高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀與改進(jìn)措施分析

摘 要：在高職院校建設(shè)中，檔案管理是檔案維護(hù)的重要工作，同時(shí)也是檔案規(guī)范化以及信息化的重要保障。高職檔案管理的現(xiàn)狀一定程度上影響著院校的管理水平以及教育質(zhì)量。因此，加強(qiáng)檔案管理是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的有效措施，也是提升高職院校檔案管理水平以及教育質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。就我國當(dāng)前高職院校檔案管理的現(xiàn)狀來看，還存在一些管理問題，本文就高職院校檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出提高檔案管理水平的主要措施。

關(guān)鍵詞：高職；檔案管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)

中圖分類號：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

一、高職院校檔案管理中存在的問題分析

1.檔案管理制度不健全

高校檔案包含類目眾多，隨著高職院校的不斷發(fā)展，各類檔案管理也應(yīng)跟隨時(shí)代潮流不斷調(diào)整檔案管理制度。例如學(xué)生檔案不僅包含學(xué)籍檔案，同時(shí)也應(yīng)包括學(xué)生進(jìn)入院校后形成的所有具有原始記錄性的材料，還應(yīng)該包括學(xué)生心理檔案、學(xué)生活動檔案以及其他能夠反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料，不僅包括紙質(zhì)材料，同時(shí)也應(yīng)包含數(shù)字化信息。

2.檔案意識淡薄

由于檔案的價(jià)值效益凸顯較緩慢，投入與產(chǎn)出難以直接產(chǎn)生效益，大部分高職院校領(lǐng)導(dǎo)難以重視檔案。此外，學(xué)校的檔案收集方式仍然是采用管理部門主動索取的方式，一些檔案部門不能夠依法歸檔，對檔案移交的意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案移交工作遲遲不能落實(shí)，材料的收集不齊全，嚴(yán)重影響了檔案的收集工作。

3.管理信息化水平較低

目前，我國一些高職院校仍然采用傳統(tǒng)的檔案保管方法，電子化檔案管理系統(tǒng)不完善，信息化管理水平低，導(dǎo)致檔案管理工作跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，嚴(yán)重落后于時(shí)代發(fā)展。盡管很多高校會使用一些檔案管理軟件，如南大之星等，但對于軟件的開發(fā)和利用僅限于查閱檔案資源，數(shù)據(jù)化挖掘的意識非常薄弱。

4.檔案開發(fā)利用程度嚴(yán)重缺乏

由于高職院校檔案利用工作多數(shù)僅停留于查閱和借閱檔案層面，加之缺乏足夠的檔案專業(yè)人力資源支持，高職院校檔案信息資源開發(fā)相當(dāng)缺乏。

二、提高高職院校檔案管理水平的主要措施

1.建立健全檔案管理制度

高職學(xué)校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，根據(jù)時(shí)代發(fā)展需要，制定有效的檔案管理制度，使檔案管理制度更科學(xué)，更貼合實(shí)際。此外，檔案管理規(guī)范中還應(yīng)該規(guī)范檔案管理工作人員的工作流程以及工作行為，制定完善的檔案歸檔制度，讓管理人員遵循檔案歸檔的規(guī)定。為了促進(jìn)檔案管理工作朝著規(guī)范化和法制化的方向發(fā)展，應(yīng)該制定相關(guān)獎懲機(jī)制以及考核機(jī)制，并將其納入到對相關(guān)人員考核的體系當(dāng)中。

2.提高檔案管理意識

一些管理人員認(rèn)為檔案管理只是檔案部門的事情，與自身的利益無任何關(guān)系，這種錯(cuò)誤認(rèn)識加重了檔案地位的邊緣化。其實(shí)檔案管理工作對高職院校園文化建設(shè)意義很大，檔案的產(chǎn)生也是來源于學(xué)校的各級部門，只有前端管理有序合理，后端歸檔才能更加科學(xué)。因此，學(xué)校應(yīng)該全面提升教職工及學(xué)生檔案管理意識，不僅需要加強(qiáng)檔案管理人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，還需要加強(qiáng)學(xué)校教師對檔案管理工作的認(rèn)識，讓他們能夠樹立正確的管理觀念，為促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展建設(shè)提供更好的管理基礎(chǔ)。

3.建立健全信息化管理系統(tǒng)

高職院校應(yīng)在充分利用當(dāng)前檔案信息管理軟件的基礎(chǔ)上，在信息科學(xué)理論的指導(dǎo)下，積極構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，努力將檔案管理軟件與OA辦公系統(tǒng)銜接，加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的認(rèn)知和管理，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化以及智能化發(fā)展。

4.重視檔案信息資源開發(fā)利用

目前高職院校的專業(yè)人才隊(duì)伍不斷增強(qiáng)，專業(yè)管理能力不斷提升，但仍要重視檔案信息資源的開發(fā)利用。例如，對學(xué)生檔案信息資源的保管利用，挖掘知名校友檔案資源；對歷史檔案信息資源的開發(fā)，編研校史，開辟校史展覽館，對校園文化建設(shè)提供原始性依據(jù)等等。

作為社會實(shí)踐活動中形成的一種可靠性憑證，檔案客觀地記錄了學(xué)校教育發(fā)展的歷史情況，同時(shí)也保留了真實(shí)的歷史痕跡。為了保證這些歷史性憑證能夠長久地發(fā)揮其參考資料的作用，需要借助信息化的管理系統(tǒng)強(qiáng)化管理水平，使得檔案的發(fā)展更具有時(shí)代性特征。

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