檔案管理基礎工作現狀與完善措施

摘 要：做好檔案管理基礎工作能有效促進檔案管理工作的規范化及標準化，確保檔案檢索的準確性以及提高檔案的利用效率，同時也是推進現代化檔案工作順利開展的重要途徑。基于此，本文就縣人事局檔案管理基礎工作現狀進行了相關分析，并有針對性地提出加強檔案管理基礎工作的建議措施，旨在提高檔案管理基礎工作的質量水平，更好地推進現代檔案工作建設，進而確保各企事業單位工作的順利開展。

關鍵詞：檔案管理基礎工作；現代檔案管理；措施

檔案管理基礎工作是檔案管理過程中不可或缺的重要內容，主要指對檔案的分類整理、裝訂、歸檔、查詢以及銷毀等工作。隨著學習技術的日新月異，傳統的檔案管理模式已不能很好的滿足現代工作的需求，檔案管理基礎工作也是如此。因此，想要切實提高檔案管理基礎工作質量水平就必須對當前管理模式進行優化、改革，使其不斷完善，從而實現現代檔案管理工作水平的提升。

1、檔案管理基礎工作現狀分析

1.1檔案管理基礎工作重視力度不夠

在科學信息技術不斷發展的今天，為單位各方面的發展都創造了有利條件。當前，許多單位都比較注重檔案管理工作的信息化建設，然而對檔案管理基礎工作重視力度卻不夠。這就導致檔案管理基礎工作缺乏規范性，經常出錯，其中信息丟失問題最為突出，不利于于當前工作的開展，同時也會對今后工作造成一定影響。由于一些單位對檔案管理基礎工作的重要性缺乏認識，在日常工作中隨意對待，沒有安排專業人員進行檔案管理，致使檔案管理基礎工作不能有序開展。

1.2檔案管理分類不合理

檔案管理分類工作是檔案管理基礎工作中不容忽視的重點內容，如果檔案分類缺乏科學合理性，就會影響到后續的檔案管理工作，主要是檔案的查找。當前許多單位的檔案分類存檔工作存在許多不足之處，比方說主要按照時間進行分類，并未按照內容細分，就導致一些時間不明確的檔案信息檢索方面存在困難。檔案分類存檔存在缺乏合理性，通常會花費大量的時間去查找檔案信息，不利于工作效率的提高。

1.3檔案編號缺乏規范性

檔案編號也是檔案管理基礎工作的重點內容之一，規范合理的檔案編號有利于檔案信息的存檔及查找。傳統的檔案標號方式缺乏一定的規范性，導致時間比較久遠的檔案由于內容比較多，且大多數信息都沒有編制目錄，所以很難及時準確地找到所需信息，就算找到一卷檔案也要花費一定時間去查找具體信息。

1.4檔案檢索效率不高

當前，單位檔案管理工作信息化建設已成為一種必然趨勢。檔案管理信息化建設主要是指借助現代計算機信息技術對單位檔案工作進行管理。檔案管理信息化建設需要經歷一個過渡階段，就是將以前檔案信息錄入計算機系統進行管理，從而有效提升單位檔案管理工作的效率。但在實際工作中，由于以前傳統檔案管理模式遺留的問題，會對檔案信息化建設帶來影響，一些年代比較久遠的檔案信息缺乏完整性，出現檔案信息丟失等問題。將這些檔案信息錄入到計算機系統時，由于沒有對這些信息進行相應地標注，當輸入關鍵詞進行檢索時，往往很難找到滿足條件的信息。

1.5高素質檔案管理人員缺乏

隨著社會經濟不斷發展及科學信息技術的不斷進步，對人才需求方面提出了更高要求。事業單位無論是檔案管理基礎工作還是檔案管理信息化建設，都需要專業的人才來進行。從當前事業單位檔案管理發展現狀分析來看，管理人員應具備過硬的專業技術知識、較強的管理能力以及快速接受新知識、新事物的能力。這有這樣高素質人才才能滿足現代檔案管理工作人才方面的需求。然而，目前許多事單位的檔案管理工作人員的整體年齡層次偏高，這在一定程度上影響了檔案信息管理水平。許多年齡偏大的工作人員接受新檔案管理知識以及系統的能力有限，因此很難提高檔案管理工作的質量水平。

2、完善檔案管理基礎工作的建議措施

2.1加大檔案管理基礎工作的重視力度

檔案信息是在單位日常工作中形成的，記錄了單位工作過程中的絕大部分重要信息。所以，從某種意義上來說檔案管理工作也可以看作單位管理的縮影，對單位日常工作能夠提供有價值的信息參考。檔案管理水平也在一定程度上反應了單位的整體管理水平。想要切實提高單位檔案管理工作質量水平，做好檔案管理基礎工作是關鍵。因此，單位檔案管理人員應不斷提高自身檔案管理意識，做好檔案管理基礎工作，為后續檔案管理工作奠定基礎。在實際工作中，檔案管理工作人員應恪盡職守做好自己本職工作，確保一份檔案信息處理的規范化，預防檔案信息的丟失和破壞。

2.2提高檔案管理工作人員素質

在單位檔案管理基礎工作過程中，工作人員最能發揮其主觀能動性。因此，工作人員素質是決定檔案管理基礎工作質量水平的重要影響因素。針對當前單位檔案管理工作人員年齡結構不合理的問題。單位應當采取以下兩方面措施：首先，應改善案管理工作隊伍年齡結構。單位應結合自身發展需求，引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現代化的管理方法，提高檔案管理基礎工作水平。同時通過引進一批年輕的檔案管理工作人員還能增加檔案管理工作隊伍的活力。其次，單位應加強對現有工作人員的培訓工作。單位應聘請高素質人才或者經驗豐富的管理人員向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質。同時鼓勵工作人員加強自身學習，通過學習檔案管理知識和信息技術，實現檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準確率。

2.3完善檔案管理信息系統

完善檔案管理信息系統是推進檔案管理信息化建設的有效途徑，也是社會發展的必然需求。完善檔案管理信息系統主要有以下幾個途徑：一是不斷完善檔案信息的檢索系統。在檔案信息分類儲存過程中應盡可能對將信息詳細分類，不斷完善檢索內容，做到檢索關鍵詞、時間及主題詞明確，提高檔案信息檢索效率。二是做好檔案信息的分類工作，分類不合理將難以進行準確的檢索。在信息輸入中避免使用一些代號、縮寫、縮略詞等等，并且題名的長度需要控制，最好不要超過20個字，這樣便于檢索。

3、結束語

綜上所述，隨著信息技術的不但發展，單位檔案管理信息化將成為一種必然趨勢，但這并不意味著檔案管理基礎工作不作用。相反，檔案管理信息化程度越高，檔案管理基礎工作的重要性就越發突出。因此，單位應針對檔案管理基礎工作現狀，采取積極有效地措施不斷對其進行完善。

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