淺談準能公司檔案信息化建設

梁輝

【摘要】自2006年底到現在，神華準格爾能源有限責任公司檔案館與北京世紀科怡檔案管理軟件開發公司共同開發了神華準能公司檔案信息管理系統與神華準能公司綜合檔案管理門戶系統。檔案管理系統的成功應用，標志著準能公司檔案信息化建設已經邁上了新的臺階。

【關鍵詞】準能公司；檔案管理；信息化建設

一、 準能公司綜合檔案信息管理系統開發的歷史背景

神華準能公司檔案館是一個綜合性的檔案館。目前，館藏檔案全宗33個，12大門類檔案，共14萬卷（件）檔案。除煤炭企業檔案外，還有鐵路運輸、電力生產按行業管理的檔案，屬多全宗管理，檔案類別有：黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、地質勘測類、基本建設類、設備儀器類、會計類、特殊載體類、職工管理類及信用類檔案。

檔案館現保存著準格爾煤田開發籌建處時期、指揮部時期、準煤公司時期、準能公司時期4個不同歷史時期的檔案，館藏最早檔案形成時間是1976年，最晚到現在。檔案館是準能公司檔案信息資源開發和利用的管理中心。準能公司檔案館作為公司大型的檔案存儲機構認識到了重新開發檔案信息管理系統的重要性，并積極開展大規模的技術升級改造，在原有3.0局域網的基礎上，重新開發欲將其建設成為集網絡化管理、數字化加工及信息化服務于一體的數字化綜合檔案館。

二、準能公司新開發的綜合檔案信息管理系統的功能優勢

對于神華準能公司（中國神華哈爾烏素煤炭分公司）這一集煤炭開采、坑口發電、鐵路運輸及粉煤灰提取氧化鋁為一體的大型綜合能源企業來說，日常繁瑣的管理工作和信息傳遞，僅靠手工管理顯然無法滿足檔案管理工作的需要，同時會造成工作效率低和準確性、保密性差。在信息飛速發展的今天，手工管理模式已經很難滿足公司發展的進程，管理信息系統的建立勢在必行。因此，根據分析檔案部門現系統存在的問題，新開發的檔案管理系統具有如下目標及功能：1.簡化了手工管理，電腦可以實現的工作，不需要手工操作，可以減少很大程度的手工工作量，把員工從大量繁瑣的工作中解脫出來，使管理工作更有效率，從而創造更大的效益。2.快速的信息檢索，新系統可以方便、快捷地檢索到所需要的信息和數據，方便了查詢的工作。3.方便的統計分析，系統可對檔案進行統計分析，使管理工作明了、快捷。4.數據的準確性和完整性，數據被輸入電腦后，由系統統一管理，不會造成數據的丟失和錯誤，避免了手工操作可能造成的錯誤，可以保證數據的準確無誤。5.系統的安全性，登陸系統要有一定的權限，可以保證檔案、數據的安全性和保密性，只有被賦予了相應的權限，才能對其進行查詢和修改。6.系統易于操作和維護，新系統的操作界面簡單易于操作，系統可靠且易于維護。

三、準能公司新開發的綜合檔案信息管理系統實現的最終目標

在神華準能公司綜合檔案管理系統的開發過程中，檔案管理人員加班延點，始終跟隨，到目前為此，提出了多次業務需求100多條并不斷測試。新開發的準能公司檔案信息管理系統最終實現了符合我公司煤、電、路三個不同行業檔案管理工作的實際情況，實現了多用戶管理，公司檔案館工作人員除了網上管理本單位檔案外，還可以通達網絡對所屬各單位檔案立卷歸檔工作進行業務監督、檢查與指導，接收所屬各單位電子文檔，實現了電子檔案網上歸檔、網上查詢。新增加的準能公司綜合檔案管理門戶系統，實現了公司員工只要登錄公司內部網站，就可以瀏覽和查（借閱）檔案館發布的公開檔案，還可以在門戶系統中發布文章、上傳圖片等，以供宣傳及大家欣賞和交流。

普通員工可以借閱和查看檔案，但是不能進行更改、添加或刪除等操作；檔案系統管理員可以對檔案信息進行維護，進行檔案信息的增加、修改或刪除等操作。改變準能公司檔案管理效率低下的現狀，提高了企業管理效率，同時也避免了由于人工操作造成的錯誤和麻煩，提高了檔案管理的準確性和保密性。

四、準能公司新開發的綜合檔案信息管理系統的總體評價

從經濟效益方面看，新系統建設起來后，直接和間接地提高了公司的經濟效益，避免了原手工管理造成的查找速度慢和損壞所帶來的損失，同時也減少了原空間和人員的浪費，節省了人員方面的開資。檔案的系統管理，提高了檔案工作的效率和工作質量，對檔案的有效管理，促使了公司的快速發展，對公司經濟效益的回報也是長遠和不可估量的。

從技術性能來看，新系統操作簡單、方便，界面清晰，系統采用了面向對象的開發方法以及可視化的開發界面，讓操作人員很輕松地管理系統，對人員進行簡單的培訓可以熟練地操作和管理，系統的維護方面的工作公司也可以完成。本系統在安全性、保密性和容錯能力等方面的技術性能可以達到系統的目標。

從管理指標角度看，新系統節省了大量的管理時間，提升公司管理檔次，新的檔案管理系統界面友好，管理起來方便，管理科學。同時，人員年輕化，接受新事物能力強，管理上可以接受新系統。新系統的資源利用率很高，能有效地利用現有的資源。

準能公司檔案館與時俱進，開拓進取，求實創新，全面提高規范化和現代化管理水平，為準能公司各項工作作出了積極地貢獻。