檔案管理工作標準化建設探討

閻萍

【摘要】我國許多企事業單位中檔案管理形式趨于形式化，但不重視其管理內容和標準，因此這些企事業單位內常存在一些問題，如檔案管理部門制度不夠嚴謹、因國家法律不夠健全而不重視檔案管理工作、電子化檔案復制不夠完善、紙張檔案保存不當導致霉變以及檔案人員自身專業技能以及缺乏電子計算機操作技術等，造成我國檔案管理形式不夠標準規范。因此，本文中將通過對如何建立標準化檔案管理模式為話題進行分析和探討。

【關鍵詞】檔案管理；工作標準化；規范化制度

檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。在改革開放和現代化事業蓬勃發展的今天，檔案工作情況發生了很大的變化，檔案工作要適應新形勢，自覺以”三個代表”重要思想指導檔案工作，解放思想，實事求是，與時俱進，開拓創新，敢于突破那些與時代發展不適應的工作理念和工作模式，使檔案工作具有新的活力和價值。

一、建立完善的管理制度，加強檔案管理措施

首先，需要依據國家檔案保密相關法規和企事業單位中的檔案部門管理制度指定出合理、科學、嚴謹的檔案保密管理制度，通過實行行政手段加強檔案管理力度，并提高檔案管理水平，做好保管工作；其次，設立檔案管理庫房要選擇通風且保密性強的房間，并加強對檔案庫房的守衛和管理，防止出現文件丟失等現象；第三，必須保持庫房內潔凈衛生，嚴禁在庫房內出現一切明火，并設立健全的防火用具和煩躁設備，防止紙張檔案出現霉變、腐蝕等現象，并做好防止害蟲侵蝕等工作，加強相關人員對檔案庫房的管理；第四，對庫房內檔案按照時期、類別以及案卷主要性質等進行分類整理，并派遣專門人員對檔案進行整體管理。

此外，檔案人員需要將檔案以電子形式復制，防止紙張檔案無法再保存時造成文件損失等現象。

二、利用法律制度建立規范化檔案管理標準

第一，國家應當將檔案管理以及保密等相關法規政策不斷完善和補充，通過法律手段加強對各個企事業單位以及政府部門的監管，而企事業單位和政府部門也需要加強對檔案部門的重視，加強對檔案管理工作的標準，并提高工作人員的檔案管理工作質量；第二，由于檔案是由公文轉變而來的，因此在建立紙張檔案時需要以公文的標準為基礎，并通過檔案進行完善和規范，提高檔案質量，并加強對檔案的管理；第三，在建立紙張檔案時需要按照國家統一規定格式和形式來進行排版和裝訂，注意在記錄、簽字和批注時盡量使用油墨不易褪色的筆墨，并且需要注意行文規范化的要求，保證檔案質量的同時堅持標準化、規范化原則。

三、做好文書以及電子文件的處理工作

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，以實現檔案工作的規范化、標準化。在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里防止出現霉變等現象。

四、檔案人員的時代意識是推進檔案標準化、規范化的關鍵

在檔案管理工作中應用計算機技術，必須建立在標準化、規范化的基礎之上。檔案管理的目的是為了利用，實現檔案為經濟建設服務的大目標。只有通過網絡工程，使本部門、本單位的檔案信息資源成為全社會共享的信息資源，才能真正實現這一目標。這就要求檔案指導部門制定統一的標準及規范，從選購檔案管理軟件、制定數據錄入統一標準等方面加以規范，以便于數據的移交與接收、檔案信息的檢索與利用。另一方面，應用計算機管理檔案的標準化、規范化，還必須建立在檔案的立卷歸檔及其管理的標準化、規范化的基礎上。

此外，要使檔案信息在市場環境下找準位置、發揮實效是信息價值競爭的重要措施，實現這一目的的條件就是檔案人員要有積極采用現代化手段開展檔案服務工作的意識，更新知識，努力學習現代化設備的實踐技術，以應用多媒體技術、網絡技術等現代化信息技術實現檔案信息資源檢索和利用自動化、在線化為重點的檔案信息資源開發利用系統建設；以計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡化技術知識培訓教育為重點培養檔案信息化人才隊伍，推進檔案工作的進程，努力使檔案信息化建設成為現代化信息化的重要組成部分。

目前多數檔案工作者對其特性還很陌生，這不能不說是很大的隱患。國家檔案局已經成立了電子文件歸檔問題領導小組，并由專門的課題組研究解決有關的問題。雖然已在問題分析和標準制定上有了一些初步進展，但離真正解決這個問題還很遠。針對這個問題必須在如下幾方面作出艱苦的努力：1、進一步研究各類電子文件的特性，對從生成機制到歸檔保存的一系列環節進行剖析，在此基礎上從檔案管理角度提出確保其真實性、原始性、安全性等方面的技術措施。2、與電子文件的形成部門主動配合，共同制定相關標準，并嚴格執行。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業，因此標準化涉及的種類多、范圍廣，其必要性和工作難度都將大大超過紙質文件，應引起足夠的重視。3、提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。

科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理的新局面。科學、規范、標準的檔案管理可以不斷提升一個單位的管理水平，而且能實現檔案管理工作的自身價值，更可以為經濟發展和社會進步作出應有的貢獻。

【參考文獻】

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