做好醫院檔案收集工作之我見

李曉英

摘 要：隨著醫療體質改革的不斷深入，加之昆明作為公立醫院改革試點城市，在逐步實現建立協調、統一、高效的公立醫院管理體制過程中，檔案工作尤為重要。此文結合筆者所在醫院實際分析了文書檔案收集存在的問題，并提出相應對策，以供同行參考。

關鍵詞：醫院檔案；收集；問題；對策

[中圖分類號]：G27 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2015）-29--01

醫院檔案是醫院從設立、發展、管理、開展醫療活動過程中直接形成和產生，具有一定的保存價值、能反映一定醫療行為的文字、圖像、音像等歷史記錄。它直接體現了醫院發展的水平和質量，揭示了醫院發展軌跡。收集工作是檔案工作的基礎和起始環節，巧婦難為無米之炊，沒有收集工作，就談不上后期的分類、整理、利用等。醫院檔案收集工作的好壞和質量的高低直接影響著后期檔案整體工作的開展。

一、當前在醫院檔案收集工作中存在的問題

1.在醫院內部，收集工作無系統、科學的制度，不明確檔案收集范圍，專兼職檔案人員收集意識有待加強。醫務人員缺乏檔案意識，甚至不知道哪些是檔案，醫師有時不上交病歷，積壓在自身手中以圖方便使用，導致了部分檔案的遺失、損壞，破壞了檔案收集的完整性。目前，檔案的收集還沒有納入到醫院工作的重要議程，原因眾多，但筆者認為，這與分管領導的重視程度以及專職檔案人員的踐行力度和宣傳力度有關，總之，收集意識亟待進一步加強。

2.醫院內部缺乏強有力的控制措施，多科室不歸檔，或者是被動歸檔。在檔案主管科室的壓力下，僅收集紅頭文件，沒有認識到部分無蓋章、無編號、無紅頭的文件是第一手材料，而這部分材料往往是醫院原始記錄。在醫院，由于行政和醫師工作強度大，且醫院重心為醫療臨床活動，兼職檔案人員往往顧此失彼，影響收集工作。

3.各自為政，多頭管理。存在辦公室管理文書檔案、人事部門管理人事檔案、醫務科管理技術、醫患糾紛檔案，設備科管理設備檔案，護理部門管理護理檔案等多頭管理問題，科室配合不夠，工作銜接性差。

4.科室移交的分散的文件材料沒有立卷，沒有進行分類、合并整理、填寫順序號、編號，輸錄等工作，沒有相應的目錄，科室將立卷工作轉移到檔案室，增加檔案室的負擔。

5.醫院檔案收集的盲區：典型的病體標本和配套的實物、醫療業務成果和科研檔案、醫技人員的個性檔案三個方面。檢查記錄、報告處方、病案等均要實現雙套制管理。同時，也要注重醫技人員的臨床工作總結，病歷研討、新技術的開發等個性檔案的收集。

二、做好醫院檔案收集工作

要切實解決如上問題，使醫院檔案工作上一個臺階，充分發揮檔案自身價值，以檔案工作規范化促進其它工作規范化，須做到：

1.建章立制，加強宣傳。

（1）按醫院實際重新擬定檔案規章制度，明確收集的范圍、方法、過程，明確收集人員的職責，把檔案工作納入到年終考核或醫院日常績效考核當中。

（2）爭取領導支持，作為醫院邊緣的科室，只有主動爭取，才能贏得支持，加強宣傳，應積極向領導匯報檔案工作的成績和困難，同時，要有自身的思路和做法，讓領導看到做好檔案工作之利，請求領導幫助在會議上布置檔案工作以引起大家的重視。《檔案法》規定：開展檔案工作應由一定的工作經費保障，應以《檔案法》為依據，保障經費到位，提高檔案專兼職人員的積極性。

2.各科室和專兼職檔案人員密切配合，形成合力。

由檔案室牽頭，從上而下，進行一次全面的檔案工作培訓，并布置相應的任務，明確醫院科室和人員的相關職責，明確各科室兼職人員移交檔案的立卷工作內容，科室間做到通力合作，提高效率，同時，專職檔案員要及時幫助解決困難，以確保檔案收集工作有序進行。

3.抓住醫院檔案收集重點，形成自身特點、亮點。

文書檔案的收集工作，按章可循，但，也要主要收集特色檔案，要突破創新，秉持“別無我有，別有我特”的觀念，尤其是注重收集醫療業務、醫學科研等真實記錄，就筆者所在的醫院，傳染病、肝病相關科研檔案是重點和特色，收集這方面的檔案對提高醫院的臨床醫學、醫療管理、科研水平，促進醫院自身發展有積極意義，同時，這些記錄又將成為醫院檔案室藏特色。

4.廣開門路，多途徑收集

該被動接收為主動收集，傳統的檔案收集往往收藏量小，內容不豐富，其功能發揮也有局限性。而要讓檔案“活”起來，真正做到檔案的規范化促進文書、寫作等其他工作的規范化，要廣開門路，做好不同時間、不同科室、不同類別、不同載體的檔案的接收工作，在以將醫院重要價值檔案和特色檔案做好館藏基礎以外，突出彩色圖像、音頻、視頻資料收集。同時，注重醫院重大活動的收集，包括“301”事件檔案， “三甲?？漆t院”創建等級評審的檔案，加強檔案收集的敏感性。

5.加快檔案信息化、數字化

使用專業文書檔案管理系統，簡化登記、寫目錄等工作，在有條件的前提下，積極爭取以主管部門市衛生局為牽頭，組市級主管部門與各直屬醫療單位網絡版文書檔案系統，實現網上傳輸數據檔案，實現各醫療單位之間的數據傳輸，提高工作效率。

6.加強交流，提高利用率

通過在各醫院之間定期開展臨床學術研討、醫技工作總結、醫院評審等活動，發揮檔案的作用，借助原始材料，以直觀、形象、生動的方式展示醫療工作情況，在服務上述活動的過程中，進一步收集、完善實物標本，兩個工作相互促進，相互補充，提高檔案利用率，體現檔案的價值。

7.專職檔案人員充分發揮主觀能動性，做好本職工作

醫院檔案專職人員直接決定了醫院檔案的發展高度，有領導支持，科室配合以外，檔案專職人員要盡職盡責，將檔案收集的具體工作落到實處。

總之，醫院檔案收集工作是一項長期堅持的系統工程，身為醫院檔案歷史的守護者，應發揮所學，立足醫院實際，盡職盡責，積極研究對策，致力于做好醫院檔案收集工作，不能讓醫院檔案在我們手中缺失。