高職院校教師檔案管理系統研究

曹方玲

摘 要：在多數高職院校中，對于信息的需求量與日俱增，構建優化高校教師的檔案管理系統，有助于信息化的實現，也可以提高人員管理的工作效率。此文從設計、功能與安全性三個方面詳細分析了高校教師檔案管理系統的理想方案，從而實現該系統的優化工作。

關鍵詞：高校教師；檔案；動態管理；設計

由于過去的科技落后，高職院校教師的檔案多是以紙質的形式存在，紙質的檔案無論是在空間的儲存還是在分類管理等方面都存在很大的資源浪費傾向。隨著科技的發展與進步，要依托現代信息技術的管理水平，構建高校教師完善有序的電子信息網絡化檔案管理機制。

1 教師檔案管理系統的市場需求

高效能的教師檔案管理系統可以將人事部門與檔案館銜接起來，使得人事部門管理系統中信息的變化盡快更新到檔案館中。而普通的教師檔案管理系統軟件只具備簡單的功能，針對性、安全性以及技術性都不強，不能將檔案信息之間的聯系有效銜接起來。所以，進一步提高教育機構整體的教師檔案管理與服務水平，就需要研發功能更加全面、技術更加優秀的管理系統。

2 系統設計

（一）系統設計的基本目標

1、實現集中化、電子化的處理教師的檔案資料；

2、使管理教師檔案的工作更加的標準、規范、制度化；

3、能夠建立一個有詳細的教師檔案數據資料的數據庫；

4、能夠完整地實現教師檔案資料的其他管理功能。

（二）系統設計的管理模塊

此系統基本上由教師的基本檔案、教學科研檔案、學習檔案、社會活動檔案、評價檔案、反思檔案與健康檔案等七個管理模塊構成，這七個模塊之間既互相獨立又緊密相連。

1.基本檔案模塊

在登錄基本檔案的模塊后，普通教師的基本檔案管理需要受到一定的權限，那就是教師僅能查看本人的檔案，而沒有權限查看或者更改其他人員的檔案資料，上級領導部門則可以瀏覽其權限內的所有教師的檔案，并且基本檔案管理模塊要能夠變動教師的基本檔案資料，確保教師的檔案資料能夠進行有效更新。此模塊中的基本檔案數據包括教師的履歷、職稱、職務、學歷、工資等基本資料。

2.科研管理模塊

本模塊實現功能是由管理員更新最新科研信息，教師可以進入科研模塊，進行相關信息管理。此模塊的數據內容包括教師的教學情況以及其科研情況的管理和檢查工作，主要是指教師完成教學任務的情況、完成科研活動的情況以及教師的相關教學成果資料。所需要具備的功能有查詢功能、增加功能、統計功能等。

3.學習檔案模塊

本模塊主要是實現教師在進修培訓過程中的學習情況管理的模塊，其中容包括教師對進修非本學歷的申請計劃、成績、成果等資料進行上報，人事部門對其資料進行審核管理，教師的教學技能培訓等功能。

4.社會活動檔案模塊

本模塊可以錄入、查看教師所參與的社會實踐活動資料檔案。教師進行媒介性質為社會的扶貧等公益活動有助于提升教師自身的修養素質，教師可以將其參與的社會活動的活動形式、申報審批表、總結等錄入此檔案模塊，教師參加這樣一種調查走訪的活動更是豐富了自己的檔案資料與人生閱歷。

5.評價檔案模塊

本模塊主要是對教師的各類教學及科研完成情況進行評價的管理模塊。其內容包括教師對學生的評教水平、日常教學評估、各類的科研調查進行情況、與其他教師進行的學術交流情況、各類優秀人員的申報表等各種有關教師在教學方面工作的。上級部門還可以根據教師的具體情況，對教師進行職業生涯規劃，并定期考核教師在職業生涯規劃方面的工作完成情況。

6.反思檔案模塊

檔案資料指的是教師在完成教學、科研等有關專業方面的活動或者任務后所進行的反思與自我評估。同時，教師也可以對其他人給自己評價的相關反思進行評價，從對自己工作的反思與他人工作的對比中，有助于教師得出更加科學的教學方法，從這些有益結論中進行計劃和總結，從而保證教師教學工作的科學性。

7.健康檔案模塊

教師每年都需要進行一次健康體檢，體檢的結果就將保存在此管理模塊中。健康體檢的內容有內科、外科、五官科等常規檢查內容，以此確保教師不會在教學工作中將疾病傳播給其他人。資料中還有體檢醫生對教師的檢查結果提出的有關治療提議、記錄的后續特殊檢查內容、教師住院的大概病情與治療方案，住院資料中又含有教師住院的時間、方案、病情、治療效果、出院時間等內容。

3 系統的運行

1、錄入檔案

學校的人事管理部門根據本校的機構設置錄入各個部門與院系的信息，然后再針對不同部門與院系下的教師進行資料信息錄入，最后提交給上級部門進行審核，如果資料不在此檔案模塊所屬的范圍之內，則上級將予以駁回其資料。上級在駁回非本管理模塊范圍內的資料信息時，也會記錄下相關的駁回日志，從而確保教師的有關檔案資料不會輕易丟失，駁回資料的日志記錄更加的人性化，也算是為人事部門需要修正的不歸檔資料信息進行備案。

2、檔案的查詢與打印

為了集中地管理教師基本的個人信息，教師的資料查詢可以只用單一條件，也可以綜合多條件進行查詢；檔案進行打印時需要使用的形式是標準的文檔表格，從而確保重要郵遞部門與教師檔案管理部門之間能夠順利地進行交接工作。

3、統計檔案轉遞利用的次數

在數理統計和概率論中經常運用到統計，它可以對檔案的資料信息進行整理與分析，從而可以得出事物內在發展的客觀規律。統計檔案被轉遞與利用的次數為檔案管理的編研工作提供了數據支持，它不僅是準確地對相關數據進行統計，還會自動補入相關信息，因此，這樣的數據管理系統既提高了工作效率，又節省了人力與物力。

4 系統的安全度

學校全體教師的基本資料以及教學相關資料信息全部錄入到了教師檔案管理系統的數據庫里，因此，不能隨便讓不相關人員進入這個數據庫中查看或者更改其內容，需要確保系統內數據資料的安全度。管理員需要對整個教師檔案管理系統的數據庫登錄設置相關的權限，這樣，就只有被授予相關權限的合法用戶才可以在自己的操作權限內進行資料的查看、在自己的職責內進行相關操作。同時，管理員需要對系統內的數據信息進行定期備份，以此保證系統內數據信息的安全性。設置合法與非法用戶的優點在于有邏輯地分離了用戶之間的訪問權限，既保證了系統內數據信息的安全性，又能使具有訪問權限的合法用戶在進行訪問時更加的方便。備份數據信息，主要是因為系統內數據的重要性及全面性，其具體使用特點也會因為訪問權限而受到區分。

5 系統的數據庫

數據存放媒介選擇分類是模塊劃分之后進行的一項必要性的操作環節，高校教師檔案管理系統需要具備一個強大有力的數據庫來對系統內的資料信息進行管理與保存。連接數據庫的時候，需要采用操作類的方法進行連接，并且它還運用于在數據庫內的所有操作。數據庫內會有定期的數據備份，以此保證在災難性錯誤發生的時候，數據庫仍然能將原本的完整數據恢復回來。

6 結語

通過對高校教師檔案管理系統進行的相關分析與研究，技術水平高的數據管理系統往往需具備多功能的設計、安全可靠的數據庫、詳細且科學的分類管理模塊形式等板塊，這樣才可以確保實現教師或者說數據檔案管理工作的高效性與安全性。

參考文獻

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