“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的智慧檔案館建設(shè)初探

朱顏郴

【摘要】隨著“智慧地球”和“智慧城市”概念的提出，智慧檔案館研究在我國悄然興起。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，本文對智慧檔案館產(chǎn)生的背景、定義和發(fā)展現(xiàn)狀進行研究，并針對建設(shè)過程中存在的理論根基薄弱、忽略用戶需求、檔案利用率低等問題進行反思，最終構(gòu)想展望未來的智慧檔案館。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+；智慧檔案館；檔案館建設(shè)

一、背景與定義

2008年11月，IBM公司首席執(zhí)行官提出了“智慧地球”的概念。2009年1月，美國總統(tǒng)奧巴馬對該理念表示肯定，并將此上升到國家政策的層面。隔年，IBM在此基礎(chǔ)上勾勒出建設(shè)“智慧城市”的藍圖，隨后“智慧城市”建設(shè)在世界范圍內(nèi)日益升溫。

智慧檔案館的提出源于“智慧城市”的概念，是其衍生的一個子系統(tǒng)。目前，智慧檔案館研究在我國方興未艾，學(xué)術(shù)界對智慧檔案館的定義各執(zhí)己見，尚無定論。但通過總結(jié)分析比較，我們可以發(fā)現(xiàn)其中的一些共同之處，即智慧檔案館是采用云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)手段，具備進行感知、挖掘、決策等功能，為國家和民眾提供全方位、多層次服務(wù)的一種檔案館模式。

二、發(fā)展與現(xiàn)狀

我國的檔案館建設(shè)大致可分為四個階段，從最初的實體檔案館發(fā)展為智能檔案館、進而是高度信息化的數(shù)字檔案館、最后是智慧檔案館。

作為檔案信息化的高級形態(tài)，智慧檔案館是適應(yīng)全國大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的第四代檔案館。尤其自2015年李克強總理首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃后，技術(shù)的廣泛應(yīng)用讓建設(shè)智慧城市和智慧檔案館成為可能。

2011年，南京市檔案局率先提出“智慧檔案”理念，為“智慧南京”總體規(guī)劃提供全市檔案信息資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。在同年審議通過的《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》中，采用了包括云計算、無線射頻識別、數(shù)字化縮微技術(shù)在內(nèi)的多項技術(shù)，反映出“十二五”期間檔案信息化建設(shè)的重點方向。

2013年，青島市檔案館首先提出了建設(shè)智慧檔案館，并被寫入市政府工作報告。該館通過物聯(lián)網(wǎng)、云計算和自動控制技術(shù)，采用射頻識別等設(shè)備，連接互聯(lián)網(wǎng)和實體檔案，以電子標簽化管理實體檔案，提供方便及時的檔案信息服務(wù)。另一特色之處，是將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和電子文檔一體化管理作為重點，在檔案智慧收集平臺，運用RFID自動識別技術(shù)，實現(xiàn)檔案識別的智能化。該檔案館重視服務(wù)的對象——社會大眾和來自用戶評價，使用戶能參與進來，是檔案開放管理的一次有益嘗試。目前，智慧檔案館項目一期工程已于2015年5月投入試運行，二期工程正在建設(shè)中。

2014年，杭州市檔案館建立了作為智慧檔案建設(shè)基石的“杭州市電子文件中心”。該中心基于杭州市檔案信息資源，利用政務(wù)云平臺縱橫向連接各級單位與普通市民，實現(xiàn)了檔案信息資源整合優(yōu)化與共享。

三、問題與反思

（一）理論根基薄弱。當前，智慧檔案館的研究尚處于起步階段，理論基礎(chǔ)并不牢固。在智慧檔案館建設(shè)的實踐探索中，一線工作人員傾向于實踐而缺少對理論框架的構(gòu)建。在中國知網(wǎng)（CNKI）學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫以“智慧檔案館”為關(guān)鍵字檢索出的63篇論文中，發(fā)表在核心期刊的文章數(shù)量較少，僅占總量的39.7%；就內(nèi)容方面而言，多數(shù)文章僅只停留在對智慧檔案館的定義、特征進行歸納列舉，而缺少對智慧檔案館的定位、核心價值、可行性、發(fā)展目標等深層次問題的探討分析，理論深度不夠。建設(shè)智慧檔案館，首先應(yīng)該在頂層設(shè)計視角下確定理論基點，進而圍繞智慧檔案館建設(shè)的核心問題、重點領(lǐng)域進行研究。

（二）忽略用戶需求。智慧檔案館的服務(wù)對象是用戶，但在建設(shè)智慧檔案館的實踐過程中，多數(shù)專家學(xué)者們的著眼點停留在管理、技術(shù)、資金、人才方面，忽略了面向用戶體驗這一要素。在實施過程中，對技術(shù)的追求只是停留在硬件層面，盲目給智慧檔案館戴上云計算、大數(shù)據(jù)等大帽子，而不深入思考用戶是否真的需要這些技術(shù)是研究的價值偏離。技術(shù)只是手段和工具，而它的服務(wù)對象——人，才是智慧檔案館建設(shè)最需要關(guān)注的對象。

（三）檔案利用率低。智慧檔案館建設(shè)的最終效果以用戶的滿意度和評價來體現(xiàn)，而其中最突出的量化指標就是檔案的利用率。在眾多構(gòu)建智慧檔案館模型的設(shè)計中不難發(fā)現(xiàn)，建設(shè)一座基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智慧檔案館需要雄厚的資金支持。但由于種種原因，數(shù)字化、信息化后的檔案利用率卻未有顯著提高，投入與產(chǎn)出反差巨大。如果智慧檔案館在今后的建設(shè)中仍然無法顯著提高檔案利用率，那建設(shè)智慧檔案館的效益問題將是今后值得引起關(guān)注的問題。

四、構(gòu)想與展望

在國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃推動下，智慧檔案館這個新興概念為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。在不久的將來，智慧檔案館的建設(shè)將融合物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等多項先進技術(shù)：物聯(lián)網(wǎng)感知和智能化識別檔案信息，云計算提供檔案云管理平臺，移動互聯(lián)網(wǎng)為檔案信息及時傳輸創(chuàng)造便利條件，大數(shù)據(jù)則為提供個性化檔案信息服務(wù)及整合檔案資源打下堅實基礎(chǔ)。

智慧檔案館將秉承以人為本的個性化服務(wù)理念，以用戶導(dǎo)向為需求，通過多種終端設(shè)備，使用戶體驗到不受時、空限制的服務(wù)。未來，一個具有完整基礎(chǔ)體系架構(gòu)、全面整合檔案信息資源的個性化智能檔案館將為用戶提供多元化、個性化的服務(wù)體驗，為智慧城市建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)便捷的信息服務(wù)。

【參考文獻】

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