社會(huì)保險(xiǎn)檔案及其管理措施

朱亞楠

【摘要】我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)在最近的幾年中已經(jīng)取得了很大的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)已經(jīng)越來越受到人民大眾的高度重視，保險(xiǎn)在很大程度上推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，并且對(duì)我們生活的穩(wěn)定有很大的幫助作用，由此社會(huì)保險(xiǎn)檔案大大增加，對(duì)其的保護(hù)與管理更應(yīng)該得到重視與加強(qiáng)。本文對(duì)其問題與管理措施進(jìn)行了進(jìn)一步的闡述。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)檔案；問題；管理措施

1、 前言

社會(huì)保險(xiǎn)檔案其實(shí)質(zhì)是一種對(duì)于歷史的記載，具有比較大的保存與利用的價(jià)值，它一般會(huì)通過不同的載體進(jìn)行記載，它是企業(yè)與個(gè)人參加社會(huì)保險(xiǎn)的一種證明文件，它具有四個(gè)特點(diǎn)分別是：變動(dòng)、規(guī)范、廣泛、權(quán)益性。我們對(duì)社保檔案管理是為了進(jìn)一步的保護(hù)我們參加社會(huì)保險(xiǎn)人士的權(quán)益，維持社會(huì)的穩(wěn)定，但是在這管理過程中存在一些問題，由此我們對(duì)這些問題提出來一些切實(shí)可行的管理措施。

2、 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理對(duì)于我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度是否能夠更好地施行具有很大的決定性作用，對(duì)于保護(hù)投保人的合法權(quán)益也具有很大的影響作用，這也會(huì)影響到我國(guó)的國(guó)計(jì)民生社會(huì)的穩(wěn)定性。但是我國(guó)的社保檔案管理存在一定的問題。

2.1 與其相關(guān)的規(guī)章法律法文缺乏

對(duì)于社保檔案的管理在一定程度上沒有很好的規(guī)章機(jī)制對(duì)其進(jìn)行很好的劃分與約束，管理方面不規(guī)范不健全存在很大的漏洞，例如：對(duì)于一些檔案的歸整不明確，對(duì)于其如何進(jìn)行歸整也不清晰；對(duì)于無需進(jìn)行規(guī)章的檔案沒有很好的規(guī)定，對(duì)于需要銷毀的檔案沒有明確的規(guī)定如何對(duì)其進(jìn)行銷毀；對(duì)于社保檔案的保管時(shí)間沒有明確的規(guī)定，對(duì)于它的長(zhǎng)、中、短期保管時(shí)間不清晰等。

2.2 社保檔案管理雜亂無章

調(diào)查顯示在我們的社保檔案現(xiàn)實(shí)管理中，只有很少的企業(yè)會(huì)進(jìn)行比較規(guī)范的管理，大部分的企業(yè)對(duì)于社保檔案的管理不夠重視，并且他們會(huì)根據(jù)自己企業(yè)的需要或者為了方便他們工作的需要而采取零散的管理形式，這樣就會(huì)對(duì)檔案的管理形成一定的負(fù)面影響，這樣零三的管理形式使每個(gè)人會(huì)形成一定的懶散、不負(fù)責(zé)任的想法，“你的檔案你管理不關(guān)我的事”，檔案的交接存在一定的問題，保管人員辭職后沒有進(jìn)行很好的工作交接導(dǎo)致檔案管理工作雜亂無章。

2.3 社保檔案管理人員責(zé)任感缺失

一方面是由于，社保檔案管理的上級(jí)沒有將其規(guī)范管理真正納入其日常工作當(dāng)中，對(duì)其檔案管理不夠重視，缺乏責(zé)任感。另一方面是由于，檔案保管責(zé)任人對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，會(huì)將檔案管理的整理工作放在最后或者根本不進(jìn)行檔案的歸整，認(rèn)為檔案管理是微不足道的小事，在工作當(dāng)中懶散沒有創(chuàng)新的概念，這樣就會(huì)阻礙我們社會(huì)保險(xiǎn)制度前進(jìn)的步伐。

2.4 缺乏專業(yè)管理社保檔案的人員

很多企業(yè)對(duì)于社保檔案的管理其重視程度不夠，沒有配備相關(guān)的專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)的管理，對(duì)其相關(guān)人員沒有進(jìn)行很好的技術(shù)培訓(xùn)教育，對(duì)檔案管理人員缺乏足夠的重視，由此并沒有聘用相關(guān)專業(yè)人士對(duì)其資料進(jìn)行專業(yè)的保管，在企業(yè)中存在很多的兼職現(xiàn)象，這樣就會(huì)造成工作人員精力不足的問題，有此工作中注意力不集中，缺乏責(zé)任感，很大的影響其工作的質(zhì)量，這樣就對(duì)社保檔案管理工作形成不利的影響。

3、 社保檔案管理措施

社保檔案管理中存在如此多的問題，為了更好的促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)的發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的穩(wěn)步發(fā)展，必須重視這些問題，對(duì)于這些問題我提出了如下幾項(xiàng)措施：

3.1 建立健全檔案管理規(guī)章及其法律法文

根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)法》的相關(guān)規(guī)定，建立健全企業(yè)自己的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理的過程，對(duì)于檔案的接收與歸整進(jìn)行明確清晰的制度規(guī)定，使檔案管理有據(jù)可依，對(duì)于檔案的查看、出借、復(fù)印以及銷毀等進(jìn)行明確、有序的規(guī)定，使檔案的管理有法可依，有法必依，對(duì)檔案管理足夠重視，完善檔案管理工作。

3.2 合理有序、統(tǒng)一管理檔案

壽命企業(yè)要建立統(tǒng)一的檔案管理模板，使其標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、嚴(yán)格化。企業(yè)可以建立完整的電子檔案，有便于相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行查看，也便于專業(yè)人士對(duì)檔案進(jìn)行有序的保管，有利于企業(yè)制度的進(jìn)一步規(guī)范。為了更好的進(jìn)行檔案管理工作，企業(yè)要建立專門的檔案管理室，并且完善室內(nèi)的相關(guān)設(shè)備，建立健全參加社保人員的基本信息，以便于其企業(yè)進(jìn)行更好的檔案管理。

3.3 重視專業(yè)人士培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其責(zé)任感

增強(qiáng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的管理責(zé)任意識(shí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視社保檔案管理工作，將此工作放在與其他工作同等重要的位置上，將其納入正式工作的范疇；加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人士的培訓(xùn)，積極組織相關(guān)的宣講工作，定期開展檔案管理大講堂使相關(guān)人士參與其中充分調(diào)動(dòng)其積極性激發(fā)其創(chuàng)新潛質(zhì)，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，同時(shí)很好地增強(qiáng)其工作責(zé)任感。

3.4 打造專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)

外切實(shí)各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)組織要開展相關(guān)宣傳活動(dòng)，對(duì)其相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)與考試，從而增強(qiáng)專業(yè)人士的真正管理能力。為了更好的進(jìn)行管理工作，需要管理人員掌握一定的電腦操作能力，為進(jìn)行檔案的電子保管做好基礎(chǔ)工作，嚴(yán)禁檔案保管人員一人多職，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的考核，由此打造一個(gè)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為檔案管理工作保駕護(hù)航，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)保障制度的進(jìn)一步發(fā)展。

4 、總結(jié)

綜上所述，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理勢(shì)在必行，雖然我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在一定的問題，但是我國(guó)社會(huì)保障制度的發(fā)展不容忽視，檔案管理工作為了適應(yīng)其發(fā)展要更加完善建立健全相關(guān)規(guī)章，進(jìn)行統(tǒng)一合理的檔案保管，重視對(duì)相關(guān)人士的培訓(xùn)，加強(qiáng)其工作中的操作技能，提高創(chuàng)新能力，打造專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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