檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

檔案行政管理部門在公共事業進步與發展的歷程中扮演著十分重要的角色，伴隨著社會分工的越來越專業化，如何更好地發揮檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用顯得尤為重要。而人事檔案管理作為以檔案為管理、分配與潛能激發為基礎的管理型工作，它能夠為檔案行政管理部門功能性作用的發揮帶來強大的推動力。但立足檔案行政管理部門實際，其仍舊存在多方面的不足。在此背景下，傳統的人事檔案管理工作已無法滿足當下的發展需求，管理使命也無法得到最佳發揮，管理質量日益低下，直接影響到人事檔案管理的職能。鑒于此，對檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用進行分析，將有著十分重要的現實意義。

一、人事檔案管理的社會價值

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，是記載一個人的人生軌跡的有力依據，同時人事檔案也具有法律效用，它的自身的社會屬性決定了它特有的社會價值。通常來說，人事檔案還具有重要的憑證價值和參考價值。無論出于何種情形下，只要發生人事管理活動，就會隨之形成相關的人事資料、信息，當然也需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，如此一來人事檔案就會具有存在和利用的社會價值。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案自身的價值作用也會被某些機構進行扭曲和過分地夸大，而當中的“重記載輕現實”表現也成為了人事檔案管理活動中的一大弊端，為社會大眾所詬病。可見，只有從本質意義上人事到人事檔案管理的社會價值，才能充分發揮其自身的功能效應。

二、檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

（一）有利于樹立正確的人事管理理念。一直以來，人事檔案管理之所以沒有獲得預想的結果，與管理者和員工對人事檔案管理認識不足，理解不透徹有關。管理者在整個管理活動起帶頭作用，是榜樣。因此要落實人事檔案管理到實處首先要解決管理者的認識問題。只有管理者的思想層面達到人事檔案管理這一層，才能將人事檔案管理這份工作做好，并帶動下屬一起承擔相應的人事檔案管理責任。而在此過程中，需要行政檔案行政管理部門的帶動作用。首先，檔案行政管理部門需要大力宣傳人事檔案管理的理念。前期開展有關人事檔案管理的會議，向下屬人員傳達“基于檔案而管理、基于檔案而發展”的部門管理觀念，并發動部門管理層人員向員工宣傳人事檔案管理的理念，使現代化思想深入人心。其根本目的在于更新管理者和員工的看法，樹立準確的人事檔案管理理念。此外，檔案行政管理部門還可以加強人事檔案管理培訓。通過對管理層人員和員工進行人事檔案管理方面的培訓，讓所有員工意識到人事檔案管理的重要性，立足部門未來發展規劃，深入探索一套新的、符合部門實際的現代化化管理模式，促進人事檔案管理建設的現代化。

（二）有利于實現管理制度的創新。要想長久保持人事檔案管理的作用，就必須要從制度體系建設入手，建立一套符合單位發展實際、滿足人事檔案管理實際需要的監控機制。伴隨著市場經濟體系架構的調整，單位的人事檔案管理工作涉及面日益廣泛，工作量龐大，且工作復雜性高。為此，單位可以通過檔案行政管理部門在此過程中的功能作用，對現有的人事檔案管理制度進行改善和升級，以全面提升管理工作效率和實現安全管理。一方面，檔案行政管理部門要高度重視人事檔案管理制度的功能，建立一套考慮周全的管理辦法、規劃管理辦法的操作流程指南，提高制度的實用性，確保人事檔案管理工作的順利開展。其次，檔案行政管理部門的相關人員必須要遵守職業規范，在執行工作時保證制度條例能夠發揮其最基本的功能，以起到加強人事檔案管理的目的，推動管理工作獲得新的發展空間，獲得更大的突破，進而達到強化人事檔案管理效率的目的。

（三）有利于提高管理人員工作意識。社會分工的精細化和專業化程度的不斷提高，給人事檔案管理工作注入了新的思路，與此同時也給管理人員提出了更高的挑戰和要求。倘若檔案行政管理部門仍在采用傳統的人事檔案管理模式，那么勢必會引發管理流程效率低、工作質量不高等問題。根據這種情況，一方面，檔案行政管理對于新聘進來的員工要制定好高標準的管理方案，并且在新員工上崗前進行統一培訓，不僅要培養他們的工作能力和專業能力，還要定期考核他們的技能，確保他們有足夠的技能勝任人事檔案管理工作。此外，在日常的工作流程中，檔案行政管理部門還可以建立一個考核評估系統，對人事檔案管理人員進行分層次檢查考核，對于表現出色的要給與適當的物質或者精神上的嘉獎，以促進員工工作積極性和熱情的最大程度的發揮。

三、結語

綜上所述，社會主義市場經濟體制的不斷調整與完善，向社會各行各業提出了新的要求，各單位必須要高度重視檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用，才能使人事檔案管理工作發揮自身的最佳效用。可見，對檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用進行分析，已是必然。

（作者單位為廣東民航機場建設有限公司）