如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考

摘 要：對于傳統財務檔案管理來說，主要是指機關企事業、單位或者有經濟實體的社團組織內的財務部門在社會經濟活動中逐漸形成的一種按照國家相關規定進行的會計賬簿、會計憑證以及會計報表等財務資料，是為了能夠體現和記錄經濟業務在發生、發展以及結束的重要證據和材料。那么怎樣對財務檔案進行加強和管理，更好的為社會發展和經濟建設服務，是本文探討的主要目的。

關鍵詞：財務檔案管理；信息化建設

財務檔案管理工作是為了能夠服務現實、保存歷史、承上啟下的重要工作內容。對于各個機關企事業來說，是進行經濟活動最真實、原始的記錄反饋，同時也是能夠反映經濟業務單位最重要的證據和史料依據，是比較重要的檔案記錄之一。

一、財務檔案的信息化管理主要特點

（一）財務檔案信息在被存儲到光盤、磁盤、電腦或者一些磁性硬件設備之后，各種財務資料在進行資料利用、財務管理查詢方面、資料攜帶和數據傳輸上都顯得更加靈活、方便、準確率也大幅度提高，在保存上還不容易丟失，也能夠很好適應社會經濟的高速發展，對于高質量和高數據化的財務內容在檔案管理上有了全新的要求，主要表現在：對于信息化財務管理檔案能夠隨時進行拷貝、交流、修改和傳遞；在存儲方式上也是靈活多樣的，不但能夠存儲在有磁性的介質里，同時也能夠在紙質材料中進行保存。

（二）伴隨我國科學技術的快速發展和日益更新，對于財務檔案的數據管理來說，在統計上就顯得更加方便，計算、分析以及多次加工方面都能夠很好的滿足單位管理的新要求，與此同時，在現代社會的資源共享方面也能夠與時俱進，這樣就從根本上對人類在財務信息上儲存和管理方式上進行了改變，大大提高人們的工作質量和工作效率。

二、財務檔案的信息化管理內容

（一）建立和財務檔案信息管理匹配的動態數據庫，以便于對檔案信息進行及時的分析和調整。財務管理的信息化也被叫做是數字化，對整個財務信息化管理來說，是基礎也是前提，相對于以往傳統以紙張為載體的檔案管理來說，財務管理是社會經濟快速發展的優化和升級，同時也是傳統信息檔案管理日后發展的必然趨勢和方向。所以，對于檔案信息化的財務管理來說，就是財務檔案所有信息數據加工和采集的中心。

（二）財務信息數據化管理主要根據財務檔案在內容上的不同，來建立不一樣的信息管理數據庫，比如會計核算的資料類、原始憑證類、管理制度類以及和財務相關聯的其他資料等。對于這些信息化主要數據來源，一方面是依據不同數據庫的不同要求，對以往數據進行重新錄入，重新整理所產生的新數據信息；另一方面是在管理和核算過程中所產生的數據信息資料。

（三）對于數字化的信息檔案管理來說，不會因為紙質檔案被銷毀就沒有了原始的材料依據，所以對于日后的一些經濟糾紛、經濟活動、在遺留經濟事件上、打擊經濟違法犯罪、揭漏相關責任事故上都能夠提供比較完整的歷史性的數據資料，方便用于分析和查找，客觀上提高了檔案的利用價值，同時也方便對檔案信息進行利用和資源共享。

（四）對財務信息檔案在網絡建設方面進行提高，加強財務檔案的實際使用效率。對于檔案來說，主要價值在于怎樣才能夠讓社會、自然人、單位以及政府進行合理高效利用，所以信息化檔案管理為此提供了廣闊的發展空間，同時也使得檔案價值得到了最高效利用。然而，伴隨我國網絡技術的創新和發展，高科技的軟硬技術也給人們的生活提供了巨大便利，特別是財務檔案的信息化管理方面，在信息的安全性和保密性工作上更是有了保障。

三、財務檔案信息化建設的思考

（一）對于財務檔案的信息化管理建設主要有：管理人員的理念一定要與時俱進，在相關觀念上要隨著社會發展不斷更新，對于財務檔案的信息化管理來說，是未來財務管理的主要發展方向，同時也是社會進步和新經濟發展的必然趨勢。所以對于各級管理者來說，一定要對財務檔案在信息化管理方面有正確認識，提高對財務檔案信息化管理建設的高度重視，保證財務檔案信息化管理建設工作能夠穩步、快速的推進；另一方面，對于檔案管理人員來說，一定要在觀念上進行更新，在認識的基礎之上逐步加強培訓和學習，不斷對自身素質進行提升，加強信息系統在各項操作水平上的分析和處理能力，不斷發揮財務信息化檔案管理的實效應用。

（二）財務信息化管理的實效性建設。對于財務檔案的信息化管理來說，首先要做到實效性，這也是財務檔案信息化管理的基本目標，同時也是能夠衡量各部門和單位的信息化尺標，在具體工作中，要求各單位對財務檔案信息化管理操作過程中，一定要保證規范、科學的管理；其次，對于財務信息化檔案管理在軟硬件設施、設備以及系統分析上，一定要滿足財務信息化的基本需求，只有這樣才能夠真正實現財務信息化的實效性，使其價值得到最大化應用。

（三）對財務檔案信息化管理的網絡安全進行保障。對于財務信息化管理來說，保密要求高、數據量大是目前財務管理的主要特征，同時也是財務信息化在管理上的最基本要求，所以，一定要采取有效措施對財務檔案信息化管理進行保障；

1.在計算機系統里的相關財務數據一定要進行雙重備份。

2.建立比較完善的財務內部管理制度，尤其是財務管理在信息化方面的系統操作程序，杜絕信息被隨意毀損、泄密、篡改和丟失，從各個方面來對檔案管理的安全性問題進行降低。

3.檔案管理要定期進行規范和整理，主要有信息化的基本數據以及財務檔案的延伸信息內容等，主要包含賬簿、磁性載體以及龐雜和軟硬件的維護升級等事物進行歸案，在財務管理內容上要盡可能完整、全面。

4.確保計算機網絡的環境運行安全，同時保證財務信息資料管理的準確性、安全性和高泄密性規定。

四、結語

財務檔案管理工作是為了能夠服務現實、保存歷史、承上啟下的重要工作內容。對于財務檔案的信息化管理工作來說，首先要做到實效性，其次，對于財務信息化檔案管理在軟硬件設施、設備以及系統分析上，都要能夠滿足財務信息化的基本需求，只有這樣才能夠真正實現財務信息化的實效性，使其價值得到最大化應用。

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