新時期查檔工作人員所應具備的基本素質

馬慶華

自2008年到青龍滿族自治縣檔案館以來，一直負責查檔接待工作，無論是按天接待，還是按年接待，查檔人數都呈現出逐年走高之勢，查檔的內容和用途也呈現多樣化，檔案在各個領域和部門所體現的價值也越來越高，這就無形之中給查檔工作和工作人員提了更高的要求，如何做好新形勢下查檔工作，需要每一位查檔工作者進一步提高自身綜合素質，增強為民服務的本領和技能。

一、虛心學習，熟悉館藏

在工作中，利用一切機會虛心學習，多方位吸取營養，熟悉館庫所藏檔案內容，以積極應對查檔者需求，熟悉館藏是查檔工作的基本要求。首先，熟悉館內全宗情況。就青龍館而言，館內全宗共199個，作為查檔工作人員必須對每一個全宗單位的基本情況有所了解，如職能范圍、審批事項、成立時間等等，這樣對查檔對象所查內容就能夠準確定位，在最短的時間內，滿足服務對象的需求。其次，了解館內全宗單位的目錄內容。單獨抽出時間來熟悉每一個全宗的目錄內容，有些困難，所謂的了解目錄內容，簡單一些就是利用為查檔對象服務的過程進行了解，有些查檔對象所查的內容要涉及好幾個全宗，涉及好幾個年度，這樣在翻閱各單位各年度目錄的同時，就能發現一些問題，知道哪些檔案在哪個年度在哪個單位有所留存，哪些沒有，以減少今后查檔工作中不必要的麻煩。再次，熟悉內容要有側重。在工作中，對那些查閱頻率較高，利用的次數較多的檔案進行重點熟悉，就青龍館而言，所查檔案利用頻率較高的檔案之一如婚姻登記檔案，青龍館平均每天要接待5人次的婚姻檔案查閱。館藏婚姻檔案年度跨越超過40年，最早為1965年，最晚為2010年，涉及鄉鎮為51個。其中，1986年-2010年由縣民政局統一移交入館，這部分檔案相對較全面完整；而1965-1985年則為各鄉鎮移交入館，檔案參差不齊，質量很低。由于婚姻檔案利用率較高，為了節省查檔時間，我館工作人員對51個鄉鎮的婚姻登記檔案詳細進行了摸排，制定表格裝訂成冊，仔細記載某個鄉鎮某個年度存在婚姻登記檔案，這樣在查檔過程中就能一目了然，節省了時間，提高了工作效率，冊上有檔案的就給予查閱，冊上沒有明確告知，也沒必要再進行查閱。其次，為查閱年齡、戶口問題的檔案，查檔機率也很高，年齡問題有的人會相差二十幾歲，有的人根本沒有戶口，無法到公安機關辦理身份證件，這部分群體主要集中在年齡較大、行動不便的人身上，在青龍館內有兩個線索可供查閱，一個是人口普查檔案，全國第二次人口普查發生在1964年，一個是選民登記檔案，全縣選民登記檔案發生在1980年。這部分群體的檔案我們采取了階梯式的查檔方式，如果在1964年人口普查檔案中沒有查到，我們會根據年齡推算，1980年是否已滿18周歲，然后在選民登記中給予查閱。階梯式的查閱給廣大查檔者帶來了很多便捷，通過查閱，年齡可以恢復，身份可以得到證明，一切應享受的權利可以享受。

二、態度端正，將真心實意融入到工作當中

查檔工作是一項比較繁瑣的工作，需要良好的態度，查檔工作也是一份具有挑戰性的工作，需要迎難而上的勇氣。說句實在話，不是一般的人才能干好的工作，工作態度好壞，決定著查檔對象對黨和政府評價的好壞，態度端正是查檔工作能否順利開展的必要條件，勇于接受挑戰，迎難而上，是查檔工作能否有效進行的有力保障。

如何將真心實意融入到工作當中這就需要我們：第一，有良好的態度。態度和藹可親，讓群眾與我們沒有距離感。第二，懂得換位思考。在工作中，要將心比心，把群眾的事記在心上，站在群眾的角度想問題、看問題、辦事情。第三，要寬容大度。在工作中即使我們做到了最好，如果群眾所需檔案沒有找到，查檔對象還是會很失望，或者有情緒上的表露，作為查檔人員，我們在寬容大度的同時，要耐心解釋，平穩情緒，避免矛盾升級。第四，低調積極工作，平衡心態。有人說查檔工作是一個簡單的動作和話語每天都重復很多次的工作，每天重復的話說很多次，每天入庫房很多次，每天翻閱案卷很多次，是一個怎么干都不出成績的工作，重復的工作，每天都在做，雖然工作干了很多，但卻是無論多有成績都講不出來的工作；是一個永遠由不得自己作主的工作，查檔對象隨時來館，隨時都要給予查閱，有時節假日也會加班給予查閱。雖然每個人的分工不同，所承受的壓力自然不同，但就館內工作而言，作為一名查檔工作人員只要在這個工作崗位，我認為就已經是一個勇者。

一個具有良好素質的查檔者，必須具有一個良好的性格。我認為磨練成好的性格最少需要從事查檔工作5年時間，5年里，會遇到很多人，很多事，青龍館每年接待查檔2000多人，5年1萬人，數量大，壓力大，對我們自身的性格是一個不小的挑戰，特別是面對人員多，查檔線索不易發現，情況復雜的時候，需要查檔工作人員耐心在認真查找的同時，耐心對查檔對象進行疏導，按秩序，按程序查檔。拿我本人來說從事接待查檔工作的時間悄然已邁入8年了，掐指算來，接待過的人已超過幾萬人，8年來使我成長了，可以說使我的性格發生了質的轉變，由開始的慌亂、煩燥，變成了現在不管查檔人怎么多，內容多么難查，都能夠有序接待，態度溫和，工作認真仔細。其次，一名優秀的查檔接待工作人員要有迎難而上的勇氣。在查檔接待過程中，一些內容不是在幾分鐘，一個小時，甚至一天就能查到的，有的需要從各個方面集中線索，可能一查要查好幾天時間，有時頭暈眼花，但仍要盡自己最大努力進行查找，給查檔者最大的希望。

三、廉潔自律，杜絕各種勸說和誘惑

在檔案查閱過程中，有些檔案在館內查不到，查檔者會找熟人，會拉關系，想方設法地讓我們蓋章，但作為一名工作人員應做到的，第一點是嚴詞拒絕，明確告訴查檔者這是違法的，檔案是歷史真實的體現，有就是有，沒有就是沒有，絕不會弄虛作假，不會拿法律開玩笑，這樣對你對我都好；第二點講明道理，讓查檔者清楚，不是我們推托不給查閱，是經過我們認真查閱之后，沒有發現他所要查找的內容。第三點平等待人，在查檔過程中，有些查檔者會認為，沒有熟人，沒有關系，是不是到了檔案館不好好接待，不好好給查，有些時候他們會暗示給我們，說認識某人，希望能仔細查閱，作為查檔工作人員告訴他誰來我們都一樣給查，不會搞特殊化，都一視同仁。

（作者單位：青龍滿族自治縣檔案館）