開放檔案管理及其編研工作分析

紀如剛

[摘要]在檔案管理過程中，如何對開放檔案進行更好地管理，使其服務經濟社會發展和干部的任用選拔具有極其重要的意義。基于此，本文分析研究了開放檔案管理的意義，開放檔案的要求和措施，以及開放檔案管理的編研工作內容分析。

[關鍵詞]開放檔案管理 檔案管理 開放檔案 編研

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）06-0115-01

所謂開放檔案就是將可以公開的和已經滿保密期限的檔案進行解密，使檔案解除“緊閉”，向社會開放。利用者只要辦理一般的手續之后，就可以利用這個檔案了。從目前我國的具體情況來看，各級各類國家檔案館保管的檔案自從形成之日起滿三十年的檔案，除未解密或者需要控制使用的以外，均可以面向社會進行開放。我國公民凡是持有合法的證明，經過檔案館的同意并簽訂相關的借閱手續之后，就可以使用開放的檔案；外籍人口使用我國開放的檔案，必須要有我國相關部門的介紹信或者是證明，并經過省級以上檔案事業管理部門同意后方可使用。檔案館應當積極匯編檔案史料，系統地面向社會公布檔案信息。

一、開放檔案管理的意義分析

開放檔案管理在檔案管理中具有重大意義，對于使用者而言，開放檔案能夠給予其更好的機會對檔案進行分析和利用。其意義表現在以下幾個方面。

第一，開放檔案管理是我國檔案管理戰線上檔案管理制度改革的一個新成果。它不僅簡化了使用檔案的手續，縮小了保密范圍，并且還為各單位使用檔案提供了方便。

第二，開放檔案的使用有利于我國的經濟建設和現代化建設，是繁榮科學和文化事業的一項新政策，對發展我國社會主義物質文明和精神文明的建設，也產生重大而深遠的影響。

第三，開放檔案將推動我國檔案事業的健康發展，使檔案管理工作能夠上一個新臺階。檔案館理工作將由注重基礎性工作，逐步轉移到檔案使用的工作來；由被動零散的檔案管理工作，逐步過渡到大量地、系統地提供檔案，主動、積極地為社會主義各項事業服務上。

第四，開放檔案與系統公布和出版檔案史料一起，將為歷史科學的研究，保存、整理祖國的珍貴文化遺產，維護歷史的真實面貌做出重大的貢獻。

二、開放檔案管理的要求和措施分析

開放檔案管理是新時期一項重大又十分艱巨的歷史任務，它向檔案工作者提出了新的更高的要求。

第一，要繼續解放思想，正確地處理開放與保密二者之間的關系。這就是要消除過去過分強調檔案管理是階級斗爭的工具，過分強調檔案管理工作的機要性而不敢公開檔案“左”的影響，充分發揮檔案管理歷史活動真實記錄的重要性。其實在我國三十年以前的檔案管理，絕大部分不會涉及到黨和國家的機密，需要控制的只有其中一小部分。但是開放檔案管理還是要有限制性的，只可開放有利于社會主義現代化建設發展，無損國家、民族、軍事、外交和科技等利益的檔案。

第二，必須制訂出切實可行的開放方法和必要的制度，研究和確定具體的開放控制范圍，審查和調整部分檔案的密級，編制出合理的開放檔案目錄。

第三，必須把開放檔案和各項社會建設密切聯系起來，以開放檔案為帶動和促進檔案業務的健康發展的動力，從而為檔案管理創造出更好的條件。

第四，必須加強對檔案管理的編研工作，搞好各種類型的檔案匯編，以及檔案的公布和出版案，以此作為開放檔案的一個重要前提。

三、開放檔案管理的編研工作內容分析

開放檔案管理的編研工作就是以檔案館和檔案室檔案為主要對象，在研究檔案內容的基礎上，編寫檔案參考資料，編撰檔案史料，參加歷史研究和編史修志，撰寫專門的檔案著述。編研工作以滿足社會各界使用檔案的需要為目的。編研檔案管理工作的具體內容包括編輯和研究，具體來講可分為以下三個方面：

第一，熟悉與研究檔案的具體內容，編寫參考資料。檔案的參考資料則是根據檔案管理的內容進行加工融合而形成的一種資料。有了參考資料，使用者就不需翻閱大量或大批的檔案文獻即可以滿足需求。

第二，編寫現行機關的檔案文集和編撰檔案史料需要按照一定的作者、題目、時間和文種等相應的特征進行檔案管理選編成冊，這樣一來，就可以在一定的范圍內使用或者公開出版，比如說重要的文件匯編或者各種專題檔案史料匯編等。

第三，參加歷史研究和編史修志，撰寫專門的檔案著述。檔案管理工作者從事歷史檔案研究，是我國檔案管理工作的歷史傳統。古代的檔案管理工作者，往往也是歷史學者，許多歷史名著都是出于檔案管理工作者之手。現在檔案管理工作和史學工作雖然有嚴格的分工，但是為了永久保護檔案史料基地的檔案館，仍然需要一定的歷史研究，通過研究成果，有效地發揮對檔案的保護作用。這一項工作的內容主要包括：1.研究檔案史料，考評史料；2.編寫史料歷史論著，參加或者承擔一部分編史修志等。

總而言之，開放檔案管理的檔案館和檔案室編研工作，對整個檔案管理工作具有重大意義。在具體檔案的管理工作中，編研工作是檔案館和檔案室主動、系統、廣泛地提供使用檔案的一種極其有效的方式。可以肯定地說，開展檔案編輯和研究工作，是檔案管理工作的整理和使用的一種更高級的形式，也是開放歷史檔案的一項重要舉措。因此，開展編研工作是提高檔案館和檔案室工作水平的一個重要途徑。

責任編輯：楊柳