關于做好機關事業單位檔案管理工作的思考

【摘要】：機關事業單位對國家的發展有著重要的作用，檔案管理工作是為機關事業單位各項工作服務的一項專門的業務。隨著經濟社會的發展，檔案管理工作也暴露出很多的問題，如何加強機關事業單位的檔案管理工作，已經成為了各機關單位面臨的一大難題。本文主要主要分析了目前機關事業單位檔案管理工作存在的問題，針對這些問題提出了相應的解決辦法。

【關鍵詞】：機關;事業單位;檔案管理

1、引言

檔案管理是一項資源和信息的整合工作，是對過去發生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。隨著社會信息化的建設和發展，各行各業的檔案管理工作發生了些許的變化，但是它的重要性沒有變。在機關事業單位中檔案具有非常重要的地位，它是整個機關單位的“心臟”，所有的檔案都是對工作期間發生情況的真實反映，具有參考、查詢的價值。它是開展管理工作的理論基礎，隨著機關單位內部的工作體制和管理模式不斷的改革，如何改變原有的管理模式，加強檔案管理成為了各機關單位面臨的一大難題。

2、機關事業單位檔案管理工作出現的問題

2.1檔案意識淡薄

目前，大多數機關單位對于檔案管理工作不太重視，缺乏科學的管理理念和方法。它們認為檔案工作只是很簡單的一類管理工作，不需要耗費大量的人力和物力，更加不用設立專門的檔案管理崗位，只需要要機關內部的人員去做就可以，必須的時候可以采用兼職人員。只要在需要的時候可以查詢到個人資料就可以了。從而忽視了檔案信息化建設的重要性，加之投入的資金比較少，導致了他們對檔案管理工作缺乏足夠的認識。

2.2人員素質欠佳

很多的機關單位缺乏專門的檔案管理人員，專業素質普遍不高，檔案管理工作都是由一些內部人員代為管理的，設專職人員的單位很少。加之檔案部門在他們眼中就是一個“冷部門”，通過勤懇的工作很難升職，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。還有就是檔案人員缺乏培訓，檔案管理部門經費向來緊缺，得不到領導的重視。加上工作比較很定和安逸，使許多工作人員在心理上產生了一種惰性，失去了學習的動力，也更加不愿意去外面學習。

2.3檔案信息化程度低

檔案的信息化建設必須要有完備的信息技術，從而保證檔案管理工作的效率。但是目前我國機關事業單位在信息化建設方面還很落后，存在一定的缺陷，需要采取措施去不斷的改進以適應檔案管理工作的需要。首先，一是在電子文件在保管方面存在缺陷，二是在紙質檔案向電子文件轉換過程中，掃描儀等設備出現的故障，從而影響了工作的效率。其次就是數據備份方面存在問題，大多數的機關事業單位數據備份手段還不是很全面，僅有一些DVD光盤，存在單一的備份模式，影響了備份的效率，加之備份光盤的質量欠佳，已經不能滿足當前檔案管理工作的需要。

2.4檔案信息安全意識淡薄

檔案管理工作最重要的一個環節就是要注重信息安全。尤其是在現在信息化的社會，更加要加強安全意識，采取措施進行信息安全防范，避免信息泄露影響機關事業單位的發展。雖然目前來說，各單位信息化建設狀況良好，人員素質提高，但是還存在少數的管理人員安全意識淡薄現象，沒有網絡安全意識，認為不需要特意的去加強信息維護的工作，這種思想不利于檔案管理工作正常的開展。

3、加強檔案管理工作的發展建議

3.1提高領導層的重視

一項工作能否順利開展與領導層的重視程度密切相關。因此，機關單位的領導應該更加重視檔案管理工作，給予財政支持和人力支持。機關事業的單位檔案管理工作是一項非常重要的工作，為了使機關事業單位可以高效的運行，就必須重視檔案管理工作，創建一個有序、簡便的工作環境。

3.2加強人員的培訓

檔案員的檔案管理中有著重要的角色。所以必須對檔案員定期培訓，提高他們的專業知識和對檔案工作的認識，并進行專業繼續教育。除此之外，檔案管員還要學會檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業務知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高檔案管理工作的服務質量。

3.3完善檔案信息化管理制度

首先，機關單位要創新信息收集手段，把廣泛收集與重點收集相結合，適時收集，統一收集，統一管理，這樣就有利于信息的保管和利用。其次也要加強信息化的建設，引進多種的數據存儲和復制的方法，改變單一的備份模式，保證檔案的保存條件，建立有關的信息化管理制度，實現規范化的檔案管理。

3.4提高管理員的安全意識

在檔案管理信息化建設的過程中，要注意信息的安全問題，對網絡要進行實時的監控和管理，采取措施防止網絡黑客的攻擊，了解網絡病毒，掌握殺毒技術，做好信息的備份，最大限度的降低網絡風險。

4、結語

總而言之，要想機關事業單位檔案管理工作，就必須對檔案資源進行科學的管理，加強檔案管理意識，建立一套完整的管理體系，加強信息化管理，提高管理員的安全意識。這樣才可以提升檔案管理工作的質量和效率。

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