適應現代化發展的醫院檔案管理

隨著現代科學技術的發展，醫院的信息化建設得以迅速發展，醫院信息系統在醫院管理應用已經越來越廣泛，其作用也越來越大，但醫院的檔案信息化建設還相對的滯后，嚴重地影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用工作。如何使醫院的檔案管理工作適應信息時代的發展，這是我們當前亟待解決的問題。

一、醫院檔案的范疇和規范化管理的必要性

醫院檔案是醫院在各項職能活動中形成，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于這些記錄，是伴隨著工作活動的客觀需要而形成的，因此，無論在形式上還是內容特征上，都表現這些資料的原始性和事實的確鑿性。此外，由于它們真實地反映著醫院工作的歷史和現狀，成為記載醫院發展的寶貴歷史資料，故有著無可替代的歷史和法律憑證作用。

二、現階段醫院檔案信息化的現狀

（一）對醫院檔案信息化建設重視不夠。目前在國內的醫院中，計算機應用已經成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統（mis）和財務系統到完善的醫院信息系統（his）、影像存檔和通訊系統（pacs）、放射科信息系統（ris）、實驗室信息系統（lis）以及局域網管理、辦公自動化等，都已開始在醫院實施和運行。但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施。

（二）檔案管理軟件系統開發相對落后。目前，檔案管理軟件的開發速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發展，尤其是醫院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發展，與醫院的信息系統無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

（三）檔案管理標準化程度低。檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。標準化程度低影響了醫院檔案信息化建設的進程，造成了低水平的重復建設；沒有統一的規范和標準，醫院內部的數據分析不能夠統一，不能實現檔案信息共享的要求，就談不上是檔案信息化管理。

（四）檔案專業人員整體素質有待提高。目前醫院現有的檔案專業人員，一方面是知識結構單一，尤其是計算機網絡技術的應用能力較低，知識面窄；另一方面是缺乏專職的檔案信息管理人員，現有人員工作不安心，主動性和創新性不夠，不適合現代化的檔案管理要求。

三、加強檔案信息化管理的要點

（一）強化電子文件歸檔管理。充分利用醫院網絡資源共享的功能，將上級來文及醫院各處、室形成的文件直接轉換，進入檔案室數據庫。紙質文件歸檔同時，應將同版本的電子文件一并歸檔，同時并入本單位檔案數據庫系統，與醫院辦公自動化同步進行運行。

（二）加強硬件基礎設施的投入，建立標準化、規范化檔案管理體系。依據國家有關檔案信息化建設的規定、規范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽，具有互聯網及內聯網檢索功能。能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足醫院文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。一個通用性強、大多數軟件都能接受的文件信息存儲，交換格式標準，才能保證醫院內部網、衛生系統網、檔案系統網之間檔案信息存儲、交換的順利進行。

（三）加強檔案信息資源傳輸網絡化，實現信息資源共享。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化建設的實現將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用醫院內部網建立檔案信息網站，實行新信息上網發布、電子郵件服務、聯機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務。同時開展檔案信息咨詢服務，為用戶進行定向、定題的交互式信息咨詢，運用現代信息技術對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發，提供更多二次、三次加工的信息產品，拓展醫院檔案的服務功能，提高檔案服務質量。高質量、豐富充足的信息資源是檔案數字化的基礎，是網絡建設的核心。信息資源不足，網絡就如“無本之木，無源之水”。

（四）加強檔案信息技術人員隊伍建設。檔案信息化建設是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。信息技術、網絡技術在檔案領域的應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應該是具有廣博的知識并掌握現代網絡技術的復合型人才。面對需求上的這一變化，首先要做好現職人員的培訓工作，檔案工作人員不但是檔案學、文書學、信息傳播學等方面的專業人才，而且是計算機應用軟件開發、通信工程技術、信息網絡、信息管理、數據庫生產和服務、辦公室自動化及計算機輔助設計技術等方面的專業人員。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，才能適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。

（作者單位為臨沂市蘭山區社會保險事業管理辦公室）