口述歷史檔案的信息化管理探析

席杰

摘 要：隨著近些年國內外對于歷史時間考察研究的發展，人們對口述歷史檔案的需求不斷增加，從而提高了對口述歷史檔案管理的認識?？谑鰵v史檔案的管理研究成為檔案界的難點與熱點。目前，我國口述歷史檔案在信息化的過程中仍然存在一些問題，主要有以下三方面：檔案管理人員的口述歷史檔案管理意識薄弱；口述歷史檔案信息化過程中的資金投入不足，檔案管理的基礎設施較為落后；管理制度不夠健全。針對這些問題，筆者提出了應對策略，希望對口述歷史檔案信息化的實踐工作有所幫助。

關鍵詞：口述歷史檔案；信息化；管理

一、口述歷史檔案信息化的必要性

近年來，人們對于口述歷史檔案的認識不斷深化，國內外學者對于口述歷史檔案的研究也逐漸形成檔案管理學科的熱點，如何科學地認識、開展口述歷史檔案的管理工作，同時成為檔案界的難點和重點。

口述歷史檔案不同于現存的以實物為載體的檔案資料，它有其特殊的存在形態，與現存檔案不僅不矛盾，反而與之相互促進、相互發展、相互補充。一方面，口述歷史檔案是對現存檔案的補充，口述歷史檔案涉及的內容十分廣泛，涉及自然、社會、人文等領域，反映著社會的方方面面。口述歷史檔案的主要載體形式為聲音、錄像，既具有真相，又有畫面和感染力，能夠完整、多角度地反映和呈現社會記憶的原貌，成為現存社會檔案的重要補充。另一方面，口述歷史檔案是對現存檔案進行批判和證明。鑒于此，將口述歷史檔案進行信息化處理，制作成便于保存的電子化信息資料，有利于珍貴史料的保存，同時也是對我國文化延續的一種保護。

然而，口述歷史檔案的采集工作非常煩瑣，涉及各個領域、多個學科，是一項系統工程，必須要制訂一個標準，使口述歷史檔案的收集整理工作科學化、制度化、規范化。特別是在當前的大數據時代背景下，口述歷史檔案管理工作也應在此時順應時代潮流，將口述歷史檔案進行科學的信息化管理。

二、口述歷史檔案的現狀

1.口述歷史檔案信息化管理意識薄弱。口述歷史檔案資源是檔案資源的重要組成部分。盡管口述歷史檔案信息化建設工作取得了一定進步和成績，但由于受傳統思維影響，一些檔案從業者因循守舊、墨守成規，對口述檔案的信息化管理仍停留在傳統的思維模式中，對口述檔案信息化的重要性認識不足，缺乏系統的認識和理性的思考。目前對于口述檔案的了解以及口述檔案重要性的認識尚淺，對口述檔案的開發利用大多數還停留在一般的收集、整理等淺層次的開發上，大量有價值的史料未能得到有效的開發利用。在對口述檔案的保護和利用上，由于各級政府及有關部門缺乏統籌協調機制，個人缺乏口述檔案的開發利用意識，導致對口述檔案的開發、保護與利用工作滯后，嚴重阻礙了口述檔案的開發利用進程。此外，檔案界關于口述檔案的概括還不夠精準，容易造成認識上的偏差。比如，有的人認為口述檔案不具有檔案的本質屬性，缺乏原始記錄性，只能作為一種參考資料保存；有的人雖然肯定口述檔案有開發利用的價值，但對其真實性和合法性仍存質疑。由于政治、戰爭等環境因素的制約和影響，一些重要歷史事件的參與者和經歷者等重要人物隨著時間的推移已經過世，使得搶救保存這些當事人的口述檔案變得十分困難。

2.口述歷史檔案信息化基礎設施相對落后?？谑鰴n案信息的采集、整理、保管需要通過專業的信息化設備來完成，這就對口述檔案采集、整理的設備投入提出了更高的要求。另外，在口述檔案信息化管理的過程中，設備、硬件、軟件系統、技術等方面的配套，仍然需要投入大量的資金，同時還需大量資金支持維護與更新。目前各地檔案館經費相比于其他部門相對較少，缺乏專業的硬件設施，很多地方都沒有劃撥專項資金進行口述檔案的收集整理工作，由于硬件和軟件條件的缺失也一定程度上影響了口述檔案的收集效果，成為制約口述歷史檔案信息化發展的主要因素。除此之外，由于設施不齊全造成口述歷史檔案信息資源的整合技術相對落后，導致口述歷史檔案信息的安全防護性能較低，對整個口述歷史檔案信息造成威脅。

3.口述歷史檔案信息化管理體制不健全。現在我國口述檔案信息資源缺乏統一的保管部門和必要的法律規范，使得大量具有歷史價值的口述檔案散落在各地，不能形成有效的統一利用。盡管各地檔案館已經建立和完善了與檔案信息管理工作相關的規章制度，但是在實踐過程中，由于對規章制度的操作性不強、監管不嚴等原因，形成了管理體制不健全的局面，進而影響到口述歷史檔案信息化管理。

三、實現口述歷史檔案信息化管理的途徑

1.強化口述歷史檔案信息化管理的認識?？谑鰵v史檔案的形成源自人們日常的對話、交流等與語言密切相關的活動，這些行為最平常不過，卻能在話語間對以往所發生的事情進行相互轉告，進而被記錄、整理成為公眾信息并最終形成可供參考的歷史依據、歷史檔案。然而，由于一些有價值的口述信息的發出者與接收者數量、表達能力等因素導致未能最終形成文字信息被傳承。要實現口述歷史檔案管理信息化，首先，應當轉變人們對口述歷史檔案的認識，提高對口述信息價值的辨識度并加以區分、保護。其次，應轉變口述歷史檔案信息化工作的思路，提高歷史檔案整體工作的效率，要從根本上轉變傳統的思想和觀念，通過開展大量的實踐工作與傳統的口述方式進行劃分，深入了解新時期信息化社會的發展對整個社會群體的影響，將口述歷史檔案的信息化作為歷史檔案管理職能改革的重點。最后，要解放思想，充分利用當前科學化檔案管理方法和模式。我國口述歷史檔案的范圍廣、信息量大、內容多，要克服這些困難，只有轉變以往歷史檔案工作的方法、途徑，樹立科學的工作態度，并且建立科學的口述歷史檔案路徑和體系?？傊瑧獜乃枷肷险J識到口述檔案信息化的重要性，從新的角度探索歷史檔案工作中的創新之處，實現歷史檔案信息的完整性，提升歷史信息在當今社會發展中的價值。

2.加大口述檔案信息化設施建設的投入。檔案管理人員應加強口述歷史檔案的分類工作，將具有專業性的口述歷史檔案統一歸檔，按時間或者系統類別進行區分標注。與此同時，在按時間分類的細則下面，還可將檔案按照會議資料、歷史文字資料、歷史人物個人資料等類別進行分別歸檔。如此一來，便能夠最大限度地提升專業性檔案的利用效率；細化口述歷史檔案的分類，做到每類齊全合理。在文書檔案的基礎上適當地增加聲像檔案、專門檔案以及實物檔案，根據不同的需求制作專題編研、開發專題口述檔案數據庫等，進而優化館藏結構，提高口述歷史檔案信息的利用效率。此外，加大資金投入，完善基本設備，配備先進的錄音、攝像等工具，保證口述歷史檔案信息的快速收集和提取，加強口述歷史檔案管理現代化建設，使口述檔案工作更加規范化、科學化，加強基礎設施的建設，使得歷史檔案信息得以有效儲存利用。要堅持全面協調可持續發展，統籌安排好各環節工作，正確處理好各方面關系，進一步加強口述歷史檔案基礎設施建設，拓展歷史檔案的服務領域，提高檔案信息的使用效率，保證檔案事業發展的整體性、均衡性和連續性。

3.健全口述歷史檔案信息化管理制度。在檔案管理工作中，行政管理部門應以相關的規范制度為依據，并作為提高檔案行政效率的必要條件。健全口述歷史檔案管理的規范制度，為整個歷史檔案工作提供組織保證。在確定了“口述歷史檔案”采集標準的基礎上，再制訂“口述歷史檔案接收范圍”“口述歷史檔案鑒定標準”“口述歷史檔案的保管期限”“口述歷史檔案開發與不開放的范圍”“口述歷史檔案機讀目錄數據轉換格式”“口述歷史檔案目錄采集方案”等具體實施細則。此外，建立領導機制，加大建設力度。把加強口述歷史檔案的職業道德建設列入議事日程；建立教育機制，增強建設保證。對各級檔案從業人員進行在職培訓，組織參加有關培訓研討班，或外出參觀學習，不斷提高其政治、業務素質；建立考核標準，定量定性評分。

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