人事檔案工作思路探索

【摘要】：隨著我國經濟快速的發展，在現代的企事業單位中人們越來越重視人事檔案的管理。做好人事檔案管理工作不僅可以提升單位的行政辦事效率，做好人員管理，更可以有效促進企業的人事管理體系建設。那么在現代信息化的趨勢下如何來做好人事檔案管理工作呢？這不僅需要我們結合信息化人事檔案管理體系來樹立人事檔案管理發展思路還需要結合本單位的實際運營情況來制定合理的人事管理規劃，滿足企業的正常化發展。

【關鍵詞】：現代人事管理制度;人事管理工作思路;人事管理模式;問題研究

一、當前企業人事檔案管理存在的主要問題

在當前我國人事檔案管理的過程之中，企業對于基礎性人事調動信息無法進行有效的保存，對于檔案信息的使用范圍也無法進行有效的界定，對于人事信息的記錄檔案有時也無法進行妥善的保管，造成這種態勢的原因一方面是由于人員的疏忽一方面是缺少完善化的信息檔案管理機制，不能夠及時對人事檔案進行記錄和封存，缺少專業性的檔案信息系統支撐，不能夠滿足單位的檔案信息使用。當然，最主要的問題還是缺少專業化的檔案信息管理人才對歷史檔案信息進行集中性的收集和分類整理，不能形成完善化的檔案信息管理機制，難以滿足現代企業水利檔案信息查詢的需要。其問題主要表現在以下兩個方面;

（一）人事檔案規劃發展體系難以健全

在現代企業的戰略發展規劃編制的進展不是特別平衡，少數企業的已做規劃的檔案管理比重與同期其他管理防范發展規劃相比規劃比重比較高，一些企業的已做規劃的檔案管理規劃比重相對比較較低。在檔案部門的同意規劃編制的深度不平衡。盡管做了規劃的檔案整理已占相當比例，但其所做規劃的內容和水平差別很大。有的檔案整理規劃完整且深入，詳細規劃較為完整，并經過權威的討論和審批;多數企業做的檔案規劃比較粗糙。還有的企業在檔案管理的形象上做了具體的發展規劃，實際上由于種種原因沒有進行全面工作的開展。企業各級領導對檔案規劃的態度和打算不盡相同。有的主管領導是認為人事檔案管理規劃是很有必要的發展舉措，但是有的領導干部滿足與現實的既定模式，對規劃缺少相性的分析，缺少具體的發展邏輯認識。在后來在企業發展過程中才深刻的體會到做檔案規劃的重要性。現在企業的人事檔案管理規劃沒有什么規范可作參考或依據，造成現在企業人事檔案管理困難的局面，無法形成高度意識。

（二）人事檔案管理執行能力不足

現在企業的人事檔案規劃執行能力或者是實行進度明顯滯后。一是整體缺乏發展建設的總體規劃;二是企業檔案部門規劃編制滯后，相當數量的企業和公司沒有人事檔案信息編制規劃，歷史信息規劃及審查的執行能力參差不齊，缺乏自主性和實際執行能力，難以起到對整體戰略規劃的指導作用。各級領導干部普遍不熟悉檔案信息規劃常識和建設知識，對于企業檔案規劃的作用、內容、重點、程序，各種設施如何合理進行統籌等都缺乏了解。在月度、季度、年度的檔案歷史信息查詢方面不進行狠抓嚴打，總是以不作為的態度為主，忽略了公司的發展的規劃，造成企業的對以往發展歷史認識的不清晰，嚴重的影響了企業的發展，同時在人事歷史信息查詢管理的方面，管理總監對檔案信息的審查力度不夠強，對信息發生的流向未及時跟蹤，對人事檔案信息的查詢情況沒有進行登記，都會導致在檔案的管理方面出現紕漏，對公司的人事調動造成極為嚴重的影響。

二、加強人事檔案管理機制建設的控制策略

（一）信息管理系統的建立

現代企業的人事信息檔案管理系統是在滿足于信息用戶多元化搜索的需要，建立個性化的信息匹配需求，實現自動化，智能化的客戶服務模式，確保檔案信息系統的工作效率。依據于企業對人事檔案信息使用的需求，在合理化云計算的背景下，進行有效的信息革除和信息終端架構的搭建，集中化的進行信息終端處理和服務器信息篩選。單純的一元語言處理程序是很難滿足于檔案信息管理需求和客戶信息服務需求的，依據于信息多元化的處理，搭建信息綜合處理架構，進行信息的多元化計算。依據于信息多元化處理體系的建立，制定符合于信息端信息處理模式的信息服務規劃，促進有效的信息交流和信息共享，集中優化的進行信息處理。在有效開放的數據庫建立的同時，依據于信息處理器的信息計算結果，進行信息的優化選取，細致分門別類的處理信息集成元，促進有效的領域信息包容，提升信息服務效率，保障信息處理體系，全方位，領域的有效覆蓋，滿足于信息共享和使用的需求。人事檔案信息數據庫作為社會電子信息的高度集成和有效的信息資源共享平臺，其自身的數據處理更加滿足于信息查詢的需要，確保企業對于人事檔案數據控制力度的加強。

（二）人事檔案的分類管理方式

隨著社會信息共享的需求程度加大，人事檔案信息系統管理方面受到多方面因素的影響波動，會使原來的管理方案規劃與實際執行的現實管理實行相去甚遠，這會導致檔案信息系統進度的延誤，耽誤時間，影響整體的系統的運轉效率。同時系統管理方案的不合理和中途不斷地改變也是導致信息管理方案不斷改變的重要因素。整體的項目由于整體的管理方案是與其相互配套實行的，一方面出現問題勢必影響另一方面的進度實施。但是在現實中的配套管理方案的規劃往往成為了被忽略的重要因素，從而使整體系統項目缺乏了整體管理方案的導航，導致進度的落后。隨著社會信息共享性進度進不斷加快，建立人事檔案管理中的創新管理方式，提高管理中的創新能力也是限制整體系統管理的重大問題。在具體的實操化管理狀態中要結合相應的制度原則，創新原則，分析原則，對既定的管理目標進行相應的優化分析，得出科學有效的結論，推進管理效果的高效集中化，以企業人事為探討背景，針對特定的存在進行特定的管理，堅持一切從實際出發的管理態度，才能對人事檔案信息進行深刻有效的管理，從而提高系統機能的運轉效率，結合于不同的人事檔案綜合事務信息進行數據趨勢的有效分析，對每一個種類的人事信息進行成效分析，使得及時性的人事信息與信息管理系統進行及時的對接，及時的數據形成，做好及時的數據分類處理。

（三）人事檔案信息化管理體系建設

檔案是技術競爭的核心，檔案管理是知識效益競爭力的標準。在企業人事檔案管理的過程中，數據化技術體系的優化管理已經不再局限于檔案閱讀控制的范疇之中而是人們獲得歷史數據的戰略競爭力的核心。檔案的數據化管理以技術和信息的基本化管理為數字化驅動的背景，對常態化數據的運作和績效評估進行詳細的記錄，在記錄數據的核心前提下，建立數字化管理的體系，將所有的檔案類目的項目分化瓦解到相應的管理環節和知識普及之中去，大大提高了檔案創新化服務的速度。同時，系統與其他的技術應用模塊進行優化搭配，形成垂直管理的計算數據庫，提高數據的集成運用性，對各個種類的檔案信息進行協調化的搭配管理，形成獨具項目個性的管理模式，對提高服務模式的科學性、正確性，提升檔案管理中的創新服務的核心競爭力有著積極作用。

三、結語

現代化的人事檔案管理體系的建設主要是依據信息化人事檔案管理體系的建設和信息化人事信息管理操作模式而形成的，企業的人事檔案管理不僅要依據企業發展的狀態做出合理的規劃還需要依據企業的信息化技術手段進行創新，滿足現代企業人事檔案管理效率提升的需要。

參考文獻：

[2]王玉鵬. "新形勢下我國企業人事檔案管理研究[D]. 山東大學 2008

[3]唐晶. "當前我國人事檔案管理發展方向的探索[D]. 山東大學 2007