能力參差不齊，當前許多單位的檔案干部隊伍，早已是老者無、中者少、青者多的非正常年齡結構。大多沒有系統地接受過檔案管理學、教育學和心理學等方面的基本理論培訓，知識結構不成體系，或者知識面窄，不能強化自我學習促進自身專業成長。

3.干部培訓急功近利。

檔案業務培訓社會化、效益化，由追求培訓效果的急功近利演變為培訓收費的急功近利。盈利性培訓的檔案業務培訓班使得缺乏管理經驗和基本業務技能的新上崗人員如嗷嗷待哺的嬰兒無人顧及。

三、做好公路檔案管理工作的對策

1. 實事求是，確保施工資料的真實性管理

真實是歸檔文件的生命，是工程建設質量檢驗的基點，也是竣工驗收公路工程的關鍵。要想為工程質量評定與質量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實、完整的施工資料，這樣，才能充分發揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據。施工原始記錄的真實性體現在所記錄的事件是確定的某一時間段，與確定地點發生聯系的分項工程或施工工序。施工記錄的時間跨度應與分項工程的具體時間一致。施工數據的完整性體現在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗收的同時驗收檔案的收集和整理情況，確保檔案齊全、真實管理。

2. 制定檔案管理規則，確保檔案在宏觀上的管理

在工程建設之初，為了加強對建設過程中所形成的材料進行收集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達到“ 齊全、完整、準確” 的要求，可依據《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗收辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路建設項目案卷質量標準》，結合具體路段公路建設項目管理的特點，編制相應的《公路檔案資料管理規定》、《公路建設項目檔案分類編號規則》等。在工程實施階段，應結合本路段的具體情況，組織專業人員編制體現本路段的《公路竣工文件編制辦法》，詳細規定檔案資料的收集與整理的內容與質量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質量。通過各項規則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規范、有序進行，切實做到對檔案的整理、收集、歸檔的宏觀管理。

3.嚴把竣工驗收關，確?？⒐n案憑證作用的發揮

在工程項目建設驗收階段，工程技術人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關，嚴格審查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設計變更單的落實情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確?？⒐n案的真實性和準確性，在工程項目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發揮憑證作用。

4.制定制約措施，確保資料的完整性管理

依據《檔案管理辦法》與《竣工資料編制辦法》制定相應的合同、運用法律手段加強檔案資料的管理。在合同中應確定參建各方的檔案責任與權利，明確文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數，明確檔案質量及權屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監理也應充分發揮監督職能，監督、審核、驗收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的具體開展中，要實行專項檢查評比，建立獎罰分明的經濟責任制，獎先罰后，以加強參建單位檔案管理的質量意識，以推進優質檔案的形成。

5.制定檔案管理規章制度，確保檔案的制度保障管理

在制定檔案管理規則的基礎上，為了保證各項規則的真正落實，應建立、健全項目檔案管理制度，使項目檔案的分管領導及各部門如建設、設計、施工、監理單位專兼職檔案人員均明確職責，切實抓好項目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符，真正實現“網絡”檔案管理，以保證工程建設全過程各階段檔案工作進程的順暢。

6.加強人員業務培訓，確保檔案的有序管理

檔案管理有序進行的前提是檔案人員需具備過硬的業務素質。但由于現在的檔案管理人員多以兼職為主，專業水平有限，使檔案工作的深入管理受到限制，工程文件資料的形成質量和檔案整理質量也難以保證。因此，工程建設之初，就應對高速公路工程管理人員、監理人員、施工單位人員進行有計劃、有措施、分期分批的業務培訓，使其明確工程項目檔案工作的法規和工程質量標準要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，明確項目檔案的管理分工職責，使他們在增強檔案意識的同時也熟知掌握檔案業務和工程質量標準。同時，采用各種辦法，如獎勵機制，激勵他們積極主動地參與項目檔案管理，在實踐中提高自身的業務素質和專業技能，以實現規范化、標準化管理。

結語

以上是我結合自己的工作，對新時期公路系統檔案工作者應具備的素養的幾點思考，總之，在科技進步今天，檔案工作的任務、工作環境、管理方式都發生著變化，對檔案工作者的素質要求是多方面和多層次的，檔案管理工作者應站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開拓創新、與時俱進，用多方面的知識武裝自己，使自己成為綜合素質較高的“復合型”人才，為檔案事業做出自己應有的貢獻。0

參考文獻

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