人事制度改革下企業的人事檔案管理研究

[摘 要] 隨著人事制度的不斷改革，傳統的人事檔案管理已無法適應新形勢下的人事管理制度，同時為企業人事檔案管理提供了很好的發展契機。計劃經濟體制下，人事檔案是企業員工的“有效身份證明”，企業掌握著員工的檔案就能夠制約員工的不良行為。隨著機關，企事業單位人事制度的不斷改革，人事檔案的作用也逐漸得到削弱，并且滯后的人事檔案管理并不能適應新形勢下人事制度的改革，在改革中面臨的諸多問題需要得到解決。

[關 鍵 詞] 人事制度改革；人事檔案；改革措施

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）21-0175-01

人事檔案是個人參加社會實際活動的歷史記錄，是企業職工個人經歷、技術水平、政治思想及工作調動等情況的文件記錄，伴隨著個人參加社會實踐活動的始終，是企業評價員工，發現人才、使用并管理人才的重要依據。因此，加強企業檔案管理工作，實現人力資源的優化配置，成為當代企業亟待解決的問題。

一、傳統經濟體制下企業人事檔案管理的介紹

在傳統經濟體制下，人事檔案是企業員工的“身份證”，關系每個員工的切身利益。在計劃經濟體制下，無論政府部門還是企事業單位，人事檔案是根據企業人事管理建立起來的，將人事檔案分為干部和工人兩部分。一般的農民和城鎮無業人員，即使擁有一部分人事檔案材料（比如學生檔案），如果沒有取得干部或者工人身份也不能稱之為擁有人事檔案。人事檔案伴隨員工始終，招工、錄用、工作調動、享受公費醫保、職工福利及離退休等相關事宜均需要提供人事檔案作為證明。同時，人事檔案也成為單位控制員工的有效手段。人事檔案由單位建立，由單位保管和利用，在實行“人檔合一，檔隨人走”的檔案管理制度下，人員的調動的前提必須先實現檔案的轉移，而人事檔案由單位控制，所以很容易控制人員流動，員工也會因此約束而依附于單位，不能隨便調離。

二、隨著人事制度改革的推進，人事檔案管理面臨的問題

人事檔案管理對企業實現人力資源優化配置產生重大影響，隨著企業人事制度的不斷改革，以前的人事檔案管理方法已無法適應新形勢下的發展而出現問題，具體如下：

（一）企業人事檔案材料內容質量不高，缺乏實用性和真實性

由于當前企業的人事檔案材料大多反映企業員工的個人經歷、學歷、政治思想，反映個人業務能力、成長經歷、技術專長等的實用性材料較少，并且反映個人過去情況不及當前情況多，或者只講優點忽略缺點，使企業人事檔案信息缺乏實用性。由于企業檔案管理負責人責任心不強，審查、監察力度不夠，以致現在人事檔案造假現象越來越多，影響檔案材料的真實性。

（二）“棄檔”現象普遍增多

“棄檔”現象的增多能夠說明隨著人事制度的不斷改革，人事檔案的作用日益弱化，改變了原來沒有檔案員工將無法生存的狀態。有單位有檔案并不一定生活就幸福，而沒有檔案，員工照樣能夠找到其他工作繼續生活。因此人事檔案在人們心中的地位逐漸下降，傳統的功能和價值開始弱化。大量人才“棄檔而逃”造成人才流動秩序混亂，員工不辦理與原單位的解除勞動事宜，甚至與原單位產生經濟糾紛也一逃了之，將原單位商業秘密透露到新單位，使原單位利益受到嚴重損失，嚴重擾亂了人才市場的秩序。

（三）傳統的人事檔案管理體制不適應新形勢的發展

隨著人事制度的不斷改革，人員流動性普遍增強，使人員的隸屬關系不斷發生變化。因此會出現管理主體不清現象，造成多頭管理，出現復雜、混亂的關系，并且容易導致人檔出現脫節，人員流動太快，加上人事檔案管理制度的限制，加劇了人檔分離的狀況，棄檔、無檔現象增加，不利于人員管理。同時人事檔案管理基礎設施差，保管條件落后，檔案目錄不清晰，裝訂不整齊，管理人員數量不足，素質不高等不良現象時有發生，無法適應新形勢下人事制度的改革要求。

三、人事檔案管理工作的改進策略

（一）嚴格控制歸檔環節，保證人事檔案信息的真實完整

要嚴格把控檔案材料中的個人出生年月、學歷證明、工作時間等基礎信息的真實性和準確性，要認真核實以免出錯。并做到即時修改，力求內容的完整。同時強化員工檔案專業技術水平、個人工作經歷、實踐經驗等反映員工當前狀況的材料。在歸檔過程中根據檔案材料形成的規律，加強縱向、橫向聯系與協調，使人事檔案能夠客觀、連續地反映一個人的歷史和當前狀況，提高人事檔案內容的質量。

（二）加強人事檔案管理隊伍建設

應從思想道德方面、組織建設方面、專業知識方面、管理制度等諸多方面入手。在選擇人事檔案管理專業人員時，注重專業技術水平高、責任心強、做事踏實認真并且熱愛檔案管理工作的人員，這樣才能使檔案管理隊伍在工作中有很高的工作熱情。加強員工培訓，提高人事檔案管理工作者的理論水平和業務能力。進一步規范人事檔案管理行為，做到有針對性、抓重點地處理當前人事檔案管理方面出現的薄弱環節，建立一整套較為系統的人事檔案收集、整理、保管制度，使人事檔案歸檔齊全、保管安全、利用方便，讓各項工作的開展有章可循。

（三）實現人事檔案管理現代化

傳統的人事檔案管理方法已無法適應新形勢下檔案信息管理的要求，企業必須與時俱進，實現人事檔案的信息化管理。加強人事檔案管理軟件的運用，將檔案中基本人事信息通過軟件進行存儲，將紙質檔案轉換為電子檔案，為檔案信息的分析運用帶來便利。充分利用網絡化優勢，實現人事信息資源跨地區共享，但是網絡化應保證人事信息的安全性和保密性，通過設置權限使有權限的部門能夠查詢異地人事信息，而沒有權限的則不能自行調閱，進一步推進人事檔案的現代化管理。

參考文獻：

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