干部人事檔案管理中文書檔案管理方面的現(xiàn)狀及措施

左冬霞

摘 要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和干部人事制度改革的深入，基層單位的干部人事文書檔案管理遇到了很多新情況，出現(xiàn)了許多新問題，面臨了不少新挑戰(zhàn)。如何針對單位的實際，提升干部人事檔案的管理水平，更好地為干部人事工作服務(wù)，是一個值得我們深入研究和探討的重大課題。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；文書檔案管理；現(xiàn)狀；措施

干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。它在貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，促進中國特色社會主義現(xiàn)代化建設(shè)等方面，發(fā)揮了極其重要的作用。

1 干部人事檔案管理中文書檔案管理的基本現(xiàn)狀

干部人事檔案文件材料的歸檔工作應(yīng)實行“三納入”、“四同步”?！叭{入”即納入單位計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；“四同步”即在對單位工作進行布置、檢查、總結(jié)、驗收的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，這就意味著黨、政、群機關(guān)文書處理部門是文書立卷歸檔的當(dāng)然機構(gòu)。同時要嚴格按文書處理制度做文件材料的收集、整理和歸檔。根據(jù)生命周期理論，文件運動的軌跡實際上是一系列管理流程。它具有極強的整體性，即文件從生成到永久保存或銷毀，是一個完整的生命周期；它又具有突出的階段性，即文件的現(xiàn)行效用階段和暫時保存階段，是一個環(huán)環(huán)相扣的階段間傳遞。只有既注重系統(tǒng)的整體性又強化階段性的平衡發(fā)展和銜接，才能推動整體工作的良性發(fā)展。因此，重視文書檔案管理，加強各職能部門文件歸檔工作的整體管理，超前控制，才能確保人事檔案資源的齊全完整。

我國干部人事檔案管理工作中文書檔案管理水平已經(jīng)到達了新高度，取得了很大成績，但也面臨前所未有的挑戰(zhàn)，在管理觀念、管理人員、管理方式、管理手段等方面，還存在一些問題。

一是意識淡薄，重視不夠?，F(xiàn)實告訴我們，是否做好干部檔案管理工作中的文書檔案管理是一件事關(guān)每個干部切身利益的大事，直接影響到所在單位干部工作的成效。然而，在工作中我們有些單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對干部人事檔案管理中文書檔案管理的重要性認識不足，“文書檔案管理意識”比較淡薄，致使文書檔案管理工作處于被動狀態(tài)。

二是管理不嚴，執(zhí)行不力。隨著我國社會民主政治的進步，干部人事文書檔案在勞動就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來越受到重視，因而要求干部人事文書檔案中每份材料必須完整真實可靠，必須經(jīng)過組織人事部門嚴格的鑒別和認真的審查核實。這就要有嚴格的制度作保證。雖然現(xiàn)在干部人事檔案管理都建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但在實際工作中，往往執(zhí)行不力，落實不到，造成了不少問題。比如，有的檔案材料紙張不合要求，填寫格式不規(guī)范，內(nèi)容前后不一、記載不實、審核不準；有的檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成內(nèi)容缺失、不完整；有的因時間久遠，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集；有的因每年都有新材料增加，而又沒有按規(guī)定時間對收集歸檔的材料歸入干部檔案內(nèi)，使檔案材料雜亂無章。

三是技術(shù)落后，效率不高。當(dāng)前，雖然基本配備了電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備，但有些部門尤其是基層單位因受經(jīng)濟、技術(shù)等因素的制約，電腦設(shè)備沒有得到及時更新，文書檔案信息管理系統(tǒng)功能不完善，文書檔案信息自動化程度還相當(dāng)落后，電腦的應(yīng)用仍然停留在文字處理、資料搜集、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，工作方式基本上是編目立卷、接收移交檔案、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案室類似于干部人事資料庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，先進的光盤技術(shù)和機讀方式的運用不多，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠，文書檔案本應(yīng)發(fā)揮的作用還沒有很好地挖掘出來，嚴重制約了干部人事檔案信息的系統(tǒng)、準確、快速利用。

2 加強干部人事檔案管理中文書檔案管理的措施

1.建立文書檔案管理的組織保障體系

加強對文書檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，制定相應(yīng)的措施和方案，把好文件從生成到歸檔等一系列關(guān)口，形成文檔工作的良性互動。根據(jù)文件和文書檔案管理的共性特點，從整體上合理安排文書檔案管理的工作環(huán)節(jié)，例如文件的撰制、傳遞、辦理、處置、管理與檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作協(xié)調(diào)進行，特別要注重文件形成階段的前端控制以及文件向檔案轉(zhuǎn)化的全程管理，如在文件的運行過程就進行價值鑒定、分類等工作，檔案的著錄工作前移到文件收發(fā)文登記中完成，使文件在歸檔前得到科學(xué)的有效控制。

2.規(guī)范文書檔案管理的工作程序

文件和檔案是一個具有內(nèi)在聯(lián)系的整體，文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)、內(nèi)容主題以及本質(zhì)都是相同的。文件與檔案管理的共性都是為了存儲信息、傳輸信息、利用信息，因此，文件與檔案的關(guān)系具備了實行一體化管理的條件。應(yīng)從系統(tǒng)角度出發(fā)，制定合理的工作流程，實施統(tǒng)籌規(guī)劃，把文件工作和檔案工作這兩個本屬不同管理系統(tǒng)的流程實行標準化管理，使諸如主題詞標引、分類標準、著錄規(guī)則、編號模式等環(huán)節(jié)的工作完成在文件管理初始階段，把文書檔案各階段的管理活動有機銜接到“一體化”中。

3.加強檔案部門對各職能部門文件歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

將文書檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍貫穿于文件的流轉(zhuǎn)過程，使之更加符合文件與檔案實現(xiàn)科學(xué)的“無縫接軌”條件，同時切實貫徹落實“三納入”、“四同步”工作，把部門立卷工作納入工作計劃、管理制度和崗位職責(zé)范圍，實行檔案工作與職能部門在下達任務(wù)、檢查工作、評審驗收成果以及上報成果時均同時提出歸檔任務(wù)，保障文件歸檔工作的完整、準確、系統(tǒng)和安全。

4.創(chuàng)新文書檔案管理激勵機制

建立與文書檔案管理工作相適應(yīng)的激勵機制，調(diào)動文書檔案管理工作者的積極性、創(chuàng)造性，使文件與檔案管理層面上實現(xiàn)協(xié)調(diào)合作、齊抓共管。

5.加強現(xiàn)代化文書檔案管理手段，建立技術(shù)保障體系

將計算機技術(shù)運用到文書檔案管理工作中，實現(xiàn)一次輸入，多次使用文書檔案信息資源。在軟件系統(tǒng)設(shè)計中應(yīng)推廣使用兼容性強、支持智能型管理創(chuàng)新的辦公信息系統(tǒng)，使文件與檔案的運轉(zhuǎn)、傳遞、處理、管理以及開發(fā)利用更加方便快捷，形成一個滿足現(xiàn)代化辦公環(huán)境下文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)保障體系。在信息網(wǎng)絡(luò)化的今天，更應(yīng)當(dāng)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)上文件運行，將電子文件加工、整理、轉(zhuǎn)化為電子檔案，為拓寬文件和檔案信息利用渠道提供廣闊的空間，使利用者可以在不同的地區(qū)共享優(yōu)質(zhì)、快捷、便利的信息服務(wù)。

隨著我國人事制度改革的深入發(fā)展，我們的人事檔案管理工作也要加快改革與發(fā)展的步伐，干部人事檔案作為個人社會實踐活動的記錄，是變化發(fā)展的，具有動態(tài)性，而一個人的活動記錄又是在一生中進行的，每一次重大的活動，都產(chǎn)生新的檔案。尤其是文書檔案的管理，要隨著不同時期的變化而變化。因此，只要我們努力學(xué)習(xí)，大膽探索，緊跟時代的步伐，就能做好文書檔案管理工作。

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