人事檔案管理信息化建設(shè)的策略研究

前言：人事檔案的管理對(duì)如今的企業(yè)發(fā)展具有重要的意義，人事檔案的信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展具有極大的促進(jìn)作用，并且人事檔案的信息化建設(shè)，不僅讓人事信息的利用率得到了提高，同時(shí)也促進(jìn)人事檔案管理的轉(zhuǎn)型。因此，相關(guān)的企業(yè)部門(mén)可以通過(guò)提高信息化的管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理的理念、完善人事檔案的管理系統(tǒng)，提高管理效率、加大資金的投入等方式，促進(jìn)人事檔案信息化的管理進(jìn)程。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）社會(huì)體制改革的需要

我國(guó)的社會(huì)正處在轉(zhuǎn)型期，很多行業(yè)的企業(yè)體制也在不斷進(jìn)行改革，因此，為了滿足社會(huì)體制改革的需要，企業(yè)的相關(guān)部門(mén)也要作出相應(yīng)的改變，而人事資源部的人事檔案管理信息化的建設(shè)則是這種改變的重要體現(xiàn)之一。人事檔案的管理中運(yùn)用信息技術(shù)，信息的時(shí)效性則得到了極大的提高，人事部門(mén)只需要借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的查詢，輕而易舉就獲得了企業(yè)內(nèi)所有員工職務(wù)、學(xué)歷、年齡等諸多基本信息，同樣，也很容易對(duì)新來(lái)員工的基本信息進(jìn)行保存。因此。人事檔案信息的時(shí)效性就得到了有效的提高，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息管理，不僅節(jié)約了管理成本，同時(shí)也簡(jiǎn)化了管理的過(guò)程，企業(yè)的管理人員對(duì)于員工的信息能夠及時(shí)了解和掌握，人事資源的人事檔案管理工作得到了有效的提高。

（二）人事信息的利用率得到了提高

傳統(tǒng)的人事檔案管理，都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于員工信息的查詢不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且準(zhǔn)確度也不能得到保證，譬如有些員工已經(jīng)離職，人事部門(mén)卻沒(méi)有及時(shí)撤離其檔案資料。而人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)后，則有效避免了這方面問(wèn)題的發(fā)生，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者人事部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上顯示的數(shù)據(jù)庫(kù)信息查閱和使用企業(yè)員工信息時(shí)，過(guò)程則簡(jiǎn)化了很多。人事部門(mén)能夠掌握到員工的最新信息，人事信息的利用率也得到了很大的提高。

（三）促進(jìn)人事檔案管理的轉(zhuǎn)型

隨著社會(huì)體制的不斷改革，我國(guó)很多企業(yè)的體制也都面臨著改革，人事的檔案管理也處在轉(zhuǎn)型之中。如今社會(huì)企業(yè)的人事部門(mén)，在人事檔案的管理上，重點(diǎn)是開(kāi)發(fā)人力資源，進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置。因此，只有在人事檔案的管理上運(yùn)用信息技術(shù)，才能將簡(jiǎn)約化和標(biāo)準(zhǔn)化處理企業(yè)內(nèi)部的繁瑣事物，在事物的處理上達(dá)到高效率。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略研究

（一）提高信息化的管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理的理念

很多企業(yè)在人事檔案的信息化建設(shè)中建立了相關(guān)的制度，但是只有一小部分得到了充分的發(fā)揮和運(yùn)用。因此，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮作用，對(duì)人事檔案的信息資源要充分利用，面向市場(chǎng)，完善相關(guān)的制度，讓人事部門(mén)的檔案管理工作得到良好的發(fā)展，尤其是人事部門(mén)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，不斷對(duì)其進(jìn)行更新，預(yù)測(cè)管理信息化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，降低管理過(guò)程中出現(xiàn)的損失。除此之外，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在管理人事檔案的過(guò)程中，利用不同部門(mén)之間的資源共享平臺(tái)并且對(duì)平臺(tái)不斷進(jìn)行開(kāi)發(fā)，為人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展提供有效的促進(jìn)作用。

（二）完善人事檔案的管理系統(tǒng)，提高管理效率

隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案的管理在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮的作用也越來(lái)越明顯，也逐漸被人們所重視，尤其在如今信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，人事檔案的信息化建設(shè)是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。人事檔案不僅可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)還能促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供了有效的保障，目前的信息化交流平臺(tái)還不夠完善，人事檔案的信息不能準(zhǔn)確、及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輸送到相關(guān)部門(mén)，相關(guān)部門(mén)的工作效率就大大降低。因此，企業(yè)要完善人事檔案的管理系統(tǒng)，通過(guò)信息技術(shù)加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，提高人事檔案的管理效率。

（三）加大資金的投入

人事檔案的管理離不開(kāi)經(jīng)濟(jì)的支持，這是由人事檔案本身的性質(zhì)和特點(diǎn)決定的，人事檔案管理有時(shí)候需要收集和整理大量的信息，并且還受到時(shí)間的限制，因此，人事檔案的信息化建設(shè)需要投入更多的資金。例如專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)以及軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)上都需要大量資金的支持，因此要加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，則需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人加大資金的投入，在硬件和軟件的設(shè)施上進(jìn)行完善，加快人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。

結(jié)論：綜上所述，在經(jīng)濟(jì)技術(shù)和信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，人事檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為勢(shì)不可擋的趨勢(shì)，相關(guān)的企業(yè)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加以重視，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的管理人才，完善信息化所需要的的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化企業(yè)資源的分配，促進(jìn)人事檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。