淺談如何加強高校基建檔案管理

【摘要】：高校基建檔案是高校基本建設管理中的一項重要內容。近年來，高校基本建設事業蓬勃發展，基建檔案的地位與作用日趨重要。文章就當前高校基建檔案的現狀進行了分析，為高校基建檔案管理工作標準化、規范化提出相應對策。

【關鍵詞】：高校基建檔案;現狀;對策

中圖分類號：TB482文獻標識碼：A "文章編號：0000-16007（2016）02-0001-04

高校基建檔案是高校基建管理和基建工程施工活動中直接形成的，具有保存和利用價值的文字記錄、圖表及其他載體的資料。基建檔案對學校內建筑物、構筑物以及各類管線等的規劃、設計、施工、使用、維修、改建等活動進行了真實的記錄和保存。

江澤民同志曾強調：“如果我們現在大量的工程竣工圖跟不上或不準確的話，那么將來對我們的子孫后代遺患無窮。”隨著高校教育事業的不斷發展，高校的擴建和組建越來越多。以南充職業技術學院為例，自2003年四校一場合并以來，學院在新校區投入建設了大量的教學樓、辦公樓、實驗樓、學生宿舍以及配套的各種基礎設施，隨之而來的是基建檔案數量的驚人增長。面對如此龐大復雜的檔案材料，如何科學的進行收集整理歸檔，是目前各大高校亟待解決的問題。

1.高校基建檔案管理的現狀

1.1認識不足，重視不夠

檔案的價值存在滯后性，只有日后需要的時候才能關注到檔案的重要，其價值和效益才能慢慢顯現，這就導致很多高校領導和基建檔案管理人員在當前的基本建設項目過程中對檔案認識不足。一方面，領導對工程經費、進度、質量等非常重視，對建設中形成的基建資料不夠重視，存在“重建設、輕檔案”的思想，導致基建檔案管理工作人員、設施、經費、政策等有限夠，使檔案工作陷入“說起來重要、干起來忘掉、忙起來不要”的局面。另一方面，檔案管理人員歸檔意識薄弱，未能樹立主動參與、多層次全方位的服務意識，許多建設資料由自己隨意保管，方便自己查閱，隨著人員變動，出現“人在資料在，人走資料失”的現象。

1.2制度不嚴，執行不力

許多高校沒有制定相關的基建檔案管理制度，或者只有制度輪廓，沒有具體可行的細則規范，也沒有將基建檔案工作納入年度工作計劃及責任考核范圍。管理工作中缺乏嚴格的約束機制和調控手段，使得檔案管理人員在實際工作中表現出一定的隨意性，甚至工作不實、敷衍了事。個人的自主能動性是有限的，沒有良好的管理制度、激勵機制，制度落實不到位、執行不力，有法不依、有章不循，最終導致基建檔案管理低效、建設失衡、發展緩慢。

1.3人員缺少，經驗缺乏

高校普遍缺少專職基建檔案管理人員，普通檔案管理者往往對文書、教學、財會等方面的檔案較為熟悉，對基建方面的活動程序和法律法規認識不夠，基建業務工作不熟悉，又不參與具體工程建設的全過程，在管理基建檔案時就容易出現收集上“你送我要”，利用上“你查我調”的問題，把自身的職責理解成“看堆守攤”。同時，基建部門忙于繁重的基建任務，對檔案的收集意識和經驗不足，加之其對檔案知識和技能不熟悉，導致其對基建檔案的收集整理顯得力不從心。

1.4質量不高，問題不斷

基建檔案的形成周期長，有些工程三五年都未能竣工，項目文件材料的形成要經過眾多環節，經歷一個漫長的過程，涉及建設、設計、施工、監理等眾多單位，專業技術性強，這就讓基建檔案的收集整理工作存在較大的難度。任何一個環節出現失誤都會影響整個基建檔案的完整性和準確性，如果平時不重視及時收集歸檔，容易造成檔案收集不齊，內容缺失。此外，責任人審簽缺漏、各種圖紙編制不全、圖章加蓋不規范，圖紙損壞、污染嚴重、圖物不符、內容失實、復印件多、用鉛筆圓珠筆書寫的材料多等問題普遍存在。隨著時間的推移，這些問題將越積越多，為日后的維修、改建、利用等工作帶來諸多不便。

2.做好高校基建檔案管理的幾點措施

2.1提高認識，加強組織領導

要做好基建檔案管理工作，需要全面、深入的認識高校基建工程檔案的作用，檔案離開了“作用”其價值就無從體現。所以高校應不失時機，采取培訓班、有獎競答、海報畫冊等各種形式，大力宣傳相關檔案法律、法規，普及基建檔案知識，提高大家對基建檔案作用和檔案管理工作重要性的認識。同時，基建管理部門和檔案管理部門的工作人員，應自覺提高各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。只有從學校領導到具體的基建檔案管理人員以及全體教職工，都明確了基建檔案的重要意義，才能為建檔工作的順利開展創造一個積極、和諧、良好的外部環境，才能推動基建檔案管理工作的健康可持續發展。

2.2健全制度，完善管理體制

建立健全各項基建檔案管理規章制度是做好檔案管理工作的關鍵。高校應根據國家現有的對檔案管理相關的法律法規，結合本校實際情況，制定出一套詳盡合理的、切實可行的基建檔案歸檔方法、人員崗位責任制度、日常工作管理細則等，并不定期進行檢查、督促。分工合作、責任到人、獎勵先進、鞭策落后，做到“有制度可依，依制度辦事”，確保基建檔案管理工作制度化、標準化、規范化。

2.3加強培訓，提高人員素質

檔案管理人員不能僅僅是基建檔案的材料保管員，而應當是檔案管理工作的主體，是檔案的形成者、管理者，其自身的素質和專業水平決定了高校基建檔案管理工作質量。因此，高校應加大力度，加大投入，考慮到基建檔案的特殊性，對檔案管理人員從基建管理和檔案管理兩方面進行專業知識培訓，并把培訓工作作為一項長期的任務，將其定期化、制度化、規范化。同時，檔案管理人員應主動學習業務知識，加強和基建部門的溝通，知識互補，不斷強化自身的管理意識和服務意識，真正提高檔案工作的管理水平。

2.4規范建檔，確保檔案質量

要確保基建檔案齊全、完整、系統，就要做到“管理及時同步、收集密切跟蹤、質量嚴格把關”。要把基建檔案工作于工程建設同步進行，將其與工程建設計劃、檢查、總結、驗收等各個環節緊密聯系起來，確保工程進行到哪個階段，檔案收集整理工作就要跟蹤到該階段。在收集時還應注意遵循工程檔案形成的規律，保持材料間的有機聯系，使檔案真正能反映出一個工程的全貌。此外，定期對檔案進行清查清欠，注意后期維修改建資料歸檔，不斷充實完善。針對歸檔材料字跡模糊、頁面污穢、手續不全等現象應堅持要求及時更換。

2.5與時俱進，建立電子檔案

一方面，隨著計算機技術的廣泛應用，基建工程CAD技術應用日益普及，各種基建工程電子文件不斷形成;另一方面，由于現存的紙質檔案多為原件，存放時間過久經不起頻繁使用。這就要求我們轉變觀念，與時俱進，引進現代化管理技術，加快基建檔案的信息化、數字化管理，著手建立基建電子檔案。對工程建設中形成的電子材料進行及時有效的整理，對以前大量的有保存價值的紙質原件通過掃描轉化成電子檔案保存。利用現代科學技術，提高基建檔案的整理、檢索工作效率，合理規范的提供基建電子檔案服務。

綜上所述，高校基建檔案是學校的寶貴財富，它既是工程建設的真實記錄，又是高校發展建設的重要依據和憑證，在高校基本建設和發展中起著舉足輕重的作用。只有不斷加強高校基建檔案管理工作建設，提高檔案的實用價值，才能使其更好的為高校的建設、管理提供更高效的服務。

參考文獻：

[1]秦奕.試論如何加強高校基建檔案管理[J].城建檔案，2003（1）.

[2]陳克琴.高校基建檔案管理現狀分析與對策研究[J].魅力中國，2009（9）.

[3]鐘霞軍.淺談高校基建檔案的歸檔與管理[J].廣西中醫學院學報，2004（3）.

[4]肖永菊.談高校基建檔案管理工作存在的問題及對策[J].科技信息，2011（11）.

[5]桑媛媛.基建工程電子檔案收集管理中的問題及其對策[J].工程與建設，2012（1）.