人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策

俞雅楠

【摘要】隨著二十一世紀互聯網的發展，多媒體以及信息技術也越來越普及，滲透到每一個行業和領域，為我們的工作和生活提供了許多的便利。在多媒體以及信息技術成為當今社會發展各行各業的發展的必然趨勢的大背景下，本文對人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策進行了簡單的分析與討論。

【關鍵詞】人力資源檔案管理；信息化；影響因素；建設對策

一、人力資源檔案管理

1.人力資源

人力資源的指的是市場經濟下，一個國家或地區有具有勞動能力的人口資源，其中既包括正處于勞動年齡的人口，又包括尚未達到勞動年齡以及雖然超出勞動年齡卻具備勞動能力的所有人員。在我們國家，人力資源就是指在社會主義市場經濟下，能夠幫助促進我國經濟與社會發展的、具有自主的勞動力的人口的統合。

2.人力資源檔案管理

一個地區的經濟發展水平的高低離不開該地區多元、優質的人力資源。由于一個地方的人力資源的素質參差不齊，而各行各業對人力資源又有著不同的需要，所以需要對人力資源進行檔案管理，通過對該地區人力資源的有效記錄、分類與管理，記錄該地區可勞動人口的數量、各自的文化程度、生活背景、工作能力等，為該地區的經濟發展提供高效的服務。

3.人力資源檔案管理的作用

二十一世紀是發現人才的世紀。人力資源的檔案管理的作用就是推動一個地區的人力資源的流動，使得一個地區的人力資源得到最大限度的利用——幫助企業、社會發現人才，幫助人才找到適宜其發展的工作崗位，使其才華得到發展，進而服務于社會主義現代化建設。

二、信息化與人力資源檔案管理

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。（智能化工具又稱信息化的生產工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應的生產力，稱為信息化生產力。智能化生產工具與過去生產力中的生產工具不一樣的是，它不是一件孤立分散的東西，而是一個具有龐大規模的、自上而下的、有組織的信息網絡體系。這種網絡性生產工具將改變人們的生產方式、工作方式、學習方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類社會發生極其深刻的變化。隨著中國經濟的高速增長，中國信息化有了顯著的發展和進步，縮小了與發達國家的距離。我國信息化應用逐步深入，經濟和社會效益明顯提高。數據顯示，我國醫療信息化、政務信息化和物流信息化市場規模持續擴大。在各行業快速發展的同時，仍存在著突出的問題。在社會信息化、政務信息化與信息安全建設領域仍有不同程度的不足。相信隨著我國政策的支持和產業問題的解決，我國信息化將進一步向著縱深方向發展。可見信息化不僅代表了一種信息技術被高度應用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質資源潛力被充分發揮，個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態。同時信息化也代表著一個國家的科學技術水平和人民的生活水平。

隨著信息化進程的進一步推進，多媒體以及信息技術也在潛移默化的影響著我們的思維模式和工作方式，為我們的生產生活提供了諸多便利。作為能夠從多種角度全方位展現勞動人員勞動能力水平關鍵資料的人力資源檔案，對其進行信息化的建設就顯得尤為關鍵。與此同時，檔案管理的工作也伴隨著信息化的進程取得了進一步的發展，這就要求我們在人力資源檔案管理工作中不斷的更新、學習、實踐，盡早完成檔案管理的現代化。

三、人力資源檔案管理信息化的影響因素

1.人力資源檔案管理的基本設施過于落后

信息化作為現今人力資源檔案管理建設的最基礎也是最重要的任務，但是我國現在的人力資源檔案管理的狀況卻不容樂觀。據了解，現在我國絕大部分地區的人力資源檔案管理還依舊停滯在通過人工記錄成紙質材料進行歸檔、保留、篩選、處理，人力資源檔案管理的工作內容絕大部分也還停滯在單純的“收集勞動人口的資料、整理人力資源的資料、鑒定人力資源檔案資料是否與勞動人口能力相符、代替保管勞動人口檔案，等”十分基本的工作內容。

2.人力資源檔案管理信息化的意識相對落后

由于我國的地域比較廣闊，整體的科技化進程還需要加快，所以導致我國各個領域的信息現代化進程較為緩慢，導致我國目前的人力資源檔案管理水平相對落后，故而對人力資源檔案管理的信息化建設的意識就比較薄弱。雖然我國東部等經濟發達地區已經逐步開始了人力資源檔案管理的信息化進程，但往往因為傳統人力資源檔案管理固有的“重視儲藏、輕視使用”的傳統觀念，很多地方對人力資源檔案管理的信息化沒有足夠的重視，使得人力資源檔案管理的工作內容依舊停滯在只是對勞動人口的基礎信息進行簡單的登記、存檔，而非根據勞動人口的發展進行及時的擴展與更新，這就大大降低了人力資源檔案管理的作用，使得人力資源檔案管理對該地區勞動人口的充分利用大打折扣。甚至部分地區的人力資源檔案在形成歸檔之后變塵封于高閣之上，使人力資源檔案在市場經濟的作用大大削弱。

3.缺乏人力資源檔案管理的專業人才

人力資源檔案管理作為一項重要的政府性的工作，具有很強的專業性、政治性、機密性，這就要求從事人力資源檔案管理的人員必須是具有極強的工作能力、極高的政治素養。由于涉及到檔案管理的信息化，這就還要求從事人力資源檔案管理的工作人員必須是擅長信息技術應用的高素質的復合型人才。但是傳統人工的人力資源檔案管理模式導致我國現今從事于人力資源檔案管理的工作者還都停滯在手工操作、紙質記錄的水平。這就一定程度上阻礙了我國人力資源檔案管理的信息化進程。

四、人力資源檔案管理信息化的建設對策

人力資源檔案信息化，就是在國家人力資源檔案行政管理部門的統一規劃和統一組織下，在檔案管理活動中全面的應用現代信息技術，對人力資源檔案信息資源進行處置、管理并提供相應的利用服務。一方面，因為人力資源檔案需要長久保存，為提高其存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、腐蝕以及火災等災害，無論是國家還是企業，每年大量投入文檔的保管經費是在所難免的，而且因其無備份而又為每年不得不有的文檔損失而擔憂。另一方面，因為檔案需反復被查閱，所以不可避免的存在原件受損或遺漏、丟失，從而給文檔的保管與利用帶來管理上的憂慮?？梢姡瑢n案管理進行信息化的建設工作，是一種既節省人力，又減少紙張的浪費保護環境，避免不必要的困憂的現代信息管理的手段。

要做好人力資源檔案管理的信息化工作首先要：加強基礎設施建設，比如計算機的配備，在人力資源檔案管理上，運用計算機可以進行人力資源檔案的整理、收集、編制、檢索內容、相關介紹等工作。也同時可以用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為人力資源檔案的編研工作提供服務以及人力資源檔案統計等工作。加強人力資源檔案管理系統的建設，在管理好人力資源檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。做好人力資源檔案管理信息化工作的要求：

首先，要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

第二，要建設和完善局域網。使各項工作都形成網絡化的工作模式，從而加強對檔案的管理和利用。

第三，加強人力資源檔案的目錄數據庫的相關建設：形成人力資源檔案信息系統和網絡建設形式的統一，逐步適應人力資源檔案信息資源共享的要求，加強人力資源檔案目錄數據庫建設，開發標準化的人力資源檔案管理系統，加強人力資源檔案目錄的輸入與保存，便于有需要的工作人員隨時查、取。

最后，加強人力資源檔案信息化人才的培養，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新出更科學、更先進的管理方法，所以，要通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。從多方面提高人力資源檔案業務人員的管理水平。

在我國新形勢下，只有堅持與時俱進，做好人力資源檔案的開發和利用工作，進行檔案管理的信息化理念的更新，才能適應新形勢的需要，開創人力資源檔案管理工作的新局面。人力資源檔案管理的信息化不僅有利于為隨時查詢提供便利，同時也為人力資源檔案管理工作人員減少了很多不必要的勞動力，增強人力資源檔案的永久儲存性。促進我國政府和企業的人力資源檔案管理工作朝向更科學化、規范化的發展。

隨著全球化經濟發展趨勢的推動，促進各方面發展水平的提高。在這種新發展形勢的影響下，市場競爭日趨激烈，需要大量的知識與技術型人才對經濟產業進行填充。新經濟背景下企業要在激烈的市場競爭中占領一定地位就要加大人才的培養，留住人才。所以，這就需要企業在新經濟背景下加強對人力資源檔案管理，通過對企業的綜合分析找尋人力資源檔案管理中存在的問題，并具體問題具體分析，促進企業人才共享，提高企業的競爭力，實現企業發展目標的最大化。

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