紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理的策略

隨著信息化時代的到來，尤其是計算機技術的全面使用，不同行業以及不同單位等都進入辦公自動化趨勢。檔案館逐漸打破了單一的傳統管理模式，出現電子檔案（electronic record）和紙質檔案（ paper archives）并存管理的現象。在相當長的一段時間內，電子檔案和紙質檔案并存情況將成為歷史發展趨勢。筆者將根據相關工作經驗，綜合分析電子檔案和紙質檔案在管理中的特點和差別，通過對比紙質檔案和電子檔案管理，充分說明紙質檔案和電子檔案并存的重要性，就如何提高紙質檔案和電子檔案管理質量提出針對性的解決措施。

任何檔案信息資源都是以一定的物質形態存儲或者進行傳播的，以紙作為存儲介質的紙質檔案或者以光盤存儲介質形成的電子檔案，不管在古代還是近現代，都具有檔案信息傳播作用。隨著現代科學及時的廣泛應用，檔案信息的存儲方式正在發生著變化，與此同時存儲形式也發生著相應的變化。按照記錄性質所采用的相關設備和技術中，從整體而言，可以歸為以文字記錄為特征的紙質檔案，以數字記錄為特征的電子檔案。根據現階段我國檔案管理的工作基本現狀，紙質檔案和電子檔案出現不同屬性和不同特點，紙質檔案和電子檔案互相依存和兼容，協調發展紙質檔案和電子檔案持續的時間比較長。在紙質檔案和電子檔案并存的時期內，科學合理的管理好檔案工作，使得檔案管理工作趨向多元化發展趨勢。

1.電子檔案和紙質檔案共存的基本現狀

隨著網絡技術的發展，90%以上的文件產生方式均為電子化，電子檔案的產生也變得更為普遍化。紙質文件和電子文件共存是同一份文件依托不同的載體而進行利用，紙質文件和電子文件是一對一存在的，想要實現紙質文件和電子文件可以通過以下2種方式來完成：（1）由計算機生成調子文件，然后通過打印形成紙質文件；（2） 將紙質文件通過掃描手段之后再進行數字化處理，從而形成電子版本。

1.1對電子檔案認識不夠充分，收集不夠完整

電子文件相對于紙質文件而言是一項新生的事物，人們對于電子文件的功能和作用沒有得到充分的認識，尤其是先前比較熟悉傳統紙質檔案管理模式的管理者，沒有及時準變好觀念，繼而將更多的精力和注意力放在紙質文件的管理上，對于電子文件的管理不夠引起重視，最終造成文件資料收集不夠完整情況出現。舉例來說，各個檔案形成部門從計算機形成電子文件，在歸檔時將電子文件打印成紙質文件之后移交給檔案管理部門。但是，當檔案部門歸檔之后，需要對紙質文件進行數字化處理，掃描之后將紙質文件轉化為電子檔案，此舉不僅僅造成了人力物力財力等資源的浪費，還使得電子文件的使用被限制。

1.2電子檔案管理過程中存在一定風險

電子檔案是信息技術的產物，電子檔案不斷豐富了檔案的表達結構和表達性能，而且也把安全性方面會出現的漏洞賦予在電子檔案管理上面。電子檔案在制作和傳輸中帶來方便的同時，還帶來了安全信息泄露的風險。

2.紙質檔案、電子檔案的基本特點

2.1紙質檔案的基本特點

（1）依附性。由于信息與遭踢之間的統一，構成了紙質檔案原始記錄性的特點，此種方式不僅僅體現在存儲介質的原始真實性方面，而且還體現在原始依附性上面。在傳統介質上，載體與信息之間是密不可分的，只有通過依附在紙張上的文字和形式等才能夠了解承載到上面的信息；

（2）耐久性。實踐研究證明，紙張能夠長期保存好檔案文獻。紙質具有很強的耐久性，在一定條件下發生水解反應時，不難發現紙質檔案能夠延長到上百年左右或者上千年的時間；

（3）原始憑證性。從發展過程中來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化過來的，記錄的歷史情況和資料等比較客觀，具有令人信服的憑證作用。

2.2電子檔案的基本特點

（1）豐富性。電子檔案信息存儲具有豐富性特點，電子檔案信息的存儲介質主要是：①磁帶；②光盤；③磁盤等。電子檔案信息中的高密度性特點使得電子檔案信息的存儲量變得越來越豐富，相比起紙質媒體而言，存儲的信息不僅僅能夠簡化各種信息檔案管理環節，而且還能夠保存大量的空間；

（2）生動形象性。隨著網路技術的發展 ，多媒體信息和電子檔案互相融合之后 ，通過視頻和數字代碼等形式來存儲信息的原來形態，不僅僅能夠反映出信息的動態化，而且能夠改變傳統紙質檔案的單一性；

（3）準確性。由于電子計算機具有高效率的信息處理功能，通過記錄代碼或者數組等形式，對信息進行存儲或者編輯處理，從計算機逐漸轉換成可聽或者可視信息，最終能夠廣泛提高檔案信息開發工作中的各種處理能力；

（4）共享性。網絡和計算機技術的發展讓檔案的全方位建立成為可能，電子網絡系統可以隨時更換檔案信息內容，繼而得到最新的檔案管理信息，與此同時擺脫空間和時間的制約，在不同的時間以及不同的地點進行共享成為可能，讓人們能夠從第一時間獲得自己想要的文件資料信息。總而言之，電子檔案有效縮短了查檔案的管理實踐，廣泛提高工作效率，降低工作強度。

3.紙質檔案和電子檔案的主要缺點

紙質檔案的主要缺點表現在：（1）同一實踐和同一地點只允許一個人使用，而不能夠將信息資源共享；（2）投入的人力比較多，工作量比較大且工作效率整體較為低下；（3）相同成果占用的空間比較大，給管理者帶來很大不便，管理手段相對而言比較落后。電子檔案的主要缺點表現在：（1）電子文件可以被修復，可以被復制，但是修復之后不會留下痕跡，也就意味著電子文件的原始性無法得到取證；（2）由于電子文件具有依賴性，所以導致電子檔案不能夠被之間進行觀看和閱讀等；（3）電子檔案的共享性會造成檔案信息的泄露，安全性也不夠高；（4）電子檔案對于環境的抗病毒和抗破壞要求比較高，電子檔案中的存儲介質壽命比不上紙質檔案。

4.紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理的策略研究

由于電子檔案和紙質檔案并存管理是歷史發展的必然，所以在檔案管理過程中需要充分利用好電子檔案和紙質檔案的優勢，避免其劣勢，以期能夠兩者之間互補充，最終提高工作效率。

4.1建立科學合理的管理制度

由于電子文件具有可復制性，所以應該將電子檔案的保護貫穿在電子文件的整個使用過程中。基于此，檔案管理的重點不再是檔案管理本身，而是要通過建立科學合理的管理制度上，從而能夠有效保證電子文件能夠被及時收集，防止信息丟失的情況出現。與此同時，還需要注意電子文件形成之后由于格式的不斷轉換或者載體的不斷轉換，從而改變了自身存在形式。一旦無法確認電子文件的完整性，則需要從收集資料開始就進行相關記錄，從而提供更為有利的利用情況。

4.2提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作相對于其他職業來說在工作環節以及操作程序方面受到規則限制比較多，長期在跟文件資料打交道之后，由于缺乏新鮮感且工作內容單調枯燥，所以缺少新鮮感，在面對重復性的工作內容時，檔案管理工作者出現心理厭倦的情況非常常見。隨著信息化時代的到來，電子檔案的實施，檔案工作將逐漸轉向多元化發展趨勢。在通過舉辦各種講座以及調整基礎知識結構之后，加強計算機和網絡方面的學習非常重要，檔案工作工作人員對于設備的使用和維修能力也該有一定的提高，從而能夠提高自身的服務水平。

4.3改進檔案保管設施。不管是紙質檔案還是電子檔案，兩者皆是以一定的物質形態而存在的，因此需要具備相應的設施來維護其完整性和安全性。紙質檔案中以案卷作為最小的保管單位，其基礎保管設施包括：（1）庫房；（2）卷皮；（3）檔案裝具；（4）卷盒；（5）基礎檔案保管的技術設備等。由于紙質檔案存儲的信息量比較小，再加上形成的案卷比較多，隨著時間的發展，紙質檔案的管理工作會越來越重，因此會給庫房造成巨大壓力。目前來看，對于檔案庫房緊張問題，以新型材料為介質的電子檔案解決了上述問題的存在。電子檔案保管方式相對而言更為便捷，只需要一張小小的光盤或者一個U盤就能夠將檔案信息進行有效管理。因此，相關工作人員只要保管好磁盤或者光盤等，就可以減少庫房的壓力，從而節省了大量的人力物力財力。

4.4采取切實可行的信息保護措施。信息安全技術相對于電子檔案數據的原始性來看非常重要，電子檔案的管理則需要通過以下幾個方面來采取安全保護措施：（1）入口；（2）傳輸；（3）使用等。現階段來看，保護電子文件信息不被刪除或者不被修改的技術途徑主要有以下幾種：（1）數據加密方法；（2）防火墻技術。