管理類檔案歸檔常見問題探析

企業檔案管理對企業起著一定的作用，而企業的科研檔案更是一個企業數據的重中之重。在對檔案進行一些規范化的管理的時候，能夠對企業的現狀做出一些了解，對當前的一些醫療工作可以做出一些改進，提高企業的科研水平。但目前，我國對于科研檔案歸檔的管理還存在一些問題，該文就是通過對企業科研檔案歸檔管理問題，做出一些對策的分析，希望能夠為我國的醫療事業做出一定的貢獻。

本文介紹了企業管理類檔案的概念和來源，論述了企業管理類檔案的整理職責、原則、方法和步驟，同時簡述了電子文件的歸檔整理。

一、管理類檔案歸檔現狀

檔案按照產生源可分為外部生成的檔案和內部生成的檔案兩大類。外部生成的管理類檔案：包括地物所之外形成的通過OA系統接收到的各類公文。內部生成的管理類檔案：所內形成的帶有公文編號的文件。

目前所內管理類檔案的接收和管理存在三個比較突出的問題：一是所內公文要素不規范。在2012年度公文主題詞使用上存在用詞不規范現象，2013年5月之后，公文全部取消了主題詞要素，但所內公文依然使用主題詞，而且還存在使用不規范現象。檔案歸檔要求保持原貌，所內公文存在的問題將如實伴隨管理類檔案終生。二是移交公文未進行鑒定。目前，所內當年從OA系統收到和所內生成的管理類檔案在次年第一季度末由所綜合管理辦全部打印一份后，造冊移交給數據服務中心檔案管理組。由檔案管理組安排專人對移交的檔案進行整理、錄入條目信息、粘貼條碼標簽、裝盒歸檔。但歸檔的管理類檔案未進行鑒定，所文書崗通過OA收到的公文全部移交給檔案部門，不但造成打印的浪費，也給后續整理增加了工作量，占用存放空間。

以2013年和2014年接收的管理類檔案為例進行分析，可以看出這個問題的具體表現：按生成單位進行統計，可以看出地物所自己生成的數量非常少，只占當年接收量的5%左右（見表1）。

再對這兩年接到的研究院和油田公司（克市）的公文做進一步分析發現，接收油田公司（克市）的公文中，簡報、通報類公文占了近50%（見表2）而這些公文并不直接指導地物所工作：

再對這兩年接收到的公文按人事類和非人事類進行分析，發現人事類文件占的比重較大，且呈上升趨勢（見表3），但這些涉及人事任免、變動的文件和地物所有直接關系的文件數量卻非常有限：

所以對通過OA系統接收到的公文在歸檔前進行鑒定很有必要。此外，所綜合辦文書崗移交的公文前面均附有《新疆油田勘探開發研究院地球物理研究所收文稿紙》（以下簡稱：收文稿紙）及公文處理結果，一般每份公文前至少有2頁，按2014年接收的384份公文計，僅打印《收文稿紙》就需近800張紙，而在公文歸檔時，只統計正文頁數，《收文稿紙》雖然跟文件正文一并裝盒，但其本身并無檔案價值。

三是歸檔的管理類檔案未開展鑒定銷毀工作。地物所于2013年下發《關于成立地物所物探檔案鑒定領導小組的通知》，但尚未對館藏的檔案進行鑒定，鑒于管理類檔案接收中的實際情況，應該可以對之前歸檔的管理類檔案開展鑒定工作，對不適合歸檔的檔案進行鑒定并銷毀。

二、歸檔范圍的界定和建議

歸檔范圍，就是歸檔文件整理的范圍。在整理時，不是所有的文件材料都需要歸檔，而是要正確分析，區別對待。在確定文件材料歸檔范圍時，既要保證歸檔文件的材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”，又要注意不該歸檔的文件材料就不能歸檔，防止“有文必檔”。但是在具體執行過程中，文件產生單位不可能，或者做不到完全按照《文件材料歸檔和不歸檔的范圍》來確定歸檔范圍。所以，檔案管理人員有義務去幫助文件產生單位確定歸檔范圍。包括歸檔時間，既不能歸檔過早，文件尚處于運行和辦理中，更不能歸檔過晚，造成文件丟失和損毀，極大地影響到檔案的完整和質量。確定歸檔和不歸檔建議遵循以下原則：

1.應歸檔文件材料

凡是反映本機關工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。（1）上級文件。上級黨政領導機關針對本機關工作的指示、批復、批轉、通報、通知和普發的需要本機關貫徹執行的指導性文件；干部任免、啟用印章和本機關上報批轉、轉發的以及普發的需要本機關貫徹執行的指導性文件。上級機關領導視察、檢查本機關工作時的重要講話、指示、題詞照片和錄音、錄像材料。上級機關召開的需要貫徹執行的會議的文件材料。上級主管業務部門發來的文件。也就是你們直接上級發來的文件。（2）本級文件。本機關“紅頭”文件。以機關黨組織和行政名義發出的指示、決定、規定、計劃、總結、報告、請示、批復等。本機關內部文件。本機關內部單位形成的主要文件（如工作計劃、報告、總結、總支、職代會等）會議記錄，重要的電話記錄，工作條例、規章制度、各種統計報表，干部、工人的行政工資和黨、團、工會會員、關系轉移介紹信及存根、職工離退休、退職證明、存根，本機關黨、團員、職工花名冊等。本機關召開各種代表會和專業會議形成的重要文件。包括召開會議的請示與批復、通知、日程安排、代表名冊、工作報告、講話發言、總結、決定、紀要、簡報、典型和單位材料、先進集體和個人的名單等；本單位領導在有關會議的講話稿。本機關編制的歷史資料和編輯出版的各種書書刊的定稿和印本及本機關的宣傳、報道稿；反映本機關各種活動的照片、錄音帶、錄像帶、剪報、光盤等。本機關財產、物資、檔案等交接憑證、清冊。重要的人民來信來訪材料、領導的指示和本機關處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調查處理報告、統計分析材料等。技術文件。本機關在各項科學技術活動中形成的項目任務書、原始記錄、工作總結、科研成果、技術標準、鑒定證書等材料；本機關在修建綜合樓、辦公樓、住宅樓等各項工程基建項目的審批文件、設計任務書，地質勘查材料、隱蔽工程記錄、質量評定書、技術復核資料、工程預、決算、驗收紀要、竣工圖等材料；本機關購置設備的隨機材料（包括裝箱單、合格證、說明書）、運行維修記錄等材料；本單位設計、生產的產品的成套文件材料。本機關形成的財務預、決算、財務分析、會計月、季、年報表，總賬、各類明細賬、現金（出納）日記賬、銀行存款賬，憑證等文件材料。（3）同級機關和非隸屬機關文件。同級機關和非隸屬機關發來的需要辦理執行并起依據作用的文件。有關業務機關對本機關工作檢查形成的重要文件。

2.不歸檔的文件材料

上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件。上級機關普發供參閱、不辦理的文件材料。上級機關征求意見未定稿的文件。本機關的重復文件。本機關無查考利用價值的事務性、臨時性文件。未經會議討論，未經領導審鑒的未生效的文件材料、草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件定稿除外）、打印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）。從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。無保存價值的信封、一般的群眾來信。本機關負責人兼任外機關職務形成的與本機關無關的文件。為參考目的從各方面收集的文件材料。參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料。同級機關發來的不需要貫徹執行和起依據性的文件。非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。

三、認識及結論

1.文書崗應熟悉歸檔要求和范圍，在打印移交公文前，應先提交一份當年接收公文清單，并進行必要分析，提交所檔案鑒定領導小組審定。按照所鑒定領導小組審定清單，將準備移交公文的電子文檔打包交給檔案管理人員。由檔案管理人員歸檔時打印。

2.檔案管理人員必須做到職能前移，在跟歸檔單位確定歸檔范圍時，應對歸檔文件質量要求進行規定，以確保歸檔文件質量。

3.檔案管理部門保管著歸檔的各類管理類檔案，具備分析編研的基本條件，可以通過對已歸檔的管理類文件借閱使用情況和其他科研單位管理類檔案的歸檔情況進行調研分析，提出地物所管理類檔案編研和鑒定銷毀意見。

（作者單位：山東省聊城市阿縣民政局）