關于加強醫院聲像檔案管理措施的探討

于向紅

【摘要】聲像檔案作為醫院檔案的重要組成部分，其主要是利用攝錄手段形成的具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、幻燈片等載體的信息資料。雖然聲像檔案所占醫院檔案總量的比例較小，但能夠更真實的對醫院的發展歷史進行反映，其所起到的佐證作用是其他類型檔案所無法比擬的。因此需要加強醫院聲像檔案管理工作，確保更好的提高醫院聲像檔案的利用水平。

【關鍵詞】醫院；聲像檔案；管理；問題；措施

聲像檔案是以影像和聲音為主，以不同材料為載體，同時輔以文字說明并對國家和社會有重要保存價值的歷史記錄。在當前科學技術快速發展的新形勢下，聲像檔案數量越來越多，已成為什現代社會檔案資源體系的重要組成部分。醫院內的聲像檔案，能夠更好的再現醫院發展歷史的原貌，對醫院的發展具有非常重要的意義。但相對于醫院其他檔案來講，聲像檔案一直得不到有效的重視，這就導致實際工作中，聲像檔案管理較不混亂，檔案存在著流失的問題，并沒有真正的發揮出聲像檔案的重要作用。因此需要加強醫院聲像檔案管理工作，更好的發揮出聲像檔案的綜合效益。

一、聲像檔案管理中存在的問題

（一）聲像檔案歸檔意識淺薄。（1）在醫院日常活動過程中，一些拍照及錄音錄像等工作通常都會由院辦公室及宣傳科負責，因此聲像檔案一般都會在院辦公室及宣傳科形成，但聲像檔案往往會每半年度或是一個年度才會交由檔案室進行歸檔，在這個過程中，聲像檔案資料形成部門對工作的細致程度則會對聲像檔案的質量產生較大的影響。一旦聲像檔案形成部分對聲像檔案重視度不夠，必然的會導致聲像檔案質量下降，很難保證聲像檔案的歸檔率。（2）當前醫院各科室在日常工作中自行拍攝活動較為普遍，這就導致在自行拍攝過程中會形成一些有價值的聲像資料，但由于各科室自行拍攝及一些臨床科室自行拍攝的照片等都不屬于聲像歸檔部門，從而導致這些具有重要價值的聲像檔案無法歸檔，檔案管理部門無法實現對這些聲像檔案的管理和存儲。

（二）聲像檔案管理手段滯后。聲像檔案在保管過程中對于溫度和濕度具有非常嚴格的要求，同時還要采取必要的防磁、防光及防污染等措施，要想滿足聲像檔案的保管條件，則需要投入大筆資金。但這對于當前各醫院來講，大筆的資金投入到聲像檔案管理工作中不現實，很多醫院自身資金較為緊張，也很難拿出大筆資金用于聲像檔案保管設備的購置。

（三）聲像檔案管理人員素質不高。當前醫院檔案管理人員多數都沒有經過系統的檔案專業知識學習，部分檔案管理人員僅在上崗前接受短期的培訓。檔案管理人員整體專業技能和素質普遍不高，這也導致在具體聲像檔案管理工作中，由于缺乏專業管理知識，不僅管理方式落后，而且在聲像檔案保管過程中與紙質檔案保管采取一樣的方式，從而對聲像檔案的有效性帶來較大的影響。另外在聲像檔案保管工作中，很少借助于現代化的技術和手段，還停留在簡單的收集保管工作上，這對于聲像檔案的壽命帶來了較大的影響。

（四）聲像檔案沒有得到有效的開發利用。當前各醫院對于聲像檔案缺乏開發利用的意識，僅滿足于查詢、出版專刊畫冊及簡報的層次，僅對聲像檔案開發不夠，而且缺乏檔案專題編研能力，從而導致很多具有開發價值的檔案沒有充分的發展出具體的作用。

二、加強聲像檔案管理的措施

（一）重視對聲像檔案的管理。從制度上對一些不盡完善的歸檔范圍進行調整，對日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現象的發生。開展經常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認識。檔案管理部門要與各科室保持經常性溝通，及時掌握醫院信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫院員工對聲像檔案工作予以配合支持。

（二）做好聲像檔案收集、整理和歸檔工作。經常深入科室了解情況，及時發現有價值聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規，隨時將聲像資料歸檔，往往會起到事半功倍之效。在人手允許情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔醫院部分重要活動的資料攝影工作，這是聲像檔案積累的最佳條件。在具體工作中，真正掌握醫院重要活動的第一手材料，保證聲像檔案的歸檔完整性，確保歸檔質量的提升。

（三）加大投入力度。聲像檔案的保管需要一定的設備投入，聲像檔案管理部門爭取單位領導的重視，在經濟上給予投入，購置必需的設備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設施。

（四）努力提高檔案管理人員的專業素質。檔案室是“沒有圍墻的大學”。自學是聲像檔案管理工作者提高自身專業水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過訂閱檔案報刊、書籍等形式加強自身業務學習，在干中學，在學中干。此外還可通過報考電大、函授、進修等多渠道、多形式的繼續教育，不斷進行專業技能的填補和提高。作為單位領導者，要支持鼓勵檔案管理人員參加上級檔案部門組織的檔案培訓班及檔案管理交流活動，擴大視野，增長知識，并為其創造良好的工作環境和發展環境，從而提高聲像檔案管理水平。

（五）應用現代手段管理聲像檔案。隨著當前計算機技術和網絡技術的快速發展，醫院需要加快實現聲像檔案數字化，在對聲像檔案保管方面采用現代化技術。利用掃描儀來對照片進行掃描，實現照片檔案數字化，同時加快推進錄音和錄像檔案數字化的進程，這不僅有利于聲像檔案的保管，而且為聲像檔案的利用也創造了良好的條件。利用現代化手段來對聲像檔案進行管理，有效的延長聲像檔案的壽命，加快實現聲像檔案資源的共享。

三、結束語

無論是聲像檔案還是其他類型的檔案，其管理的最終目的都是是為了實現檔案的有效利用，充分的發揮出檔案自身的價值。因此對于醫院檔案管理人員來講，需要加快推動聲像檔案開發利用的步伐，利用各種渠道及途徑來提高聲像檔案的利用率，確保聲像檔案能夠更好的發揮出真正的價值。

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