高職院校教材信息化管理的實踐探索

張偉 陳偉

摘要：教材是高等學校開展教學活動的重要載體，但由于傳統管理模式的滯后，導致教材管理效率和準確性不高。本文首先分析了傳統教材管理模式存在的問題，然后借助信息技術手段開展了解決這些問題的實踐探索，并在實踐反思的基礎上進一步提出了優化思路。

關鍵詞：教材；信息化管理

中圖分類號：G434 文獻標識碼：A 論文編號：1674-2117（2016）08-0103-04

傳統教材征訂環節剖析

由于傳統管理模式滯后，導致在教材征訂過程中問題重復，而教材管理流程不清晰、效率低下以及準確性不高反過來又是制約教材管理水平提升的主要因素。為了推進教材管理的信息化，我們將從教材征訂的流程入手，依次分析傳統教材征訂過程中存在的問題。

1.下達教學任務

學校的教學任務落實后以Excel電子表格形式發給任課教師，以便于任課教師指定教材。而任務下達主要是通過郵件等點對點傳送的形式，效率較低。

2.教師搜索教材信息

任課教師接到教學任務后，需要在出版社、當當網、卓越網等網站中搜索，篩選出所需教材，費時費力。

3.教材信息填報

任課教師選好教材后，需要把教材信息包括教材名稱、作者、ISBN、出版社、版次、訂數等關鍵信息填報到教學任務單中，這個環節的出錯率很高，如出現信息漏填、錯填、教材漏報、訂數有偏差、ISBN號格式多樣等問題，給教材采購帶來很多困難。

4.匯總及審核

教務員要對教師上報的教材信息進行匯總并進行形式審核，此環節浪費時間和精力，而且對教材的審核也不夠深入，很難監控教材的質量。

5.教材采購與發放

教材審核完成后下單采購，但由于沒有物流跟蹤，任課教師既看不到自己所選教材的采購進程，也不能及時得到出版社關于教材有無等方面的回告信息，一旦有突發狀況，又將重新報訂教材，延長了采購時間。在教材發放環節，需要自行制作教材發放單，容易出現數量誤差，導致教材庫存越來越多。

教材信息化管理系統的功能設計

在傳統教材管理模式下，教材征訂給教務管理帶來了很大壓力，需要付出很多人力，但最終還是會有各種問題存在。為了提高教材管理效率和準確性，理順教材征訂流程，我們立足本校實際情況和需求，開展了教材信息化管理，該系統的功能設計主要包括四個方面。

1.數據同步功能

教務管理系統是教學活動的數據源頭，包括課程名稱、授課班級、班級人數、任課教師等，為了確保數據的準確性，教材信息化管理系統需要與教務管理系統保持數據同步，這是解決目前存在的問題的關鍵。

2.教材指定功能

根據已經下達的教學任務，任課教師可以在教材信息化管理系統中自行指定所需教材，也可以自行添加講義、教學參考等資料，但為了保證教材基本信息的準確性，教材信息庫的建設是前提，應準確記錄教材名稱、作者、ISBN、出版社、版次等關鍵信息，以避免教師錯誤填報信息。

3.教材審核功能

審核環節必不可少，學院課程歸屬多樣，如大部分公共課程歸屬基礎部、專業課程歸屬教學系部、部分課程歸屬到教師個人等，因此教材信息化管理系統要能夠靈活設計審核權限，如設置院系多級審核、根據課程歸屬審核、根據教師歸屬審核等，審核權限指定到人，保證審核質量，監控教材質量。

4.教材發放與核算功能

教材核算是教材管理中容易出錯的環節，在教材信息化管理系統中也設計了發放與核算功能，根據班級和學生個人分別制作發放與核算數據，領取教材時，應經學生本人確認，力求做到每位學生的教材核算準確而透明。

教材信息化管理系統的實踐探索

基于教材管理的實際需求，我院聯合某信息技術公司推出了教材信息化管理系統，經過三年的實踐，學院教材信息化管理水平有了明顯提升，現將實踐經驗介紹如下。

1.與教務管理系統對接，保證唯一數據源頭

教務管理系統是學校開展教育管理信息化的核心系統，教材信息化管理系統中的課程信息源自教務系統中的教學任務，教學班級信息源自教務管理系統中的班級學籍信息，學籍管理隨時會有休學等異動，這些異動信息也會實時同步到教材信息化管理系統中，保證教材訂數的準確性，以實現教材零庫存的目標。教師信息源自教務管理系統中的師資管理，教材信息化管理系統中的教師信息一一對應教務管理系統中的教學任務，通過權限設置，教師登錄教材信息化管理系統后，無需搜索等操作，就能看到自己名下的教學任務，直接指定教材。

教材信息化管理系統與教務管理系統對接，有效解決了傳統教材征訂過程中出現的班級訂數等數據準確性不高、教學任務有遺漏、庫存越來越多等問題，提高了教材管理效率和準確性。

2.創建教材信息庫，實現教材信息零誤差

正如上文所述，在傳統教材征訂過程中，教師在接到教學任務時需要上網搜索所需教材，然后把教材信息填報到教材征訂單中，在這個過程中很可能會出現ISBN等信息不完整等問題，給教材采購帶來不便。我們通過創建教材信息庫，明確標注了每一本教材的關鍵信息，包括名稱、作者、出版社、ISBN號、獲獎情況等（如圖1），教材信息庫會隨著教材的出版陸續更新，也會因為教材出版時間久遠或指定次數少而淘汰出教材庫。教師在指定教材時，直接進行教材檢索，然后指定即可。當然，如果教師沒有檢索到所需要的教材，可以自行添加教材、講義等，管理員會對自行添加的教材信息的準確性進行審核。教師只要不修改教材的基本信息，也就不會有教材信息遺漏、不完整等問題發生，保證了教材信息的準確無誤。

3.特選功能，保證教材指定與審核不遺漏

由于教材征訂涉及所有的任課教師，而且每位教師對教材征訂的態度不同，有些教師認為該課程不需要教材，有些教師則至少需要兩本教材，所以為了保證數據不出差錯，我們專門設計了解決辦法，即“進度報送”。教材信息化管理系統對教材指定進度進行實時備注：把不需要教材的課程數量、需要教材的課程數量、已經指定教材課程數量以及未指定教材課程數量實時呈現出來。如圖2所示，學院某學期共開設739門課程，其中不需要教材的課程有273門，需要教材的課程有466門，這些進度報送可以實時呈現教材指定和教材審核進度。另外，審核人按條件篩選也有助于實時掌握每個專業、班級的教材指定情況，有效保證了教材指定與審核的不遺漏。

4.針對教研室、系、學院設置三級審核，實現教材質量監控

為了提高教材的審核效果，且不只停留在形式審核的層面，發揮專業特色，我們提出了逐層審核機制，即在教材信息化管理系統中根據需要設置三級審核，層層把關，保證教材質量。三級分別是教研室主任或專業負責人、系部教學副主任和教務處教材管理員。另外，計算機應用基礎、大學生心理健康教育等課程，也直接把教材指定和審核權限歸屬個人。我院通過多種形式的審核，對教材的質量進行監控，推進教材的內涵建設。

5.通過在線回告實時查看教材采購狀態

我院經過實踐發現，教材回告是必要的。在教材征訂采購過程中，如果出現出版社沒有存貨、版本升級中、延期出版以及包銷書等問題，應及時把信息反饋給任課教師和管理員，以做出應急對策。我們利用教材信息化管理系統的“在線回告”功能，及時把教材采購情況反饋給教師和管理員，并給出是否替換教材等建議。另外，我們定期更新反饋教材的物流狀態，教師可以實時掌握教材的物流情況，并依據該回告做好備課等活動安排，以保證正常的教學秩序。

6.在線打印教材發放單，保證教材發放與核算的準確性

教材發放是容易出錯的一個環節，傳統教材發放需要手動編制打印發放單，工作量很大。為解決這一問題，我們在教材信息化管理系統中設計了教材發放與核算功能，由于系統本身有準確的班級訂書數量，所以可以利用教材發放功能在線生成班級教材發放單，它包含教材名稱、ISBN號、定價等信息，在發放過程中，各班級根據發放單清點、簽收即可（如下頁圖3）。

實踐反思

隨著教育教學改革的深入以及移動互聯網的發展，教材管理模式也會隨之變革，我院經過實踐探索發現，教材信息化管理手段在提升教材管理效率和準確性的基礎上，還需要進一步完善，繼續在系統功能、移動APP應用等方面進行改進，以更好地為教師、管理者提供方便。

1.完善教材信息化管理手段，提升教材管理信息化水平

教材管理的內容不僅包括教材征訂，還包括教材編寫、項目申報與評審、教材出版等，該系統在功能方面還可以繼續完善，涵蓋教材管理各個方面，全面提升我院教材管理信息化水平。

2.教材信息化管理系統APP移動端研發

在教材管理實踐中，教師在教材指定、教材回告等環節都依賴臺式電腦，但在“互聯網+”環境下，移動辦公已成為趨勢，所以，我們很有必要研發APP移動端，以便教師在移動互聯環境下應用教材信息化管理系統開展教材建設與研究。

3.強化數據統計分析

數據是最真實的證據，數據統計分析有助于學院管理者通過數據對比為管理決策和導向提供依據，如教材獲獎情況統計、教材使用頻率統計等。

從教學秩序的角度講，教材征訂是教材管理的核心，而提高教材征訂的效率和準確性又是重中之重，針對傳統教材征訂模式中出現的諸多問題而研發的教材信息化管理系統通過近三年的實踐，優化了我院的教材征訂流程，變革了教材征訂模式，提升了教材管理水平。隨著教材內涵建設的深入，它將在樣書申請、統計分析、質量監控、移動APP端應用、教材立項、教材編著等方面進一步提升我院教材建設與管理水平。

參考文獻：

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[4]美好前程網[EB/OL].http：//www.mehao.com/.

作者簡介：張偉，男，山東沂南人，佛山職業技術學院講師，碩士，研究方向為教學系統設計、信息化教學管理。陳偉，男，佛山職業技術學院工程師，研究方向為教材管理。

基金項目：佛山職業技術學院2014年教學改革項目“現代教育技術促進高職院校課程建設的探索與實踐研究”（編號：2013JG-018），主持人為張偉。