軍校圖書館檔案建設探析

文章闡述了軍校圖書館檔案建設的意義，分析了存在的問題，提出建設軍校圖書館檔案的措施建議。

1.圖書館檔案建設的意義

軍校圖書館是我軍院校的文獻信息中心，是軍校辦學的重要支撐之一。圖書館檔案是圖書館工作人員履行職責，實施各種建設及服務活動的記錄。它們具有檔案的共同特性，真實而又飽含信息，是永不消亡的知識。圖書館檔案的特點決定了其功能作用，它們是上級機關檢查圖書館工作的查考基礎，是圖書館自身規劃建設發展的歷史依據，是院校檔案的重要組成部分。

1.1為圖書館評估工作提供憑據

本世紀初期，我軍頒布了《圖書館評估實施辦法》，這體現了我軍對圖書館事業的日益重視。評估實施辦法是評估軍校圖書館工作的法規性文件，是指導圖書館開展工作的方向標。伴隨著圖書館事業的飛速發展，“十二五”初期，新版《圖書館評估實施辦法》頒發，成為新階段軍校圖書館建設的指南針。圖書館檔案是圖書館工作開展情況最直接的體現，是接受上級機關評估圖書館工作時最有力的佐證。要在圖書館評估中取得優異成績，核心是圖書館服務保障有力，那么展示圖書館工作全貌的就是圖書館檔案。軍校圖書館評估工作直接將圖書館檔案建設提上要求。

1.2為圖書館自身建設發展提供參考

圖書館檔案是圖書館方方面面工作的記錄，對圖書館自身建設具有重要參考意義，在圖書館現代化建設過程中的作用是不言而喻的。在制定圖書館建設發展規劃時，可以依據檔案對工作進行改進，好的做法可以總結模式，通過制度進行固化，弱的方面可以想辦法進行提高強化，不理想的方面直接進行自查整改，沒有意義的做法可以直接摒棄。檔案就是促進圖書館工作自查自糾、固強補弱、自我提高的一面鏡子。

2.圖書館檔案建設存在的問題

由于館員的觀念意識，缺乏規范等多種原因，圖書館檔案建設在很長一段時期內存在不少問題。

2.1對檔案重要性的認識不夠

圖書館工作曾經在很長一段時間內不被重視，檔案是圖書館工作的伴生物，在不知不覺中就更被忽略，這無形中影響我們很多圖書館人，觀念不強，意識淡薄，行動上也就不積極。館員往往重視直接工作對象，而對自身工作過程中產生的一些記錄一般缺乏收集的意識，尤其是階段性的工作或一些小事情，往往認為不重要不收集，實際上圖書館很多工作都是小事情，一次次的檢索，一次次的參考咨詢，這些工作都是需要量的積累來體現我們的服務。同時這種積累，可以分析出讀者需求的傾向性，對提高服務的針對性，改進服務方式有很大啟示。

2.2建設的檔案質量不高

隨著圖書館建設力度的不斷加強，全軍院校圖書館在館舍、人員編制、經費支持等各方面都發生了質的飛躍，圖書館服務保障力度加強，服務能力不斷提高，服務領域不斷拓展，不自覺之間積累了一些重要檔案【1】。筆者所在館，在隨著為部隊提供信息服務工作的開展，校園里讀者活動的日益豐富，就整理留存了不少高質量的檔案。然而，在很長一段時間內，我們的問題仍然存在，材料收集的不夠全面，不夠及時，形成的檔案不夠全面。一些日常工作統計只重視結果，對過程資料往往不很在意，有心的館員可能保留，無心的則隨手而過，尤其是一些通過不同方式提供的同一服務的記錄往往被忽略。一個教育科研課題的檢索結果，有通過書目數據庫檢索到的紙質書刊，有通過數據庫檢索到的數字資源，有可能直接通過內網將資源推送到讀者辦公機上，還有可能是協調軍內院校兄弟館或地方高校圖書館協作支持的。服務時間上的不連貫，或服務方式上的多樣性容易導致記錄不全的情況，尤其是人工記錄可能細節不明，字跡不清，質量不高，不符合檔案材料的留存要求。

3.圖書館檔案建設的措施

為更好的發揮檔案的作用，服務于圖書館事業，我們圖書館人非常有必要在實際工作中建設好檔案。

3.1遵循檔案建設的基本要求

圖書館檔案作為檔案的一種，具備檔案共同的特點，要求留存的檔案材料滿足真實性、完整性、系統性等基本要求。真實性就是要求整理的檔案盡量是原始材料，如果是后期統計的數據，也要盡量保證數據來源有據可查【2】。完整性則是要求留存的檔案能夠準確反映圖書館管理手段、資源建設、服務水平等工作全貌。

3.2以評估辦法作為檔案建設指南

軍隊院校圖書館評估實施辦法是軍隊院校圖書館評估的法規性文件，直接指導圖書館的發展方向和日常工作的開展，對提升圖書館服務質量與服務水平具有重要意義。所以深刻解析圖書館評估實施辦法中的指標要求，以評估指標為準繩開展工作是圖書館評估優秀的關鍵，也是建設好圖書館檔案的核心。

評估實施辦法通過定性指標和定量指標對圖書館工作進行了規范和要求。一級指標集中在四個方面：辦館條件、服務能力、管理水平、特色項目。辦館條件的二級指標主要包括：人員的編制結構，經費的保障，場所及硬件設備等。服務能力的二級指標主要包括：開館服務時間，網站運行時間，紙質及電子資源的利用情況，宣傳推廣的活動，參考咨詢，讀者培訓等。管理水平的二級指標主要包括：圖書館建設發展規劃、總結，資源的采集加工，館員的培訓，安全保密，學術成果，行政獎勵等。特色項目則是各個圖書館根據自己的實際工作開展的理念先進、服務效果好的創新性服務項目。每一項二級指標下又包含一些評估點，對應評估點開展的工作而產生的記錄，就是我們圖書館檔案建設的主要方向。

3.3制定科學的分類整理方法

文件材料在收集積累后，需要進行科學有序的分類整理才能形成檔案。根據院校教育工作特點，圖書館檔案首先按時間歸類，一般按學年或自然年度進行一級分類。因為工作部門一般代表著不同的工作領域，所以時間分類之后再按照工作部門分類，工作部門內按常規工作、階段性工作、專項活動等主題再分類。如：館長辦公室圍繞圖書館建設發展規劃總結、人員結構、經費使用等相關內容。資源建設部門圍繞資源建設的檔案，讀者服務部門圍繞讀者借閱統計、宣傳輔導、參考咨詢、讀者活動等方面內容。不論是常規工作檔案還是階段性工作，相關檔案材料都要完整齊全說明問題。一次圖書經費使用后，圖書館需要歸檔的材料應該包括預算、合同、供方資質證明、發票、書目明細等的原件或復印件。

3.4將檔案建設工作制度化

由于檔案的建設貫穿日常工作的方方面面，很容易忽視，所以必須將檔案建設工作納入到圖書館整體工作中，專門制定工作細則，整合到圖書館規章制度中加以規范。細則應該從人員職責分工，收集分類整理的范圍方法，不同載體形式檔案的排列，各種原始文件材料的內容信息，二次加工的文件材料的規格式樣，整理時間節點，檢查監督要求等進行細化。只有將檔案建設工作制度化規范化才能保障圖書館檔案建設的持續性。

3.5加強宣傳教育，培養兼職骨干

要建設好圖書館檔案，我們還必須不斷加強宣傳教育，調動館員積極性，克服館員認為檔案可有可無，檔案建設工作可干可不干的思想，積極地培養兼職骨干力量。圖書館可以組織館員到院校教學檔案室參觀，到地方高校圖書館學習，聘請專業人員為館員授課，還可以協調相關院校為館員進行業務培訓。具備一定檔案管理知識的圖書館館員，完全能夠按照圖書館規章制度中的工作細則，定期歸類整理本部門檔案，保證本館檔案建設的質量。

3.6積極發揮檔案的作用

現代技術的發展為我們整理保存檔案提供了便利條件，為我們展示過去的工作全貌提供可能。檔案載體形式從以紙質為主發展到聲頻、視頻及多媒體等多種形式，一些原來難以保存的情景現在都可以完整的保留下來。一次讀書節系列活動，可以產生紙質文字、電子文案、聲頻文件、視頻文件、照片、甚至專題網站等類型豐富的檔案。現代科技為我們全方位保存活動檔案提供了方便，我們可以通過這些不同載體形式的檔案立體全面的回放一次豐富多彩的活動。檔案不能是為上級機關檢查而存在，也不是只為了幫助我們回憶過去而塵封在文件柜里，而是要積極發揮檔案對現實工作的指導借鑒作用。通過對檔案的整理，對各類數據的分析，我們可以對照評估實施辦法，總結經驗，查漏補缺，改進工作，幫助推動圖書館事業不斷向前。

（作者單位：海軍航空工程學院青島校區圖書館）