重點建設工程檔案管理的經驗和方法

張穎

重點建設工程檔案是企業檔案的重要組成部分，重點建設工程檔案的收集是否齊全完整，直接關系到今后的設備、設施的維護和更新改造工作，尤其是冶金行業，涉及的工藝和生產設備全部在建設中形成。在重點建設工程檔案的收集、歸檔工作中，準確掌握檔案材料形成的環節，了解每一階段存在的問題，采取有效的控制手段是保證基建檔案收集齊全完整的重要環節。

一、重點建設工程項目前期文件材料的收集

承鋼在基本建設工程的建設管理工作中自1984年的第一期改造建設工程開始，就設有工程管理的職能部門，主要負責工程項目的前期立項、工程設計、工程施工、生產準備及試生產工作。經過20多年的承鋼建設項目工程的管理的不斷改進，形成了工程建設管理的科學管理方式，在重點建設工程項目管理工作中設立了規劃發展部負責工程建設項目的管理工作，由于重點建設工程項目參與單位多，為了協調工作，設立了重點建設工程項目指揮部，負責協調組織和設計組織工作。

重點建設工程項目的前期文件材料的形成積累，主要來自兩個職能部門：項目的立項文件材料主要集中在規劃發展部；項目的設計、施工地質勘察由項目指揮部協調組織實施，部分檔案材料分散在項目指揮部及相關人員手中。檔案館依據前期文件材料的形成規律和脈絡，制定了前期文件材料的跟蹤收集的管理原則，對形成的文件材料及時組織歸檔，工程設計圖紙隨到隨收；對平時不能及時歸檔的文件材料通過各種途徑收集文件材料的形成信息，在工程項目竣工驗收時，依據《承德新新釩鈦有限公司重點技改項目評價考核辦法》要求，協同企管部對項目指揮部進行考核，對文件材料收集歸檔不完整的不予考核，直至檔案材料歸檔完整才能考核達標。

二、重點建設工程項目施工技術檔案材料的歸檔

重點建設工程項目涉及的施工項目多，向施工單位發包情況比較復雜，有的項目采取的是總包，有的是單項工程分包，還有總包單位承包后又將部分工程二次分包。在工程施工當中，規劃發展部將工程的施工管理工作委托給監理單位，負責施工的技術管理和施工技術資料的審核工作。在工程項目的施工階段參與管理的單位主要有：規劃發展部、項目指揮部、設計單位、工程監理單位、工程建設使用單位及施工單位，依據施工階段形成檔案文件材料的特點，這一階段的關鍵單位應該是施工單位和工程監理單位，施工階段的檔案材料的形成積累的質和量應有監理和施工單位把關。因此，檔案館在這一階段檔案的收集和接收工作上采取的是：不論施工單位與建設單位是怎樣形成的施工合同，檔案館直接接收施工單位的施工技術檔案和竣工圖。并且接收檔案不受施工進度限制，施工單位完成合同標的段施工的，檔案館就及時組織接收。

為了保證施工技術檔案和竣工圖的真實及完整，檔案館與規劃發展部還制定了施工技術檔案及竣工圖的接收工作程序。形成了規劃發展部，項目指揮部，建設使用單位，監理公司，設計單位，檔案館，施工單位聯合對施工技術檔案和竣工圖的驗收，其中任何一單位沒通過驗收，工程項目都不準許進行工程結算和審計。檔案館在這一階段采取的方式，既方便了施工單位的檔案的及時歸檔又避免了施工技術檔案的缺損。

三、重點建設工程項目檔案的預決算及會計檔案的歸檔

重點建設工程項目的預決算和財務管理，涉及到規劃發展部、審計監察部和財務部。工程建設項目涉及到預算、決算、審計、工程進度款等工作中形成的檔案材料都能在會計憑證中反映，因此，檔案館在這一階段檔案材料的收集工作主要集中在對工程建設項目的會計檔案的收集，承鋼財務部設有技改工程財務管理。檔案館采取工程建設項目會計檔案隔年接收和獨立管理的方式，保證工程建設項目預決算及會計檔案的完整性。在工程審計階段，檔案館將接收進館的工程技術檔案和竣工圖及時提供給審計監察部門，用準確完整的竣工檔案指導審計監察部門對工程的審計。

四、重點建設工程項目的生產準備及試生產階段的檔案收集

工程建設項目檔案的生產準備及試生產階段的檔案材料對項目投產和今后在生產管理當中有非常重要的影響，起重設備、壓力容器類等特種設備的使用和保養都離不開這一階段形成的檔案材料。建設使用單位在工程施工階段就已經完成組建工作，其職能部門已進行人員培訓，基本具備了試生產的組織能力，因此，承鋼檔案館采取的是統一指導，分級管理檔案的原則。檔案館要求生產單位負責生產準備及試生產階段的檔案管理工作，而對于起重設備、壓力容器等特種設備的安全管理檔案材料，在接收施工單位的竣工檔案時，要求施工單位提供相關部門審批的副本及復印件，保證特種設備的安全檔案材料的安全。

五、重點建設工程項目電子檔案及聲像檔案的收集

重點建設工程項目在設計當中產生了部分CAD電子版檔案，檔案館借鑒在以前的工程建設項目電子版檔案收集的經驗，將電子版檔案的接收納入承鋼檔案管理制度，嚴格要求設計單位制作電子版本施工設計圖，與施工單位竣工驗收掛鉤，由施工單位督促設計單位移交電子版施工設計圖。在工程建設當中，承鋼宣傳部對工程施工建設階段有關工程進度、工程管理、領導視察等活動都進行了攝像照相，檔案館及時與宣傳部聯系，將工程建設項目有關的錄像、照片及時組織歸檔。

六、重點建設工程項目施工技術檔案材料的組卷

檔案館依據重點工程檔案的形成特點，制定了規范的檔案立卷標準，檔案館按標準要求施工單位組卷。編制竣工資料嚴格按照《河北省建筑驗收標準》檢查案卷內容及案卷質量，案卷裝訂、檔案裝具標準統一。檔案館特別要求有施工合同、營業執照、資質證書、施工許可證、監理公司驗收開據的基建工程竣工驗收證書、投標許可證、安全生產許可證、竣工報告，集中裝訂在管理資料里。竣工圖編制嚴格要求與實物相符，對地下管網要求施工單位重新繪制竣工圖。檔案館指導施工單位人員按標準組卷，要求施工單位入場前指定專人到檔案館進行檔案收集、立卷培訓。工程交工三個月內必須辦理檔案歸檔手續。

承鋼檔案館依據基本建設工程檔案形成的特點，以收集、接收完整準確建設項目檔案為準則，克服困難，采取積極主動的工作方式，確保重點建設工程項目的檔案按質按量接收歸檔。

（作者單位：河鋼股份有限公司承德分公司檔案館）