高校學籍管理之系部二級管理現狀探究

黃瑾　李遠麗　黃卉

摘 要：學籍管理是高校對學生管理的重要手段，管理的好壞直接影響高校的教育教學質量和人才培養質量。高職院校的學籍管理在具體的實施過程中，系部二級管理是面對學生收集第一手資料的前沿陣地，因此系部二級學籍管理的好壞直接關系到高校學籍管理的質量。該文以廣西農業職業技術學院為例，對系部二級學籍管理的現狀進行分析研究，對改進系部二級學籍管理進行了思考。

關鍵詞：高校 學籍管理 系部二級

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）03（b）-0115-02

高校學籍管理，是根據有關規定對學生的入學資格進行審查和學籍注冊，并會對學生的在校學習情況、學籍異動情況及畢業資格和學歷信息等進行考核、記載、控制和處理的活動。按照管理的內容，高校學籍管理應該大致分為新生入學學籍注冊，在校生的學年注冊、課程考核、成績管理、學籍異動及畢業生資格審核和學歷信息注冊等幾部分。學籍管理是高校對學生管理的重要手段，管理的好壞直接影響高校的教育教學質量和人才培養質量。高職院校的學籍管理在具體的實施過程中，系部二級管理是面對學生收集第一手資料的前沿陣地，因此系部二級學籍管理的好壞直接關系到高校學籍管理的質量。文章以廣西農業職業技術學院為例，對系部二級學籍管理的現狀進行初步地分析，并對其中存在的問題如何加以改進做了思考。

1 目前系部二級學籍管理中存在的問題

1.1 學籍信息核對繁雜易出錯

目前筆者校實行了學籍學歷電子注冊，是由學院教務處學籍管理員進行具體操作。在電子注冊操作前，必須保證學生的信息是準確無誤的，各系部就承擔了核對本系學生信息的重任。廣西農業職業技術學院的做法是由教務處的學籍管理員將各班學生信息打印成紙質稿，分發到各系輔導員手中，由輔導員組織各班學生對自己本人的信息進行核對，如有錯誤則提供相應的佐證材料，無誤則由本人簽字后，再經各班班主任、輔導員、系負責人逐一核查后簽字確認，再交回教務處。此核查一般會重復兩到三次，經過初核、復核，直到學院學籍管理員確認各系上報的信息無誤，報學院領導審批后進行網上操作。這一信息核查過程中學生信息紙質稿需要輾轉學生、老師、系領導、教務處、學院領導，耗時耗力的同時，還非常容易出錯或丟失，大大增加了系部二級學籍管理核查人員的工作量和工作壓力。

1.2 學籍異動情況上下溝通不及時

學生辦理學籍異動手續例如休學、復學、保留學籍等是由學生本人填寫申請表，自行到各級領導處簽字審批后，再由學生將通過審批的申請表復印件交到系部學生管理干事處進行存檔登記，申請表原件交到教務處存檔并由教務處報學院網絡中心進行數據更新；而有些手續例如退學申請則是學生填寫申請表格到相應各級領導處審批后由學院辦公室發文到教務處和學工處，相關部門在收到學院發文后進行存檔登記。在這個過程中，有可能存在學生辦理手續到一半，因找不到某一位領導而放棄手續辦理直接離校，也有可能學生辦完手續后不將原件或復印件交到相關部門進行存檔登記，而有關部門接收不到相應的文件就會導致學籍異動信息登記不及時，于是班級—系部—學工處—教務處—學院網絡學生信息管理系統之間就會出現異動更新滯后或錯漏，給系部二級學籍管理的日常工作帶來麻煩。

1.3 辦理學籍手續繁瑣效率低下

學生的學籍保留、休學、復學、退學等學籍手續辦理，學生需先打印相關表格填寫申請辦理的理由，然后逐級找班主任、輔導員、系領導、教務處領導、學院領導簽字，如遇上相關的領導、老師因上課、開會、出差等各種原因不在校，往往學生跑了很多次仍無法找到相關的審批人，甚至有些學生一兩周的時間都無法把手續辦完。在這個過程中浪費了學生的時間和精力，學生會產生厭煩的情緒，部分學生會中途放棄手續的辦理直接離校或因此放棄復學機會，不僅會對學生今后的就學就業造成不良影響，如果學生在未完成相關手續擅自離校后在校外出現安全問題，學校也要承擔不必要的風險。

1.4 學生日常動態管理缺乏

在系部二級學籍管理中，雖然明確學工干事兼任系級學籍管理員，但就目前的實際情況來看，系級學籍管理員只是將各類學籍文件進行歸類保存，但每一位在校生的日常表現、獎懲情況、學習成績、身體素質等都沒有及時收納歸檔，在學生面臨畢業鑒定、就業推薦時就不能準確地掌握每一位學生的信息，只能多方打聽口頭推薦，缺乏客觀公正性，在向用人單位推薦人才時也少了一些權威性。

2 系部二級學籍管理改進的若干思路

2.1 完善網絡辦公平臺功能

現在該院教學辦公區域基本實現網絡覆蓋，教師學生均可憑賬號免費上網，大部分學生都用上了有上網功能的智能手機，師生使用網絡辦公平臺非常便利。因此如能在現有的辦公平臺上進行項目完善，增加無紙化學籍信息核對功能、學籍異動辦理功能等，在每學期開學初進行學籍信息和學籍異動核對時，由學生個人核對本人信息后在網上提交至相關領導老師審核，如有錯漏可將信息直接退回學生本人修改。學生可將需修改信息的佐證材料拍照上傳，逐級提交至相關的領導老師審核通過，審核記錄都可在系統查詢，學生對本人信息的真實性負直接責任。

學生的日常動態管理也可納入網絡辦公平臺，學生個人可將平時獲獎記錄、證書上傳至個人賬戶內，學生的考勤、違紀、成績等綜合信息也可由學籍管理專員導入系統，每個學生的綜合信息都可由相關獲取授權的老師一鍵查詢，在人才評價就業推薦上才能做到快速、客觀、公正、準確，這對學生個人的成長成材也會起到良好的激勵作用。

通過改進辦公平臺系統增加有關學籍的辦理功能，可有效避免因書寫問題出現的錯漏，大大減輕系部主要負責核查學籍信息的班主任、輔導員的工作壓力，同時可在網絡上設定辦結時效，領導老師即使出差在外也可遠程辦理審核審批，手續辦到哪一步學生也可清楚查詢。所有手續審批結束后，相關的數據更新可在系統自動完成更新，免去人工操作的錯漏失誤，手續辦理便捷快速，學生的綜合信息也可實現自我管理，可有效提高工作效率。

2.2 加強系部二級學籍管理隊伍建設

系部二級學籍管理工作的好壞，直接關系到學生的切身利益，也關系到學院教學工作的運轉和教學質量的好壞。因此，加強系部學籍管理人員的隊伍建設是推進學籍管理的必要舉措。

首先，要穩定系部二級學籍管理人員隊伍，制定相應的激勵制度。畢竟學籍管理是一個動態并持續的過程，只有相對穩定的學籍管理人員隊伍，才能將此項工作穩定有序地推進，如果人員更換太過頻繁交接工作沒做到位，也會對學籍信息的準確及時上傳下有不良影響。合理的激勵制度可充分調動學籍管理人員的工作積極性，有利于穩固管理人員隊伍。

其次，要加強系部二級學籍管理人員的業務能力培訓。運用現代網絡辦公平臺集成系統來進行學籍管理，學籍管理人員必須具備相應的計算機網絡操作技能的同時又要熟悉各項涉及到學籍管理的規章制度、法律法規，在學籍管理工作中遇到問題能夠迅速做出反應并采取妥當的處置措施。

2.3 完善現有的學籍管理制度

隨著學院逐年擴招生源數量持續增長，系部二級學籍管理工作也越來越突顯其重要性。原有的學籍管理制度在某些方面已不能滿足實際工作的新需要。學院應針對系部二級學籍管理工作開展調研，修訂完善系部二級學籍管理的操作規程，統一各系學籍處理尺度，才能在鞏固現有的系部二級學籍管理成果的基礎上，持續推進系部二級學籍管理工作，迎接新挑戰。

參考文獻

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