關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案管理措施的探討

于向紅

【摘要】聲像檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，其主要是利用攝錄手段形成的具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、幻燈片等載體的信息資料。雖然聲像檔案所占醫(yī)院檔案總量的比例較小，但能夠更真實的對醫(yī)院的發(fā)展歷史進(jìn)行反映，其所起到的佐證作用是其他類型檔案所無法比擬的。因此需要加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案管理工作，確保更好的提高醫(yī)院聲像檔案的利用水平。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；聲像檔案；管理；問題；措施

聲像檔案是以影像和聲音為主，以不同材料為載體，同時輔以文字說明并對國家和社會有重要保存價值的歷史記錄。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，聲像檔案數(shù)量越來越多，已成為什現(xiàn)代社會檔案資源體系的重要組成部分。醫(yī)院內(nèi)的聲像檔案，能夠更好的再現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展歷史的原貌，對醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的意義。但相對于醫(yī)院其他檔案來講，聲像檔案一直得不到有效的重視，這就導(dǎo)致實際工作中，聲像檔案管理較不混亂，檔案存在著流失的問題，并沒有真正的發(fā)揮出聲像檔案的重要作用。因此需要加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案管理工作，更好的發(fā)揮出聲像檔案的綜合效益。

一、聲像檔案管理中存在的問題

（一）聲像檔案歸檔意識淺薄。（1）在醫(yī)院日常活動過程中，一些拍照及錄音錄像等工作通常都會由院辦公室及宣傳科負(fù)責(zé)，因此聲像檔案一般都會在院辦公室及宣傳科形成，但聲像檔案往往會每半年度或是一個年度才會交由檔案室進(jìn)行歸檔，在這個過程中，聲像檔案資料形成部門對工作的細(xì)致程度則會對聲像檔案的質(zhì)量產(chǎn)生較大的影響。一旦聲像檔案形成部分對聲像檔案重視度不夠，必然的會導(dǎo)致聲像檔案質(zhì)量下降，很難保證聲像檔案的歸檔率。（2）當(dāng)前醫(yī)院各科室在日常工作中自行拍攝活動較為普遍，這就導(dǎo)致在自行拍攝過程中會形成一些有價值的聲像資料，但由于各科室自行拍攝及一些臨床科室自行拍攝的照片等都不屬于聲像歸檔部門，從而導(dǎo)致這些具有重要價值的聲像檔案無法歸檔，檔案管理部門無法實現(xiàn)對這些聲像檔案的管理和存儲。

（二）聲像檔案管理手段滯后。聲像檔案在保管過程中對于溫度和濕度具有非常嚴(yán)格的要求，同時還要采取必要的防磁、防光及防污染等措施，要想滿足聲像檔案的保管條件，則需要投入大筆資金。但這對于當(dāng)前各醫(yī)院來講，大筆的資金投入到聲像檔案管理工作中不現(xiàn)實，很多醫(yī)院自身資金較為緊張，也很難拿出大筆資金用于聲像檔案保管設(shè)備的購置。

（三）聲像檔案管理人員素質(zhì)不高。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員多數(shù)都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)，部分檔案管理人員僅在上崗前接受短期的培訓(xùn)。檔案管理人員整體專業(yè)技能和素質(zhì)普遍不高，這也導(dǎo)致在具體聲像檔案管理工作中，由于缺乏專業(yè)管理知識，不僅管理方式落后，而且在聲像檔案保管過程中與紙質(zhì)檔案保管采取一樣的方式，從而對聲像檔案的有效性帶來較大的影響。另外在聲像檔案保管工作中，很少借助于現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，還停留在簡單的收集保管工作上，這對于聲像檔案的壽命帶來了較大的影響。

（四）聲像檔案沒有得到有效的開發(fā)利用。當(dāng)前各醫(yī)院對于聲像檔案缺乏開發(fā)利用的意識，僅滿足于查詢、出版專刊畫冊及簡報的層次，僅對聲像檔案開發(fā)不夠，而且缺乏檔案專題編研能力，從而導(dǎo)致很多具有開發(fā)價值的檔案沒有充分的發(fā)展出具體的作用。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理的措施

（一）重視對聲像檔案的管理。從制度上對一些不盡完善的歸檔范圍進(jìn)行調(diào)整，對日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現(xiàn)象的發(fā)生。開展經(jīng)常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認(rèn)識。檔案管理部門要與各科室保持經(jīng)常性溝通，及時掌握醫(yī)院信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫(yī)院員工對聲像檔案工作予以配合支持。

（二）做好聲像檔案收集、整理和歸檔工作。經(jīng)常深入科室了解情況，及時發(fā)現(xiàn)有價值聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規(guī)，隨時將聲像資料歸檔，往往會起到事半功倍之效。在人手允許情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔(dān)醫(yī)院部分重要活動的資料攝影工作，這是聲像檔案積累的最佳條件。在具體工作中，真正掌握醫(yī)院重要活動的第一手材料，保證聲像檔案的歸檔完整性，確保歸檔質(zhì)量的提升。

（三）加大投入力度。聲像檔案的保管需要一定的設(shè)備投入，聲像檔案管理部門爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在經(jīng)濟(jì)上給予投入，購置必需的設(shè)備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設(shè)施。

（四）努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案室是“沒有圍墻的大學(xué)”。自學(xué)是聲像檔案管理工作者提高自身專業(yè)水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過訂閱檔案報刊、書籍等形式加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在干中學(xué)，在學(xué)中干。此外還可通過報考電大、函授、進(jìn)修等多渠道、多形式的繼續(xù)教育，不斷進(jìn)行專業(yè)技能的填補(bǔ)和提高。作為單位領(lǐng)導(dǎo)者，要支持鼓勵檔案管理人員參加上級檔案部門組織的檔案培訓(xùn)班及檔案管理交流活動，擴(kuò)大視野，增長知識，并為其創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和發(fā)展環(huán)境，從而提高聲像檔案管理水平。

（五）應(yīng)用現(xiàn)代手段管理聲像檔案。隨著當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院需要加快實現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，在對聲像檔案保管方面采用現(xiàn)代化技術(shù)。利用掃描儀來對照片進(jìn)行掃描，實現(xiàn)照片檔案數(shù)字化，同時加快推進(jìn)錄音和錄像檔案數(shù)字化的進(jìn)程，這不僅有利于聲像檔案的保管，而且為聲像檔案的利用也創(chuàng)造了良好的條件。利用現(xiàn)代化手段來對聲像檔案進(jìn)行管理，有效的延長聲像檔案的壽命，加快實現(xiàn)聲像檔案資源的共享。

三、結(jié)束語

無論是聲像檔案還是其他類型的檔案，其管理的最終目的都是是為了實現(xiàn)檔案的有效利用，充分的發(fā)揮出檔案自身的價值。因此對于醫(yī)院檔案管理人員來講，需要加快推動聲像檔案開發(fā)利用的步伐，利用各種渠道及途徑來提高聲像檔案的利用率，確保聲像檔案能夠更好的發(fā)揮出真正的價值。

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