提高ERP用戶取證率并實現取證電子化

劉青

[摘 要] 企業每年都有大量新增、轉崗用戶需要培訓，由于多種原因，傳統ERP系統的培訓不能滿足所有用戶的培訓需求，造成用戶取證率不高。開發并建立ERP用戶培訓考試系統，不僅使考試更人性化，同時也節約了成本，而且使得ERP用戶持證上崗率有所提高并實現了持證電子化。

[關鍵詞] ERP；培訓；考試；用戶持證率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 043

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0093- 02

1 前 言

自ERP系統上線運行以來，每年都有大量新增、轉崗用戶需要培訓，每年都會集中舉辦ERP系統各個模塊的用戶培訓及考試，但由于用戶所在單位時間、日常工作安排、所在地偏遠等各種情況難以統一，不能全面滿足每個用戶及時培訓的需求，造成用戶取證率仍有待提升的情況。以往的ERP系統傳統培訓，存在組織難度大、投入成本高、運轉周期長等弊端。目前，信息系統考試的無紙化已成為信息系統發展的主流。

針對這些問題的存在，設計人員精心研發，開發并建立了ERP系統用戶培訓考試網站。不僅使考試更人性化，而且更客觀、公正、實時。

2 ERP系統培訓的重要性

ERP 是企業資源計劃的簡稱，是一個高度集成的企業管理信息系統，它將企業的財務、項目、物資、設備、銷售、生產等業務整合到一個統一的信息管理平臺上。通過ERP系統建設與應用，公司生產經營管理水平得到有效提升 。

讓ERP成為工作的利器，最根本的就是要強化系統培訓和人才培養。重視崗前培訓、堅持持證上崗，靈活、隨時、隨地支持各專業路各單位的個性化培訓是信息中心一直堅持的原則。

3 ERP系統用戶培訓現狀

公司每年都有大量新增、轉崗用戶需要培訓，但由于用戶所在單位時間、日常工作安排、所在地偏遠等各種情況，無法滿足每個用戶及時培訓的需求；并且，培訓需要租用教室，復印試卷，印刷制證等，投入成本較高；傳統的ERP系統培訓從組織到完成，一般需要1～2個月時間，考試結束后1個月才能查詢成績并拿到證書，從某種程度上造成了用戶取證率偏低；培訓后期，還需要進行培訓場地管理，人工批閱試卷并保存管理，制證并發放等工作，工作量很大。

為提高大港油田ERP系統用戶取證率，經小組討論通過，本次目標設定為：將ERP系統用戶取證率由傳統培訓后的81.99%提高到90%以上。

4 確定最佳方案

4.1 ERP用戶培訓考試系統開發方案選擇

方案1 聘請軟件公司開發

方案2 購買成熟可用的軟件

方案3 自主開發

經對比討論發現，聘請軟件公司雖然開發周期很短，實用性很強，但是開發費用很高，后期維護起來困難；購買成熟的可用軟件，開發周期很短，但實用性一般，費用較高，維護起來也困難；相比較前兩種方案，最后一種自主開發雖然開發周期較長，但是開發的費用為零，實用性強，維護起來也相對容易。

4.2 ERP用戶培訓考試網站開發方式確定

最后，確定ERP用戶培訓考試系統開發方式為自主開發。開發硬件為辦公室用辦公計算機開發，實現硬件零投資。開發人員為小組成員中具有豐富的網站制作及系統開發經驗的程序開發師，實現開發技術零投資。開發工具為ASP+JAVA，ACCESS數據庫，實現開發工具零投資。

5 功能確定

最終確定ERP用戶培訓考試系統的功能為：

（1）在線考試，用戶注冊后，可以選擇模塊進行在線考試。

（2）視頻學習，用戶注冊后，可以在線觀看視頻自主學習。

（3）課件下載，用戶注冊后，可以下載課件進行線下學習，實現資料共享。

（4）證書查詢：考試結束后系統自動出成績，用戶可以在考試結束后查詢證書編號。

（5）問題解答：用戶注冊后，可以下載常見問題手冊并且可以在留言板留言咨詢問題。

6 功能測試

網站測試中發現的問題匯總：

問題1 上傳的視頻文件普遍偏大， 在線觀看易出現問題。

措施整改：將視頻按照知識點剪輯為若干個小視頻。

問題2 成績查詢數據會日益增多且 用戶難以準確記住考試時間。

措施整改：在查詢界面中增加時間選項， 方便按時間區間查詢。

問題3 易出現用戶多次注冊，多次參加考試的情況。

措施整改：用戶注冊須填寫真實姓名和年齡，且同一個賬號一期考試只允許答題一次。

7 效果檢查

7.1 用戶取證率檢查

經統計，截至2015年8月， ERP系統總累計賬號為2 682個，其中已取證賬號2 199個，取證率為81.99%； 網上考試網站2015年8月上線，9月開始第一次網上考試； 截至2015年11月，ERP系統總累計賬號為2 654個，已取證賬號2 396個，取證率為90.28% 。

7.2 持證電子化檢查

用戶參加考試并且成績合格可以獲得證明考試合格的證書編號，用戶可以憑用戶名及密碼登錄網站進行成績及證書編號查詢。

7.3 經濟效果檢查

傳統培訓（按照100人參加培訓計算）：

（試卷紙張費用+印刷費用+制證費用+培訓場地及機器使用費用）×考生數+培訓講師費用 =（0.4+0.8+10+200）×100+1 200=22 320元

網上培訓、在線考試：

不需培訓講師的費用、不需租用教室 、不需復印試卷、 不需印刷制證。

節約成本不再是一句口號，而是落在了實處，今天的節約，為了明天更好的效益。

7.4 社會效益檢查

（1）減少了員工手工印刷、批閱試卷、填寫證書的重復工作量，提升了工作效率 。

（2）減少現場培訓的場地占用、上機、試卷印刷、批閱試卷、填寫證書等工作，降低培訓于取證成本。

（3）通過在線考試，系統實時出分，無需等待。考試通過后，系統自動為用戶生成證書編號，并可隨時進行證書查詢，實現學習、考試、取證一站式服務。

（4）滿足各級用戶自主學習、隨時學習的需求；通過網上資料共享、留言提問，實現交流互動、分享經驗。

ERP考試更客觀、更公正、更實時、更節約、更高效 。

8 總 結

ERP系統用戶培訓考試系統的上線運行，為用戶網上考試、課件下載、自主學習以及解決常見問題提供了渠道，這是對ERP系統培訓取證管理的一次積極探索，為進一步提高ERP系統綜合應用水平鋪平了道路。 ERP系統用戶考試系統，也為其他應用系統的培訓工作提供技術支持，可大范圍推廣應用。

主要參考文獻

[1]方安儒.面向中國企業ERP系統應用的實證研究[D].哈爾濱：哈爾濱工業大學，2010.

[2]李智慧.大型網站技術架構 核心原理與案例分析[M].北京：電子工業出版社，2013.

[3]羅鴻.ERP原理設計實施[M].北京：電子工業出版社，2005.