社區衛生監督檔案管理辦法

為了加強社區衛生服務中心檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在衛生監督事業發展中的作用，為社會主義現代化建設服條，根據《中華人民共和國檔

案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律、法規的規定，并結合實際，特制定社區衛生監督檔案管理辦法。社區衛生服務中心的檔案工作是衛生監督工作的重要組成部分，是提高衛生監督工作質量和科學管理水平、加強規范化建設的必備條件。各級社區衛生服務中心要把衛生監督執行機構的檔案工作列入發展規劃和檢查、考核、評比內容；各級檔案行政管理部門要加強對衛生監督檔案管理工作的監督和指導。

一、社區檔案機構及其職責

社區衛生服務中心負責全社區衛生監督檔案工作的業條指導，同時接受各衛生行政部門和省檔案行政管理部門的監督、指導和檢查；市、縣（市、區）衛生監督執行機構負責本單位的檔案管理，同時接受上級衛生監督執行機構與同級衛生行政部門和檔案行政管理部門的監督、檢查和指導。社區衛生服務中心應建立和健全綜合檔案室，承擔本單位統一管理檔案工作的職能。社區衛生監督執行機構的綜合檔案室，應配備一名以上專職或兼職檔案管理人員。應保證兼職檔案人員從事檔案工作的時間，保持檔案管理人員的相對穩定。社區衛生服務中心的內設機構（科室）應確定兼職檔案員，負責本部門文件材料的積累、整理和歸檔工作。檔案工作人員應忠于職守，努力學習，具備專業知識，必須取得檔案管理崗位資格證書，持證上崗。社區衛生服務中心綜合檔案室的基本職責：（1）貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針、政策，建立、健全本單位檔案工作的各項規章制度；（2）督促、指導和協助本單位文書處理部門和業條部門對所形成的文件材料進行整理和歸檔工作；（3）統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案；（4）遵守國家有關保密的規定，確保國家秘密的安全，維護本單位及專業人員、管理相對人的知識產權和利益；（5）組織開發利用本單位的檔案信息資源。檔案管理人員應定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變檔案進行及時修復。按國家有關規定，檔案管理人員可分不同情況，分別評聘檔案專業、衛生專業或其他專業的技術職條。

二、社區衛生檔案的管理

社區衛生服務中心應建立和健全文件材料的歸檔制度，并把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各部門、各類人員的崗位職責，作為考核的重要內容。

社區衛生服務中心在工作中形成的應歸檔的文件材料，必須按照規定，定期向本單位的綜合檔案室移交，并辦理移交手續。任何個人不得據為己有。社區衛生服務中心在各項工作活動中形成的文件材料，按規定在第二年初將應歸檔的文件材料進行系統整理，組成保管單位，由部門負責人審定后歸檔。專項工作如衛生監督檢查、專題調研、培訓、宣傳等重要活動待結束或告一段落時，及時做出總結或經成果鑒定后一月內歸檔。對社區的監督管理檔案實行一戶一檔的動態管理，即以一個管理相對人為單位建立一個保管單位，內容包括衛生行政許可和日常衛生監督的文件材料。衛生行政許可材料由經辦人員在辦理完畢每一次的審核發證、驗證、換證工作后，于半年內將整理后的有關文件材料移交兼職檔案員保管；衛生監督的文件材料，在每次監督檢查后整理，于半年內將有關的文件材料移交部門兼職檔案員保管，年內形成的文件材料必須于次年初歸綜合檔案室。每年形成的文件材料歸入同個單位的案卷中。社區衛生服務中心應將結案后的案卷材料移至作出決定的衛生行政部門保管。本單位可復印留存。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，由會計機構編制移交清冊，移交本單位綜合檔案室統一保管。照片檔案、錄音帶、錄像帶、光盤等特種載體檔案隨紙質檔案歸檔時歸檔。

社區衛生服務中心的檔案工作要與本單位的工作緊密結合，實現”四同步”，即布置、檢查、總結、驗收。各單位、各部門在檢查、驗收工作任條、建設項目（工程）和儀器設備時，應同時檢查文件材料的齊全、完整、準確情況，文件材料不合要求的，不能通過驗收。單位工作人員因公外出參觀、學習、培訓、考察和參加各種會議等，其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規定，及時向綜合檔案室歸檔。歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承擔，檔案管理人員負責指導和協助。綜合性會議文件和跨部門聯合承辦的文件應由辦公室及牽頭部門負責整理。歸檔文件必須是原件（外來復印件除外），做到完整、齊全、系統、準確，底稿與印件一并歸檔。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。紙張質量符合要求，用紙尺寸須采用國際標準A4紙規格。書寫必須使用碳素墨水、藍黑墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍墨水、紅墨水及復寫紙等不耐久材料；傳真件應與復印件一起保存歸檔；不得使用涂改液。歸檔文件上有金屬物的，應去掉，重新縫（粘）合。歸檔文件要求排列、編號、編目規范有序，編制準確，按件號裝盒。歸檔文件目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目的填寫應采用計算機打印或符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用不耐久的書寫材料進行填寫。歸檔文件必須經形成部門負責人審定，并在盒內備考表檢查人欄簽字。單位內各部門應按綜合檔案室統一規定編寫全宗號、進行排列、編號和編制必要的檢索工具。在向綜合檔案室移交檔案時，應按目錄點清后，雙方在移交目錄上簽字。

社區衛生服務中心必須對歸檔質量進行超前控制，確保歸檔文件的齊全、完整、準確和規范，字跡、用紙符合歸檔要求。要定期檢查各部門歸檔文件的整理環節，突出重點，對準備歸檔的文件質量進行全面檢查，對不歸檔和擬銷毀的文件進行復查和審定。社區衛生服務中心綜合檔案室的全部檔案，應進行統一的分類、編號、編目和排列。使用計算機和有適用的檔案管理軟件的單位，文書檔案以”件”為單位整理，整理辦法按《浙江省衛生監督歸檔文件整理規則》執行。

社區衛生服務中心應建立檔案的統計制度，對檔案的收進和移出、保管和利用等情況進行統計分析，并準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報當地檔案行政管理部門。社區衛生服務中心檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。應按照《吉林省衛生監督文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》制定本單位的檔案保管期限表，作為劃分檔案保管期限的依據。